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クリアデスクとは、席から離れる際に、デスクの上に書類やUSBなどの記録媒体を置かないことです。大切な個人情報や企業の機密情報の漏洩を防ぐために実践すべき取り組みと言えるでしょう。
ここでは、オフィスや事務所にクリアデスクを導入する目的やメリット、さらに具体的な導入方法をご紹介します。

オフィス・事務所にクリアデスクを導入する方法と目的

まずは、クリアデスクの概要を解説しながら、導入目的や具体的な導入方法について詳しくご紹介します。

クリアデスクとは

クリアデスク（別名、クリーンデスク）とは、離席時や退社時に、デスクの上に個人情報が記載された書類やUSBやSDカードの記憶媒体をそのまま放置した状態にしない取り組みのことです。多くの企業や組織において策定されている情報漏洩対策として実践されています。盗難、紛失、廃棄などによる情報漏洩や放置された荷物の占有化を防ぐ効果が期待されます。
働き方改革や感染症対策の一環により、新しいオフィススタイルとして「フリーアドレス制」が注目されていますが、このフリーアドレスを導入する際もクリアデスクの施策は必要不可欠です。フリーアドレスとは、従業員一人ひとりに特定のデスクを割り当てるのではなく、従業員が使用するデスクを自由に選択できるオフィススタイルを指します。フリーアドレスの導入によって、従来のオフィススタイルとは異なり、デスクは従業員の共有物となるため、次に着席する人に向けてデスク上に何も置かない状態にすることはもちろん、これまで以上にセキュリティ対策への配慮が求められるようになるでしょう。

クリアデスクの目的

クリアデスクを実践する目的は、ただ単に机の上を整理整頓するだけではありません。クリアデスクを導入する主な目的についてご紹介します。

情報漏洩を防ぐため

クリアデスクを実践する最大の目的は、個人や企業の大切な情報を外部に漏洩させないことです。デスク上に、パソコンやタブレットなどのデバイスを始め、USBメモリーやSDカードなどの記憶媒体、さらに個人情報等を含む書類などを放置することで、第三者にそれらの大切な情報を見られてしまい、結果として情報漏洩につながる可能性があります。

従業員の生産性の向上・効率化

クリアデスクを目指して、デスクの上を綺麗に整理整頓することで、必要な物を必要なタイミングですぐに取り出せます。その結果として、従業員の生産性の向上や作業の効率化を実現できるでしょう。

クリアデスクを導入する方法

ここからは、クリアデスクを導入する基本的な方法についてご紹介します。

事前に運用ルールを決める

クリアデスクを実践する前に、必ず運用ルールを策定してください。策定したルールは、必ず経営者からトップダウンの意識改革を実行していきます。
例えば、離席時には必ずスクリーンセーバーを起動させるなどのセキュリティに関するルールをはじめ、デスクで使用したアイテムを放置しない、共有物を消毒処理するなどの共有物の取り扱い方など、幅広い観点からルールを決めていかなければなりません。
万が一、策定したルールと実際のオフィス環境や設備が合わない場合は、運用後に様々な問題が発生するでしょう。その際は、ソフトウェアをはじめ、必要な設備やシステムの導入を検討してください。

従業員が守れるルールから段階的にスタートしていく

クリアデスクを運用するために様々なルール決めが必要ですが、運用直後にすべてのルールを守ろうとするのは難しいかもしれません。無理やり実践を強要すると、従業員たちからの強い反発を招くだけでなく、定着することさえも難しくなるはずです。
クリアデスクの取り組みを定着させるためには、まず守るべき対象を機密性の高い情報のみに限定する、さらにデスクの上を片付けてから退社するなど、緊急性の高いルールや心理的にハードルの低いルールからスタートさせてください。
ルールを守れずに必要な対応ができない従業員に対しては、管理者が随時チェックを行いながらフォローしていくことが重要です。根気強くアプローチすることによって、すべての従業員がクリアデスクを実践する重要性やメリットへの理解を深められるでしょう。

情報漏洩や個人情報の紛失を防止するクリアデスクのメリット

クリアデスクは、どのような業種や業界のオフィスや事務所でも気軽に実践できるセキュリティ対策の一つです。ここからは、クリアデスクを実践するメリットについてご紹介します。

コストをかけずにセキュリティ対策ができる

クリアデスクは、従業員の意識改革や行動変容さえ実現できれば、コストをかけずに実践できるセキュリティ対策です。一般的なセキュリティ対策として挙げられるサーバー導入やサーバー強化などは莫大な初期費用と運用コストがかかります。
すべての従業員がクリアデスクを徹底することによって、個人情報はもちろん企業の機密情報の漏洩につながるリスクを軽減できるでしょう。

不要な書類を減らせる

書類など業務に必要なアイテムや持ち物はすべて収納ボックスやキャビネットへの収納が必要です。収納に入る分だけしか保管できないため、不要な書類を処分できます。また、不要な書類を印刷しなくなることから、印刷代や紙代などのコストダウンを実現できるでしょう。
さらに、チームや部門ごとに収納量に制限を設けたり、定期的に書類整理をする機会を設けたりすることで、ペーパーレス化を推進することが可能です。書類整理に使用していた棚も不要となり、オフィスに新たなスペースが生まれます。

探し物をする時間を短縮できる

デスクの上が整理された状態をキープできると、必要なアイテムをすぐに取り出すことができ、探し物をする時間を削減できます。書類や筆記用具などを探す時間は、たった数秒であったとしても積み重ねることで年間多くの時間を無駄にしてしまいかねません。
物を探す時間が減れば、その分仕事に充てられるため、結果的に生産性向上に繋がります。

集中力が高まる

デスクの上に物が散乱している状態では、自然と集中力が下がります。デスクの上に書類などが積み上げられてしまうと、視界に入ったものを脳が無意識に情報として認識するため、気が散ってしまう原因となってしまうのです。
整理整頓されたデスクでは、気持ちよく作業できて、生産性が向上します。必要なものだけをデスクの上に置く習慣も大切です。

仕事の処理能力が高まる

デスクを綺麗な状態に維持する習慣が身に付くことで、仕事の処理能力も高まります。デスクを整理する際は、様々な情報を取捨選択したり、意思決定したりなど、無意識のうちに処理能力のトレーニングをしているのです。この処理能力は、仕事を効率よく行うために必要なものであり、タスクマネジメントをする際にも役立ちます。
クリアデスクをすることで、よりスムーズに仕事が進められ、気持ちに余裕が生まれるでしょう。

個人情報の紛失や情報漏洩対策に役立つクリアデスクを定着させるコツ

クリアデスクを実践することで様々なメリットがもたらされます。ここからは、オフィス内でクリアデスクの取り組みを定着させるコツを見ていきましょう。

オフィス家具やロッカーなどは鍵付きのタイプを選ぶ

個人情報や企業の重要な情報を保管するために使用する棚などのオフィス家具やロッカーなどは、必ず鍵付きのタイプを選びます。
すべての棚やロッカーを鍵付きタイプにする予算が確保できない場合は、重要度の高いものとそうでないもので区別、精査してみてください。重要度の高いものだけに対して鍵付きのアイテムを購入すればいいため、コスト削減につながります。
個人情報や企業の機密情報を保管する際は、セキュリティレベルを上げるためにも、エントランスやオープンスペースから離すことを意識しましょう。業務効率とセキュリティを維持する動線確保について考えながら、オフィスのゾーニングについて検討してください。

デスク上に置いて良いアイテムを固定する

導入前にルール策定をする際は、具体的なルールを提示しなければなりません。例えば、デスクの上においても良いアイテムを固定するルールは非常に分かりやすく、導入のハードルを下げられます。
例えば、「外出時はパソコンだけ置いても良い」「帰宅時は固定電話以外何も置かない」など、誰が見ても理解できる具体的なルールにすることが大切です。デスクの上に置いても良いアイテムを一覧にして提示するとよりわかりやすくなるでしょう。

ペーパーレス化を推進する

オフィス内でクリアデスクを定着させるためには、どうしても紙ベースで管理しなければならない物を除き、オフィス内のペーパーレス化を推進することも大切です。
紙の取り扱い数を減らすことで、書類の紛失を防いで、書類の整理整頓もしやすくなります。書類を保管する際は、データ化してセキュリティロックされたパソコンで保管すれば、安全性は飛躍的にアップするでしょう。
また、ペーパーレス化を推進することで、多様な働き方の実現にも大きく貢献します。リモートワークの推進はもちろん、場所や時間に制限されることなく業務を推進できるようになるため、企業にとっても従業員にとっても大きなメリットです。

今回のまとめ

クリアデスクはお金をかけずに導入できるセキュリティ対策の一つです。クリアデスクを実践する目的やメリットを従業員たちに周知し、理解してもらうことで、企業全体でセキュリティ対策に関する意識を高めることに繋がります。
まずは、従業員に対してデスク周辺の整理整頓を進めるよう働きかけることからスタートし、クリアデスクの概念や重要性をオフィス内に浸透させていきましょう。

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