名古屋の賃貸事務所・テナントの移転ならオフィスの仲介会社(株)オフィッコス「移転の流れ」ページ

移転の流れ

移転の流れ

FLOW

STEP00

移転を検討する前に

オフィス・事務所・テナントの移転期間の目安は6ヶ月間とも言われ、物件探しからレイアウト決め、内装工事、入居中物件の原状回復工事、引っ越し、官公庁への手続きなど、移転に必要な作業は多岐にわたります。移転作業をスムーズに行うことができるよう、まずは、流れを把握し、一つひとつの作業を丁寧に進めましょう。
なお、オフィスの新規開設をご検討の方も、流れはほとんど同じです。

STEP01

お問い合わせ CONTACT

オフィス・事務所・テナントの移転をご検討の方は、オフィッコスにお問い合わせください。また、移転が正式に決定していない場合や、時期が未定の場合でも、オフィス市場の動向や家賃相場などをご案内しますので、お気軽にお問い合わせください。

STEP02

初回相談 CONSULTATION

移転理由や予定日、スタッフ数(広さ)、家賃や初期費用のご予算のほか、入居中のオフィス・事務所・テナントに関するお悩みやご希望をお伺いします。お伺いした内容をもとに、移転の目的や新しいオフィスで実現したいことを明確にし、理想的な物件のイメージを一緒に固めます。

POINTヒアリング内容

ヒアリング内容

POINTヒアリング内容

  • 移転理由
  • 入居中物件の課題
  • 移転予定日
  • 移転先エリア
  • スタッフ数
    (広さ)
  • スタッフ数(広さ)
  • 家賃・初期費用の予算
  • 入居中物件の
    契約内容
  • 築年数や階数
    などの諸条件
STEP03

移転スケジュールの確認 SCHEDULE

移転予定日に合わせて、物件選定から、デザイン・レイアウトの検討、内装工事、引っ越しまでのスケジュールを組みます。また、入居中のオフィス・事務所・テナントの解約予告や原状回復工事など、必要な手続きについてもご案内します。

STEP04

物件提案 SUGGESTION

ヒアリング内容をもとに、数ある情報の中からお客様のご要望に沿った物件を提案します。物件提案では、他のテナント状況や周辺環境など、ポジティブな情報だけでなくネガティブな情報も含めて物件に関する情報を詳しくお伝えします。

物件提案

ヒアリング内容をもとに、数ある情報の中からお客様のご要望に沿った物件を提案します。物件提案では、他のテナント状況や周辺環境など、ポジティブな情報だけでなくネガティブな情報も含めて物件に関する情報を詳しくお伝えします。

STEP05

物件内覧 CONFIRMATION

提案物件を、実際に内覧いただきます。内覧では、募集中の物件だけでなく、レイアウトをイメージいただけるよう入居中のお部屋をご覧いただくこともあります。また、駅から通勤経路を一緒に歩いたり、周辺のコンビニやレストラン、カフェなどをご案内するなど、周辺環境も確認いただきます。

POINT内覧でチェックすべきポイント

  • オフィス部分

    天井高や設備(空調・OAフロア等)、窓の大きさ(明るさ)、向き等を確認し、レイアウトをイメージしましょう。

  • 共有部分

    他の入居企業や喫煙ルームの有無など、清潔感や雰囲気を確認するほか、エレベーター・トイレの数もチェックしましょう。

  • アクセス

    社員が通勤しやすいエリアであることはもちろん、目印となる建物やお店の有無により来客者に説明しやすい立地かを確認しましょう。

  • 周辺環境

    社員がランチに困らないエリアかコンビニやレストランの数、ランチの値段を確認しましょう。また、働く環境にそぐわない店舗がないかなどもチェックしましょう。

ご希望の物件が見つかったら
ご希望の物件が見つかったら
ご希望の物件が見つかったら

オフィッコスでは、お客様が最適な物件に入居することができるよう、間仕切りや什器備品の位置などが記された内装のレイアウト図面の作成サービスを行っています。複数の候補物件がある場合でも、それぞれの広さや使い勝手をイメージすることができるので、多くのお客様にご利用いただいています。

STEP06

入居申し込み・入居審査 APPLICATION

ご希望の物件が見つかったら、ビルのオーナーまたは管理会社に入居申込書を提出します。ビルによっては決算書や代表者の身分証明書等の提出も依頼される場合があります。
その後、提出書類や業種・業態、帝国データバンク情報などをもとに入居審査が行われます。

POINT入居審査の必要書類(一例)

入居審査の必要書類(一例)

POINT入居審査の必要書類(一例)

  • 決算書(損益計算書・貸借対照表・キャッシュフロー計算書等)
  • 会社の
    登記簿謄本
  • 代表者の
    身分証明書
  • 代表者の
    収入証明書
  • 連帯保証人の
    身分証明書
  • 連帯保証人の
    収入証明書
STEP07

ご契約 AGREEMENT

審査に通過したらいよいよご契約です。契約前に物件を押さえるため、契約開始時期によっては手付金をお支払いいただく場合もありますが、契約締結日までには保証金(敷金)を必ず入金いただきます。契約当日は、重要事項の内容を読み合わせた後、契約書に署名・捺印を行うことにより、契約が締結されます。 ご契約者様が遠方の場合は、オンライン上で重要事項の説明を行い、契約書の捺印を郵送でやり取りすることも可能です。

POINT契約時の費用・必要書類(一例)

契約時の費用・必要書類(一例)

POINT契約時の費用・必要書類(一例)

  • 保証金(敷金)
  • 前払い賃料
  • 前払い共益費
  • 仲介手数料
  • 会社の実印
  • 印鑑証明書
  • 会社の
    登記簿謄本 等
個人名義による契約の場合は、印鑑証明書・住民票等の提出が求められます。
連帯保証人が必要な場合は、連帯保証人の実印・印鑑証明書・住民票等の提出が求められます。
STEP08

内装工事・什器備品の準備 CONSTRUCTION

レイアウトの決定後、内装工事や設備工事、什器備品の準備を開始します。ビルによっては、管理会社やオーナー様が工事業者を指定する場合もありますが、オフィッコスから紹介することも可能です。オフィス家具やOA機器などの発注手続き、引越業者の選定はもちろん、入居中ビルへの解約予告の届出や原状回復工事の手続き・見積依頼も行いましょう。

STEP09

移転準備 TRANSFER

電話やインターネット回線、火災保険の加入、電気、ガス、水道などの手続きはもちろん、移転後に必要となる各種官公庁に提出する書類の準備を行います。ホームページや名刺などの住所変更の準備、取引先への連絡や挨拶状の手配も行っておきましょう。

移転準備

電話やインターネット回線、火災保険の加入、電気、ガス、水道などの手続きはもちろん、移転後に必要となる各種官公庁に提出する書類の準備を行います。ホームページや名刺などの住所変更の準備、取引先への連絡や挨拶状の手配も行っておきましょう。

STEP10

引っ越し・移転後の手続き MOVING

内装工事が終わったら、いよいよ移転です。スムーズに作業を進めることができるよう、引っ越し当日までにマニュアルを作成し、物品の運搬方法やスケジュールをスタッフに周知しておきましょう。移転完了後は、官公庁への手続きを早めに行いましょう。

官公庁 手続き
法務局 移転日から2週間以内に移転登記の手続きを行う。
税務署・地方税務事務所 移転後遅滞なく「異動届出書」に移転手続を完了した登記簿謄本を添え、移転前と移転先納税地の所轄税務署に提出する。
移転日から1ヵ月以内に「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」を移転前と移転先納税地の所轄税務署に提出する。
社会保険事務所 移転日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更(訂正)届」等を移転前の社会保険事務所に提出する。
労働基準監督署 移転日から10日以内に「労働保険名称、所在地等変更届」や「労働保険関係成立届」等を移転先の労働基準監督署へ提出する。

移転先によって、提出書類や提出期限が異なるので、事前に問い合わせましょう。

公共職業安定所 移転日から10日以内かつ労働基準監督署の手続き後、「雇用保険事業主事業所各種変更届」を移転先の所轄事務所に提出する。

業種によってはその他の届出が必要な場合もありますので、事前に確認しておきましょう。

STEP11

アフターサポート SUPPORT

移転後も、トラブルや設備の故障、入居してから気になることなどがないかをお伺いし、お客様が新しいオフィスで快適に過ごすことができているか、定期的にヒアリングを行います。万が一トラブルが発生した場合は、営業担当より詳細にヒアリングを行った上で管理会社と連携し、解決するまで丁寧に対応します。

アフターサポート

移転後も、トラブルや設備の故障、入居してから気になることなどがないかをお伺いし、お客様が新しいオフィスで快適に過ごすことができているか、定期的にヒアリングを行います。万が一トラブルが発生した場合は、営業担当より詳細にヒアリングを行った上で管理会社と連携し、解決するまで丁寧に対応します。