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Web会議システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。どちらのシステムにもメリット、デメリットがあり、システムの導入目的や用途によって適するシステムが異なります。
今回は、Web会議システムの種類とそれぞれの特徴について詳しくご紹介します。Web会議システムを選ぶ上で知っておきたいポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所のWeb会議の基本と種類について

オフィスや事務所で利用されているWeb会議には主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。
クラウド型は、アプリケーションをインストールし、外部のサービス提供者が管理するサーバーにアクセスして利用するWeb会議のこと。一方でオンプレミス型は、自社のネットワーク内部にサーバーを設置するタイプのWeb会議システムです。
両者の違いやメリット、デメリットに関しては、次の章で詳しくご紹介します。

Web会議システムを選ぶ5つのポイント

Web会議システムを導入する際に機能面や性能をチェックするでしょうが、実はそれ以外にもチェックすべきポイントが複数存在します。ここからは、Web会議システムを選ぶ上でチェックしたい3つのポイントについて詳しく見ていきましょう。これからWeb会議システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

ポイントその1｜Web会議の形態に合わせた通信環境をカスタマイズする

Web会議システムを導入する際は、Web会議を利用する頻度や同時参加人数、そして利用シーンをあらかじめ想定しておくことが大切です。基本的な操作はもちろんのこと、以下のような内容を事前にカスタマイズしてください。
まず確認をしたいのが会議に参加する最大人数です。参加人数が多い場合でも、安定した速度で対応できるか、そして海外拠点と繋ぐ場合も問題なく利用できるかなども併せて確認してください。また、同時に複数の会議が開催される場合も対応が可能かどうかも確認しておきたいポイントです。
社外にいる社員への対応、全国拠点への一斉配信の可否、そしてスマートフォンやタブレットなどのデバイスの対応可否についてもチェックしておきましょう。

ポイントその2｜導入後のサポート体制をチェックする

システムを導入して間もない時期は、使い方や運用方法をはじめさまざまな不明点が生じてしまいがちです。そのため、システム導入後のサポート体制を確認しておかなければなりません。24時間365日サポート体制が整っているWeb会議システムであれば、導入後も安心して利用できるのでおすすめです。

ポイントその3｜セキュリティ性をチェックする

Web会議システムは、インターネットを介して映像や大切なデータのやりとりを行うため、高いセキュリティ対策が求められます。
IP-VPNによるネットワーク通信やSSL暗号通信を活用したセキュリティ技術を導入しているかを確認するとともに、IPアドレスの指定によるアクセス制限が可能かどうかもチェックしてください。

ポイントその4｜通信や音質、画質は安定しているか

Web会議システムは、インターネットを介して利用するため、通信速度はもちろんのこと、音質や画質の安定性が非常に大切なポイントです。
回線が混み合った場合にすぐにフリーズしてしまうような製品は、スムーズな会議が運営できないためおすすめできません。導入する際は、システムの通信性能を必ずチェックするようにしてください。

ポイントその5｜必要な機能が搭載されているか

Web会議システムには、それぞれに特殊な機能が搭載されています。自社に必要な機能が何かをあらかじめ確認し、条件にマッチするシステムを導入していきましょう。
インターネット上にある白いスペースに双方で書き込みを可能にする「ホワイトボード機能」、そして会議中参加者とファイルを共有する「ファイル共有機能」を利用することで、会議参加者とさまざまな情報を共有できます。
また、会議内容を記録する「録音・録画機能」を使用することで、会議に参加できなかった人たちも後から会議内容を気軽にチェックすることが可能。ミーティング中に決議をしたい場合に活用できる「アンケート機能」も非常に便利な機能です。
その他にもテキストでやりとりをする「チャット機能」も、発言者の話を遮ることなく質疑応答ができるため、おすすめの機能です。
Web会議システムを導入する目的によって必要な機能は大きく異なります。複数のWeb会議システムをしっかりと比較して、必要な機能が何か検討してください。

クラウド型とはアプリケーションサービスの提供

クラウド型のWeb会議システムは、外部のサービス提供者のシステムを利用してWeb会議を行うため、自社でサーバーを用意する必要がないという特徴があります。そのため、すぐにWeb会議システムを導入したい企業や手軽にWeb会議システムを利用したい企業におすすめのタイプです。

クラウド型の4つのメリット

クラウド型のWeb会議システムを利用する4つのメリットについてご紹介します。

メリットその1｜場所を選ばずに自由に会議を開ける

クラウド型のWeb会議システムは、外部のインターネットサービスを利用するためネット環境が整っていれば場所を選ばずにサービスを利用できるというメリットがあります。
そのため、在宅勤務や外回りをしている社員でも会議に参加しやすいでしょう

メリットその2｜低コストで導入できる

短期、中期的な利用であれば、低コストで導入できるというメリットがあります。サーバー管理やメンテナンスをベンダーが担うため、初期費用が極めて安価、もしくは無料で利用できるケースも少なくありません。
月額料金を支払うだけで利用できるため、気軽にWeb会議システムを導入することが可能です。

メリットその3｜最新バージョンを常に利用できる

クラウド型のシステムの場合、ベンダー側が最新機能を随時アップデートしているため、常に最新バージョンのサービスを利用できます。自社でシステムの更新を気にする必要がないのも嬉しいポイントです。

メリットその4｜メンテナンスが必要ない

クラウド型のシステムはベンダー側がサーバー管理を行うため、保守やメンテナンスの必要がありません。システムに何かしらトラブルが発生した場合でも、メンテナンスの対応ができるスタッフがいなくてもスムーズにWeb会議を利用できます。

クラウド型の3つのデメリット

ここからは、クラウド型のWeb会議システムのデメリットについてご紹介します。

デメリットその1｜カスタマイズ性が低い

クラウド型のシステムの場合、ベンダー側がセキュリティ面などの機能やシステムを決定しているため、カスタマイズ性がどうしても低くなってしまうというデメリットがあります。
そのため、厳しいセキュリティポリシーを設けている企業や企業機密などの大切な情報を取り扱う会議には向いていないと考えてください。

デメリットその2｜通信量をコントロールできない

クラウド型のシステムは、自社だけでなく複数の企業や事業者が同一サーバーを利用します。そのため、大量のアクセス数があった場合、サーバーが重くなり最悪の場合はサーバーダウンしてしまう可能性が考えられるのです。
そのため、オンプレミス型よりも通信が不安定になりやすいという特徴があります。

デメリットその3｜サーバーダウンの影響を受けやすい

サーバーに過剰な負荷がかかり、サーバーダウンをした場合でも、自社で対応できないのが大きなデメリットです。メンテナンスの日時もベンダー側が決定するため、Web会議を利用したいタイミングで使えない可能性もあるので注意しなければなりません。

オンプレミス型はソフトウェアをインストールして利用

オンプレミス型のWeb会議システムは、自社のネットワーク内に構築されたサーバーにアクセスして運用するものを意味します。
ここからは、オンプレミス型のWeb会議システムを利用するメリットやデメリットについて詳しく見ていきましょう。

オンプレミス型の3つのメリット

オンプレミス型のWeb会議システムを導入する3つのメリットについてご紹介します。

メリットその1｜カスタマイズ性に優れている

オンプレミス型のWeb会議システムは、すべてのIT環境を自社のニーズに合わせて調達するため、カスタマイズ性に優れているのが特徴です。
運用方法に合わせて柔軟な対応ができるため、インターフェイスの変更を始め、機能の変更や追加、既存のシステムとの連携などもできるというメリットがあります。

メリットその2｜セキュリティ性が高い

オンプレミス型のメリットの一つにセキュリティの高さがあります。クラウド型のように不特定多数のユーザーがアクセスするのではなく、自社のサーバーを介してシステムを利用するため、部外者が侵入しにくく高いセキュリティの元で安心してシステムを利用することが可能です。

メリットその3｜既存システムと自由に融合できる

オンプレミス型のシステムは、既存システムとの融合が可能。これまで蓄積してきた膨大なデータがある企業の場合は、既存システムとのデータ共有は必要不可欠です。

メリットその4｜外部からの影響を受けにくい

オンプレミス型のWeb会議システムは、自社のネットワーク内部にサーバーを設置して利用するため、自社のみが利用できるサービスです。そのため、他社のアクセスが集中した際に生じるネットワークの不安定性による影響を受けないというメリットがあります。

オンプレミス型のデメリット

ここからは、オンプレミス型のWeb会議システムのデメリットについてご紹介します。

デメリットその1｜コストがかかりやすい

オンプレミス型は、自社サーバーやソフトウェアをはじめに購入する必要があるため、初期費用が高額になるというデメリットがあります。さらに、保守費用や維持費用もかかってしまうため、初期費用以外にも一定の費用がかかるため、コストがかさんでしまいかねません。
長期利用を考えると、結果的にコストダウンもできますが、短期的、中期的な利用の場合は大きな負債を抱えてしまう可能性もあるので注意が必要です。

デメリットその2｜導入まで時間がかかりやすい

オンプレミス型のシステムは、機械の設置やソフトウェアの開発、人員の手配などで導入するまである程度の時間が必要です。そのため、すぐに利用したい企業や短期間だけ利用したい企業には向いていません。

デメリットその3｜保守やメンテナンスが必要

オンプレミス型は、保守やメンテナンスを自社で行う必要があるため、社内に担当者を設置する必要があります。システムがきちんと稼働しているかどうか、そして何かしらトラブルが生じた際にどのように対応するかなどの管理体制を整えることが大切です。

デメリットその4｜モバイルアクセス時の設定に手間がかかる

オンプレミス型Web会議システムは、基本的に社内ネットワーク内で利用します。そのため、在宅勤務などのリモートワーク中の社員が利用するためには、特別な設定を行わなければなりません。
スマートフォンやタブレットなどを用いて外部からアクセスするためにはVPN接続などの複雑な設定を行わなければならないため、手間と労力がかかってしまうでしょう。

今回のまとめ

今回は、オフィス・事務所でのWeb会議システムの種類について詳しくご紹介しました。Web会議システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれのシステムの仕組みやメリット、デメリットをしっかりと理解した上で、どちらのシステムが自社に適しているか見極めていくことが大切だと言えるでしょう。

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