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コラム 2022.03.22
生産性を上げる賃貸オフィス・事務所の作り方
賃貸オフィスや事務所の間取りや空間を上手に利用することで、従業員のやる気を高め、生産性を上げることができます。せっかくオフィスや事務所を構えるのであれば、単なる事務所という空間にするのではなく、従業員が働きやすいと感じ、業務に集中しやすい場所にするのが得策です。
この記事では、生産性を上げるために大切な4つのポイントとそれらを実現するためのポイントについてご紹介します。
【目次】
1.生産性を上げる賃貸オフィス・事務所は動線が大事！
2.生産性を上げる賃貸オフィス・事務所に欠かせない環境整備
3.生産性を上げる賃貸オフィス・事務所に確保すべきスペースは？
4.生産性を上げる賃貸オフィス・事務所は働きやすさに注目
5.生産性を上げる賃貸オフィス・事務所を作るためのポイント
6.今回のまとめ
生産性を上げる賃貸オフィス・事務所は動線が大事！
生産性を上げるオフィスや事務所にするために欠かせないのが、そこで働く従業員の動線をスムーズにすることです。マイホーム作りで大切だと言われる家事動線と同様に、仕事がしやすい動線を整備することが大切です。
最も大切だとされているのは、ストレスを感じず行動できることと、コピー機などの設備が使いやすくオフィス内の往来が楽なことの2点。ストレスを感じずに動ける動線を作るためには、出入り口からの動線など主要動線を明確にし、不要な動線を減らすこと、そして行き止まりのない動線にすることが大切です。動線が多すぎるとかえって動きにくくなるため、不要な動線を省きシンプルにするようにしましょう。
また、他の従業員が同じ動線に来た時に行き止まりから戻ろうとすると、動きを遮ってしまいます。コピー機を例に挙げて考えると、コピー機の背後が狭いと人が通る度によけなくてはいけないため、通り抜けられる動線を作ることも大切です。
さらに、デスクとデスクの間に通りやすいスペースを確保したり、デスクの後ろにキャビネットなどがある場合にどの程度スペースが必要かを考えたりすることも欠かせません。
生産性を上げる賃貸オフィス・事務所に欠かせない環境整備
次に、生産性を上げるオフィスを作るために欠かせない環境整備の4つのポイントについてご紹介します。
1.空間を確保する
前述したオフィスレイアウトを考える際の動線も大切ですが、デスクやキャビネットなどに物が詰め込まれ過ぎていることも圧迫感につながります。そこで、ある程度解放感のある空間を確保する必要があります。
2.適切な温度・湿度管理
仕事に集中する上で、温度と湿度管理も重要です。特に、内勤の女性は夏のエアコンを寒すぎると感じ、外回りの男性は室内が冷えていないと不快に感じがちです。そういった意味では、温度設定や湿度管理を時間帯によって変えながらも、エアコンが良く効く場所を外回りの男性のデスクにするというのも１つのアイデアです。
3.雰囲気づくり
白や水色などを基調とした清潔感がある空間デザインにしたり、観葉植物など緑を配置し、息詰まりしないような雰囲気づくりをしたりするのもメリハリを持って仕事をしやすくする秘訣です。
4.騒音対策
仕事をしていて、周りの従業員の話す声やキーボードを叩く音が気になって仕事に集中できないという悩みもよく挙げられます。そこで、仕事の邪魔にならない程度の音量でBGMを流し、邪魔な音をかき消す「サウンドマスキングシステム」の導入がおすすめです。
生産性を上げる賃貸オフィス・事務所に確保すべきスペースは？
生産性を上げるオフィスにするためには、従業員それぞれの個別のデスク以外に、3つのスペースを確保する必要があります。
1.集中するためのスペース
仕事の生産性を上げるためには、集中できる環境作りが欠かせません。そこで、音を遮るパーテンションを配置して、周囲と区切ったスペースを作るのもおすすめです。
2.交流するためのスペース
従業員同士が情報交換したり、雑談的に相談したりできる交流するためのオープンスペースも欠かせません。仕事に行き詰ったときにリフレッシュできるように、飲み物を置くなど工夫することも大切です。このスペースは、前述した集中するためのスペースとは離れた場所に設置するようにしましょう。
3.誰でも使えるフリーアドレススペース
オフィス内の席をすべて決まった席がないフリーアドレススペースとする方法もありますが、会社によっては難しい場合もあるでしょう。
そういった場合でも、誰でも使えるフリーアドレススペースを作っておくと、業務内容に応じて違う席を使うことができます。仕事を共有している従業員同士が集まって仕事ができるなど、生産性向上におすすめです。
生産性を上げる賃貸オフィス・事務所は働きやすさに注目
生産性を上げるためには、働きやすさにも注目する必要があります。具体例を3つご紹介します。
1.オフィス設備や収納方法
便利なオフィス設備は必要に応じて導入するようにしましょう。生産性を向上させるために導入するものに対しては、厚生労働省の助成金などもあるため、積極的に利用したいものです。
また、収納設備やその管理は仕事の生産性に大きく影響します。十分な収納スペースがなく、整理されずに収納されているがために、資料などを探すのに時間を要してしまい時間を無駄にするというケースも多いもの。そのため、収納スペースを確保し、どこに何を置くといったルール作りをしておくだけでも随分と生産性が向上します。
2.通信環境の円滑化
パソコンやスマホ、タブレットといった電子機器をストレスなく利用できるインターネット環境を整えることも生産性向上に重要です。インターネット回線の速度や安定性もチェックしてください。
また、社員同士が打ち合わせなどをする会議室や交流スペースにもノートパソコンやタブレットなどを設置し社内LANでつないでおくと、すぐに欲しい資料を見ることができるので非常に便利です。「あの資料がない！」と自分のデスクに戻り、プリントアウトして持ってくるという無駄な時間をなくすことができます。
3.椅子やデスクの快適化
デスクワークで使用する椅子は長時間座り続けるため、腰痛を引き起こす原因にもなりかねません。そのため、長時間座っても疲れにくい椅子を完備したり、その人にあった高さや幅のデスクや椅子を選べるようにしたりすることも、集中して仕事をしやすくするポイントとなります。
生産性を上げる賃貸オフィス・事務所を作るためのポイント
最後に、生産性を上げる賃貸オフィスを作るための4つのポイントをご紹介します。
1.現在の課題や問題点の把握と分析
まずは、現在のオフィスの課題や問題点を知ることからはじめます。なぜ、生産性が上がらないのかの要因を探り、掘り下げていきます。そうすると「従業員同士のコミュニケーションが取れていない」や「音のせいで仕事に集中できていない」など、さまざまな課題が見えてくるでしょう。そして、課題に応じてフリーアドレスを導入する、共有スペースを作るなど対策を考えていきます。
2.従業員へのヒアリング
現在のオフィス環境の課題の根本は「オフィス作りをトップダウン方式で進めているから」ということも少なくありません。
そこで仕事をしている従業員がどんな不便さを感じているのか、もっと現場の声を聞いてみてください。これこそが生産性を上げるコツといっても過言ではありません。各部署に担当者を決め、従業員へのヒアリングを行うことで生産性を上げるためのオフィスづくりのポイントがいくつも見えてくるでしょう。どんな意見も否定的な意見と捉えず、受け止めることが大切です。
3.コンセプトの決定
生産性を上げるためのオフィス作りのポイントは前述したとおりですが、それらを単に実現すればいいというのではなく、その前にコンセプトの明確化が欠かせません。
従業員からの意見を募り、現在の問題点が分かったら、それを参考に「コミュニケーションが円滑にできるオフィス」や「集中できる環境を持つオフィス」などコンセプトを決めてください。そこから、それを実現するためにご紹介したオフィスづくりの中でどれを取り込むのかの方法論を模索します。
4.ゾーニングを決める
方法が決まったら賃貸オフィスの中で、ここは従業員が日頃仕事をする場所、来客対応をする場所、休憩をする場所など、目的ごとに全体のスペースを配置分けしていきます。この際も、ピックアップした従業員が抱える問題点を解決できるものになっているか、コンセプトと乖離していないかを確認しながら決めることが大切です。
オフィスの変更プランは、先ほど挙げた部署ごとの担当者も含めて模索することで、現場の些細な声を組み入れやすくなります。ただし、すべての部署の意見を取り入れることはできないため、優先順位を決めて、取り入れられないものに関しては補完策も考えていきましょう。
今回のまとめ
生産性を上げるためのオフィスづくりは、パーテンションなどを使用し、集中できるスペースを確保するなど賃貸オフィスでも十分可能です。まずは、従業員の声を聞き現状を把握した上で、問題点を洗い出し、コンセプトやゾーニングを決定してみてください。その際に、思い切ってオフィス移転をするというのも一つの方法です。名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
