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コラム 2022.03.22

来客の心を掴む印象の良い賃貸オフィス・事務所の作り方


オフィスや事務所はそこで働く従業員のモチベーションを上げたり、生産性を上げたりするための場所だけではありません。来社されるお客様にその会社のイメージを印象づける役割も果たしています。もし、オフィスビルが老朽化していたり、物が溢れ汚れていたりすると悪い印象を与えてしまいます。また、求職者が訪問した際も散乱したオフィスだと「そこで働きたい」と感じにくいでしょう。
そこで、今回は来客の心を掴む印象の良い賃貸オフィス・事務所の作り方をご紹介します。

【目次】
1.印象のよいオフィスは来客の心を掴む!
2.来客の心を掴むオフィスには一貫したコンセプトがある
3.来社時に最初に目にするエントランスは大事
4.来客を迎えるオフィス受付は必須
5.オフィスの床など内装にこだわろう
6.セキュリティ対策で安心感を!
7.今回のまとめ

印象のよいオフィスは来客の心を掴む!

オフィス環境は、来客に視覚情報としてダイレクトに伝わる部分であるため、人でいう第一印象と似通った部分があります。オフィス作りに力をいれることで、「安心して仕事を任せられそう」とか「しっかりしていそう」といったプラスイメージを与えることができて、交渉がスムーズに進むなど、仕事を取りやすくなるという効果も期待できます。結果、業績向上もしやすいものです。
逆に、オフィスが散らかっていて小汚くて薄暗いといった状態だと、「この会社に任せて大丈夫かな?」とか「取引を始めるのが心配だ」といったマイナスイメージを持たれてしまうでしょう。つまり、オフィスの印象は、来客を迎え入れようとしているその会社の姿勢の表れでもあり、仕事そのものへの姿勢として捉えられるのです。
そのため、来客に安心感や信頼感を与えられるオフィス作りが大切です。

来客の心を掴むオフィスには一貫したコンセプトがある

ここからは、来客の心を掴むオフィスを作るにあたって大切なコンセプトについてご紹介します。

オフィスにおけるコンセプトとは?

来客の心を掴むオフィスや事務所にはある共通点があります。それは、コンセプトが一貫していることです。これは、単にオシャレなオフィスであるとか洗練されたデザインのオフィスといったことではありません。自社の企業イメージや大切にしていること、いってみれば企業の基本的な姿勢を表現するものであるべきです。そのため、デザインありきからスタートするのではなく、理想としている企業スタイルや働き方を基に作りあげていくことが大切です。
まずは、「どのような企業として見られたいのか?」、「どのような企業を目指しているのか?」を考えるようにしましょう。また、オフィスデザインは企業のブランドイメージと直結するものにすることが重要です。自社のホームページや名刺、パンフレットなどとも一貫性を持たせると、企業ブランディングにつなげることができるというメリットが得られます。

自社のコンセプトをオフィスデザインに落とし込む方法

ここからは、企業コンセプトをいかにオフィスデザインに落とし込むのかについてご紹介します。はじめに、自社の企業コンセプトや打ち出したいポイントがまとまったら、明るさ、理知的など大枠のイメージを決定します。そして、イメージにあった色合いやレイアウトなどを細部に展開していきます。
その際には、管理職だけで決めていくのではなく、従業員全員から意見を集めておくことが大切です。オフィスは来客の気持ちを掴む必要もありますが、そこで働く従業員が快適に働ける場であることも大事な要素です。また、従業員から意見を聞くことで、現在のオフィスの課題も見えてくるものです。表現したいコンセプトの一貫性を崩すことなく、働きやすいオフィスの実現を目指しましょう。

来社時に最初に目にするエントランスは大事

エントランスは来社時に最初に目にする場所であるため、エントランスの印象が企業の第一印象となるといっても過言ではありません。前述した企業コンセプトを基に、それを表現できるものにしていきましょう。
フォーマルなイメージにしたいのであれば、黒や白などモノトーンを基調にするのがおすすめです。インテリジェンスなイメージにもつながるため、技術力に強みがあるといったイメージも伝えられます。また、親近感を与えるためには、暖色系を基調としたり、木目調を取り入れたりするのがおすすめです。来客の気持ちをリラックスさせることで、コミュニケーションがスムーズになる効果も期待できるでしょう。
さらに、企業のロゴや社名のサインなどをエントランスに取り付けることで、より来客からの印象アップをはかることができます。サインの素材には、透明アクリル、ガラス、金属製などさまざまなものがあります。エントランスのイメージに合わせて選ぶといいでしょう。従来は、プレートにロゴや企業名を記載しているものがほとんどでしたが、文字部分だけを立体的に切り出す切り文字デザインもおすすめです。
ただし、賃貸オフィスの場合、建物の構造や契約の問題もあるため、事前にどの程度まで改装などを加えて構わないのかを管理会社などに確認することが大切です。

来客を迎えるオフィス受付は必須

来客の心を掴むオフィスにするためには、企業の顔ともいえる受付にもこだわりたいものです。ただし、オフィスの広さによってもどのような受付が適当かは変わってきます。一般的な受付で目にする3つのポイントについてご紹介します。

1.受付カウンター

カウンターを置くか置かないかはエントランスのスペースによって変わります。ある程度の広さがある場合は、可動式のカウンターがおけますが、あまり広さがない場合は壁と一体化したカウンターにした方がすっきり見せることができます。場所が手狭な場合は、壁に電話などを設置する方法もおすすめです。受付カウンターのデザインも前述した企業コンセプトにあったものにすることが大切です。

2.来客用の椅子

電話で受付をし、担当者が出てくるのを待つための椅子は、可能であれば用意しておきたいものです。ただし、あまりにエントランスのスペースが狭い場合やすぐに来客対応ができる程度の小規模なオフィスであれば、必ずしも必要ではありません。

3.内線電話

訪問したことを知らせる内線電話は、オフィス受付用の洗練されたデザイナーフォンかタブレットを設置しましょう。受付用の電話はボタンが多くないものの方が操作に迷わず、来客に親切です。タブレットを置くと、案内表示や内線番号表も兼ねることができるので場所を取りません。電話以外にも、一輪挿しのお花や観葉植物などを置いておくと、イメージアップや待たされる来客の気持ちをリラックスさせることもできます。

オフィスの床など内装にこだわろう

次のポイントは、オフィスの床などの内装を変えることです。オフィスの雰囲気を変えるためには、できるだけ視野に入ってくる面積が大きな場所を選ぶことが効果的です。
大抵のオフィスは、黒やグレー系の床材に白い壁紙といった内装を採用しています。これらを、カラフルなタイルカーペットや裏目に滑り止め加工などが施されているフローリングなどに変えるだけで随分とイメージが変わるでしょう。現在の床部分を2重構造にすることで配線を隠すこともでき、見た目がスッキリするというメリットも得られます。床のイメージを変える場合も、企業コンセプトや企業イメージと統一することが大切です。

セキュリティ対策で安心感を!

最後のポイントは、セキュリティ対策が施されているオフィスにすることです。入り口から机上の書類やパソコン画面が丸見えであったり、応接室までの動線が従業員の作業スペースを通っていたり、誰でも出入り可能なオフィスはよろしくありません。情報管理などが杜撰な企業だとか、この会社に任せるのは不安だと感じさせてしまいます。
そのため、パーテンションを設置し、オフィス内の作業スペースが丸見えにならないようにすることが大切です。また、それぞれのスペースごとに間仕切りなどを設置するのもおすすめです。区切られていることで、無断で入ることができない状態を作り、セキュリティを上げることにつながります。
前述した受付を作ることも、セキュリティ対策の一つです。外部から来た人間が、一旦受付で止まる仕組みを作ることで、セキュリティに気を付けている企業だと感じてもらうことができます。
また、当然のことですが来客対応エリアと従業員の作業スペースは明確に区分けしましょう。来客用の部屋が設置されている場合は問題ありませんが、小規模なオフィスだとワンフロアの場合もあります。その際は、パーテンションなどで来客対応スペースをきっちりと区切ってください。

今回のまとめ

来客に自社のイメージを感じさせ、心を掴むための賃貸オフィスづくりに欠かせないポイントをご紹介しました。他社の事例などを参考にするのも一つの方法ですが、まずは自社のコンセプトを今一度明確にし、従業員全員の意見を確認してください。その上で、エントランス、受付、床などの内装、セキュリティ対策などの構想を練っていくことをおすすめします。改装などが必要な場合は、管理会社にも相談した上ですすめましょう。
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