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コラム 2021.06.02
社長室の役割とは？メリット・デメリットとレイアウトのポイントを解説
映画やドラマではよく登場する社長室。
しかし実際には社長室がなかったり、パーテーションで区切っているだけだったりするところも多いでしょう。各企業の規模や、社風、理念によって社長室を設けるのが適しているかどうかは変わってきそうです。
社長室の役割と、社長室を設けるメリットとデメリットについて説明していきましょう。
【目次】
1.社長室の役割
2.社長室のメリット・デメリット
3.社長室を作る場合のレイアウトのポイント
4.社長室は作るべき？
5.今回のまとめ
社長室の役割
社長室という言葉には、2つの意味があります。
1つ目は文字通り、社長が使うための個室。もう1つは、社内の各部門を統括する部署。社長室長や社長秘書などがおり、複数人で構成されます。
いずれにしても社長室の役割は、社長が社内外の情報を収集して経営方針を立て、意思決定する場所として機能すること。機密情報や財務情報を管理する役割も担います。
この記事では、前者の意味の社長室について解説していきます。
社長室のメリット・デメリット
社長室を作るということは、社長が従業員と離れている時間が長くなるということ。
多くの部署を抱える大企業であれば当然必要ですし、社長室の有無にかかわらず社長と従業員が顔を合わせる機会はそもそも少ないです。
しかし中小企業であれば、社長用の個室を設けるかどうかは悩みどころ。
当然、良い面と悪い面があります。
社長室を作るメリット
重要な意思決定を迫られるシーンが多い社長にとって、業務時間中に1人になって集中できる個室があるのはありがたいことです。また、従業員と１:１で「他の従業員に聞かれたくない込み入った話」ができたり、取引先と重要な話をする応接室として使えたりもします。
機密情報を管理しやすいというメリットもあるでしょう。
関係性にもよりますが、
- 社長の目を気にせず仕事や休憩ができる
- 社長に聞く前に自分で考え、質問内容をまとめる習慣が付きやすい
というのは、従業員にとってのメリットです。
社長との間に少し距離を置くことで、社員が自ら成長していくことが期待できます。
社長室を作るデメリット
社長室があると、社長と従業員が離れている時間が長くなります。
こちらも関係性によりますが、
- ホウレンソウが遮断され、現場で起こっているトラブルに気づけず事態が深刻になる
- 従業員の小さな成果や温かい気遣いを見逃してしまう
- 従業員の心身の変化を察知できない
といったことが起こりやすくなります。
社長と従業員が密にコミュニケーションを取れる風通しの良い会社を作るにあたっては、社長室があることがデメリットになるかもしれません。
また、オフィスの一部を社長専用に割くことになるので、その分、執務室や収納スペースが小さくなったり、賃料が高くなったりします。コスト面では、負担が大きくなると言えるでしょう。
社長室を作る場合のレイアウトのポイント
実際に社長室を作る場合は、コストに見合う成果を追求しましょう。
以下のような点に留意してみてください。
エントランスから離れた場所にする
社長室は、機密情報を管理することが多いですし、社長が集中するための場所でもあります。
そのため、エントランスから離れた人の出入りが少ない場所にするのが一般的です
来客を想定した造りにする
中小企業で社長室を作る場合は、社長室が応接室を兼ねることもあります。
その場合は来客を想定し、
- 壁紙や家具を高級感のあるものにする
- 応接セットを置く
- 機密情報の類が目につかないようにする
といったことを考慮してインテリアやレイアウトを検討しましょう。日常的に整理整頓しておくことも大事です。
コミュニケーションと情報漏洩防止のバランスを取る
社長が集中するための個室といっても、従業員が気軽に声をかけられないようではコミュニケーションに問題が起きてしまいます。執務室と行き来しやすい動線や雰囲気を意識する必要があります。
一方、社長室での会話が外に丸聞こえでは、社長室を独立させる意味がありません。壁を防音にするなど、情報漏洩には注意しましょう。
社長室は作るべき？
中小企業に社長室があった方がいいかどうかに、正解はありません。実のところ、社長の性格や立ち位置による部分が大きいからです。
例えば社長が「大事なことは1人になって集中して考えたい」というタイプであり、そう感じる頻度が高い場合は、社長室という個室があるほうが良いでしょう。
また、性格的に威圧的だったり、従業員の仕事ぶりに細かく口を出したりするタイプである場合も、従業員のためにも執務時間中は少し距離を置くほうがお互いのためです。
社長室を作るスペースがない場合は、執務室の社長席を可動式のパーティションで区切るようなレイアウトもおすすめです。
一方、細かいことでも気軽に話し合う関係性が築けていたり、社長自身がプレイングマネージャーのような役割で実務も担っていたりする場合は、同じフロアで机を並べているほうが効率的です。従業員とコミュニケーションが取りやすく、従業員のメンタルやフィジカル面の変化にもすぐに気づくことができるため、いい面の方が大きいでしょう。
今回のまとめ
今回は、社長室の役割と、オフィス・事務所に社長室を設けるメリット・デメリットについて解説しました。社長室の設置は、一長一短です。社風や社長の性格や社風に合わせて、社長と社員がちょうどいい距離感を保てるオフィス作りを目指しましょう。
