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コラム 2021.03.08

賃貸オフィス・賃貸事務所を移転した場合の挨拶文例

オフィスを移転した際には、取引先や顧客に対して移転を知らせる挨拶文を送ります。移転後の取引に支障が出ないように、挨拶文の文章に失礼がないよう十分注意しなくてはいけません。今回の記事では、挨拶文を送る際のマナーや文例などを詳しくご紹介しますので、参考になさってください。

【目次】
1.挨拶文はいつ送ればいい?メールでもいいの?
2.挨拶文に書く内容は?
3.移転挨拶の文例をご紹介
4.今回のまとめ

挨拶文はいつ送ればいい?メールでもいいの?

移転の挨拶文は、一般的に2週間前から1か月前までに連絡すると良いと言われています。移転ギリギリの連絡では、請求書などの重要書類が旧住所に送られてしまう可能性があるためです。郵便物は、郵便局に届け出ることで1年間転送してもらえますが、宅急便やメール便などは転送されませんので注意しましょう。
また、移転日をまたぐ取引が予定されている場合には、次回から移転先へ連絡してほしいと書き添えると親切です。
急な移転や、準備が間に合わないなどの事情があれば、手紙ではなくメールでの連絡でも差し支えありません。ただし、他のメールと混同しないように、件名を工夫する、手紙よりも丁寧で分かりやすい文面を心がけるなどの配慮が必要です。できるだけ、後日手紙も出すようにしましょう。

挨拶文に書く内容は?

挨拶文は、次の順序で書いていくと良いでしょう。
・時候の挨拶や、日頃の取引に対する感謝の気持ち
・オフィス移転のお知らせ(移転する事実のみを伝える)
・今後の抱負(業務に対する意気込みや抱負を入れる。メールの場合は、略式での連絡になった旨をお詫びする一文を入れると丁寧です)
・移転先の詳細情報(所在地・電話番号・交通アクセス、移転先での業務開始日など)
・移転に伴う業務停止日や、停止期間中に電話が繋がらない場合の連絡先など
また、送るときには、ハガキや封筒に記載する送り主の住所を旧住所にしましょう。送る時点ではまだ移転しておらず、万が一宛先不明で返送されたとき確実に受け取るためです。

移転挨拶の文例をご紹介

これまで解説した内容をふまえて、移転する際の挨拶文の文例をご紹介します。
「(件名)本社オフィス移転のご案内
拝啓
○○の候、貴社ますますご繁栄のこととおお慶び申し上げます。
また、平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社本社オフィスは、〇月×日より下記住所へ移転いたしますので、謹んでここにご報告させていただきます。
移転先で心機一転さらなる飛躍を目指す所存でございますので、これまでと変わらぬご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
(メールの場合は、この部分に「メールでのご連絡となり恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます」などと入れると丁寧です)
敬具

〇〇年〇月吉日
株式会社△△
代表取締役社長□□□

新本社オフィス
〒〇〇〇―○○○○    住所
電話・FAX番号
アクセス方法
※〇〇年〇月×日より新本社オフィスにて業務を開始いたします。
移転に伴い、〇月×日から×日まで弊社電話が不通となりますため、この間の連絡は○○〇―△△△△―××××(担当□□)までお願いいたします。

このとき、新オフィスの地図やアクセス方法などを記載した用紙を同封したり、メールでの連絡であれば地図をファイルとして添付したりすると、より丁寧な対応となります。

今回のまとめ

オフィスを移転する際の挨拶文は、手紙とメールでは若干文章を変える必要があります。どちらの手段を使うときも、決して相手に失礼のないよう、気持ちのこもった文面にするよう配慮しましょう。

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