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個人が引っ越しをしたときは、住民票に載っている住所に変更が生じるため、役所に変更届けを出さなくてはいけません。会社の場合も同じです。オフィスを移転した際には、法務局に「本店移転登記」の届け出を提出します。「本店移転登記」というのは、会社登記簿に載っている事項に変更があった場合に行う手続きのことで、国に対して会社が移転したことを知らせる届け出です。今回は、そんな「本店移転登記」の手続きについて解説していきます。

【目次】

1.オフィス移転の際に最初にすべき手続きとは
2.本店移転登記の手続きの流れ
3.本店移転登記後に必要な手続き
4.今回のまとめ

オフィス移転の際に最初にすべき手続きとは

馴染みのある言葉では「本社」ですが、会社の拠点は正式には「本店」と呼ばれます。業績が好調でオフィスが手狭になり、より広いオフィスへ移転するなどの際には、会社登記簿に記載されている本店の住所が変わるということなので、法務局に住所変更の申請をする必要があるでしょう。これが「本店移転登記」という手続きになります。これは、オフィスを移転した後に真っ先にやらなくてはいけない手続きでしょう。なぜなら、会社法により「変更日から２週間以内に登記を申請しなければならない」ということが定められているからです。もしこの期限である２週間を過ぎてしまった場合は「登記懈怠」といい、代表者個人に対して１００万円以下の過料が発生するかもしれないので、十分注意が必要になります。

本店移転登記の手続きに必要な書類

申請する際に必要な書類は、登記簿謄本、印鑑証明書、定款、株主総会議事録または取締役会議事録になります。

本店移転登記の手続きの流れ

本店移転の登記の手続きは二つあります。一つめは社内での手続きです。会社の取締役が移転先を決定するというプロセスが必要なのですが、取締役の決定のみで済む場合と、株主総会決議に諮る必要がある場合とがあります。移転先が定款の変更を要するかどうかで分かれるでしょう。次に本店移転登記という、本店が移転したことを法務局に届け出る手続きが必要です。これは郵送でも直接提出でも、どちらでも構わないとされています。まずは、会社の本店所在地の管轄となる法務局はどこか調べてみましょう。手続きは、移転先の所在地が以前の所在地と同じ管轄内なのか、二つの管轄をまたぐのかで変わってきます。同じ管轄内で本店を移転することを「管轄内本店移転」といい、管轄をまたいで本店を移転するのが「管轄外本店移転」です。同じ管轄内での移転の場合は、通常の手続きと変わりません。しかし管轄外本店移転は、旧管轄と新管轄両方の登記所へ申請を行う必要があるでしょう。

管轄外本店移転の手続き

管轄外本店移転は二つの登記所へ申請の必要がありますが、出向くのは以前の管轄の登記所だけで大丈夫です。両方の本店移転登記申請書を作り、旧管轄の方へ提出して審査を受けることになります。新管轄へは、旧管轄より職権で転送されるでしょう。手続きには登録免許税がかかるのですが、管轄内の本店移転であれば三万円かかります。管轄外本店移転の場合は二つを合わせた分なので、登録免許税は六万円です。登記が完了したら登記事項証明書を取って確認し、本店がきちんと移転できているかどうかを確認しておきましょう。

本店移転登記後に必要な手続き

本店移転登記が完了した後にも、まだまだやらなくてはいけない手続きがあるでしょう。例えば法務局へ印鑑届と印鑑カードの申請をすることや、税務署に異動届も提出しなくてはいけません。会社の銀行口座の住所変更、クレジットカードの住所変更、それからハローワークへの所在地変更の届け出も忘れてはいけないでしょう。また、年金事務所で健康保険と厚生年金保険事業所在地の変更の届け出も必要です。

今回のまとめ

オフィス・事務所の移転は多くの手続きを伴います。今回解説した登記簿の変更などは期限があり、遅れると過料が発生してしまうということでした。移転が決まったら、早くから各申請の提出期限を書き出し、リストを作って管理するのがいいでしょう。