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コラム 2021.07.03

テナントを移転した際に取引先に送る案内メールの書き方


賃貸オフィス・賃貸事務所を借り換えて移転する場合、ビジネスを継続する以上は関係各所への移転通知が必須です。かつては二つ折りにしたハガキなどを郵送して知らせるのが一般的で、メール連絡は軽すぎると受け止められがちでした。しかし、近年では、メールによるテナント移転案内も許容されるようになっています。今回は、郵送に比べ工数面でもコスト面でも大幅に負担を減らせる移転案内メールの書き方について確認しておきましょう。

【目次】
1.テナント移転の案内が重要な理由とは?
2.メールでのテナント移転案内は今や一般的に
3.移転案内のタイミング
4.移転案内メールの書き方
5.今回のまとめ

テナント移転の案内が重要な理由とは?

取引先による訪問や荷物の受取・発送がほとんどなく、メールアドレスや電話番号さえ変わらなければ移転を周知しなくても何ら問題は生じないといった場合にも、テナント移転の案内は必要です。その理由は、請求書などの送付に支障が出ないとも限らないことです。加えて、後日ふとしたことから移転の事実を知ることになる取引先の心証の問題もあるでしょう。

メールでのテナント移転案内は今や一般的に

ひと昔前にはあくまで簡易で補助的な手段と捉えられていたEメールという連絡方法でしたが、今日ではコミュニケーションツールの主流となっている状況です。会社規模や業種、相手との関係性(特に礼を尽くしたい相手など)によっては案内状を郵送するという伝統的なスタイルも今なお見られますが、メールによる移転案内だけで済ませることは今や一般的といってよいでしょう。実際に対面したり電話で話したりする機会があれば、その際にフォローすることでよりきめ細やかで丁寧な印象を先方に与えられますが、メールだけで完結しても基本的には問題ないと考えられます。

移転案内のタイミング

極端な話、移転の翌日に連絡を取ろうとする取引先がいるかもしれません。したがって、移転案内は実際の移転前に済ませておくのが基本となります。案内した情報が先方で展開されるまでの期間も考慮すると移転の数ヶ月前、遅くとも1ヶ月前までには案内しておきたいところです。

移転案内メールの書き方

移転についてメールで案内する場合には、次のようなことに注意を払って書くとよいでしょう。

丁寧かつ簡潔に

ビジネスメールでは、簡潔さが重視されるため過度にかしこまった文章にするのはふさわしくありませんが、日常的なやり取りとは異なる改まった内容とはなりますので、一定の丁寧さはやはり必要です。「平素より大変お世話になっております」といった日頃の感謝を伝える言葉や、「これを機により一層社業に励んでまいりますので、今後とも変わらぬお付き合いのほど何卒宜しくお願い申し上げます」といった前向きな姿勢を伝える言葉を盛り込みましょう。

ひと目で移転案内とわかる件名に

どういった種類のメールにもいえることですが、必ず目に留めてもらいたい移転案内メールの場合は特に、移転を案内する内容であることがすぐにわかるような件名としましょう。受信トレイの中で埋もれてしまうことも少なくないというメールならではのリスクはしっかりと認識しておく必要があります。

メールでの連絡を詫びるひと言を加えるのがおすすめ

メール連絡が中心となっている今日にあっても、メールでの移転案内をややカジュアルと感じる人は一定数いるのが実情です。「メールでのご連絡となり恐縮ではございますが」「まずは略儀ながらメールにてご挨拶申し上げます」といったひと言を付け加えると感じがよく、丁寧でしょう。

今回のまとめ

きちんと礼を尽くすことで取引先とのより良い関係性につなげられる可能性も秘めている移転案内。たかが移転案内と考えず、会社のさらなる発展の一助と捉えてみてはいかがでしょうか。