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オフィスを移転した際には、様々な手続きが必要になってくるでしょう。一般的な引っ越しの手続きといえば、住民票の移動や銀行口座の住所変更などが思い浮かぶのではないでしょうか。法人の場合もそれは同じで、移転後、一番最初にやるべきは登記簿の住所変更の手続きになります。それが終わったあと、職業安定所や年金事務所への変更届の提出が必要です。今回は、職業安定所、年金事務所などに提出する変更届について、詳しく見ていきましょう。

【目次】

1.オフィス移転前に必要な手続き
2.オフィス移転後に必要な手続き
3.効率的に行うためにスケジュールを組む
4.今回のまとめ

オフィス移転前に必要な手続き

オフィスを移転する際には、取引先や関係各所へ移転の通知をしますが、移転の通知は引っ越しの１ヶ月前くらいには終わらせておくのが一般的です。他に移転前に必要な手続きには、ネットや電話回線の移転手続き、郵便物の転送の手続きがあるでしょう。今回は、移転した後に必要になってくる届け出について見ていきます。

オフィス移転後に必要な手続き

移転後にまず必要になってくるのは、「本店移転登記」という、国に対して会社が移転したことを知らせる届け出です。これは、移転後２週間以内に提出と期限が決まっているもので、遅れると過料を払わないといけなくなる可能性があるので注意しましょう。旧管轄内の法務局に届け出を行います。それ以外にも必須の手続きがいくつかあり、例えば税務署には「異動届出書」と、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」の提出が必要になってくるでしょう。本店が移転したということは、納税地が変わったということなので、その変更の手続きが必要になるということです。また、都道府県税事務所には、事業開始等申告書を提出します。労働基準監督所、公共職業安定所、社会保険事務所などにも届け出が必要です。

労働基準監督署に届け出るもの

労働基準監督署には、「労働保険名称、所在地等変更届」を届け出ます。労働基準監督署に届出をしたときの書類の控えが、公共職業安定所に書類を提出する際に必要になってくるので、取っておきましょう。

社会保険事務所（年金事務所）に届け出るもの

社会保険事務所では、移転先の所在地の変更だけでなく、健康保険と厚生年金保険の手続きも行う必要があります。そのため社会保険事務所に提出するものは、「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届」と、「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更（訂正）届」です。移転前の管轄地域内の事務所で、移転後５日以内に提出が必要になります。提出期間がとても短いので、余裕を持ってスケジュールを組んでおきましょう。提出書類が、移転先の所在地が今までの管轄外なのか管轄内なのかで異なるため、事前に確認しておきます。

公共職業安定所（ハローワーク）に届け出るもの

公共職業安定所に提出するのは、「雇用保険事業主事業所各種変更届」です。移転先のオフィスを管轄する公共職業安定所に、移転してから10日以内に届け出を出します。書類提出の際には、労働基準監督署に届け出をしたときの書類の控えが必要になってきますので、先に労働基準監督署に行き、必要な書類を提出しておくといいでしょう。公共職業安定所は郵送での提出は受け付けていないため、書類は管轄の公共職業安定所まで持参するか、電子申請を利用します。

効率的に行うためにスケジュールを組む

会社の引っ越しというのは本当に大変なものです。移転前から移転後までしなくてはいけないこと、決めなくてはいけないことが山のようにあるでしょう。それらを通常業務と並行してやらなければいけないため、膨大な量の時間と労力がかかります。そのため、できれば社内で移転のためのチームを組み、きちんと移転計画を立ててスケジュールを組むのがおすすめです。役割を分担しつつ、チーム内の全員と情報を共有していくのがいいでしょう。

今回のまとめ

今回は、会社の移転に伴う各種手続きなどを詳しく見てきました。一番してはいけないのは必要な手続きを忘れてしまうことなので、しっかり移転前から準備をし、計画を立てて進めましょう。