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オフィスを移転するときは、取引先に迷惑をかけたり社内の業務に支障をきたしたりすることがないよう、スムーズに手続きを進めないといけません。しかし、オフィス移転は頻繁に行うものではないので、初めて担当する方はどのような手続きをしたらいいのか困惑してしまうでしょう。そこで、今回の記事では、オフィスや事務所を移転した際にすべきことを、詳しく解説します。

【目次】
1.新オフィスですべきこと
2.旧オフィスですべきこと
3.各種届け出も忘れないようにしよう
4.今回のまとめ

新オフィスですべきこと

移転先が決まり、契約手続きの目途が立ったら、まず移転作業を依頼する業者に連絡しましょう。引越し業者、内装業者、電気関係の工事業者などが中心です。引越し業者は、できるだけ複数の業者から見積もりを取り、作業内容と金額が希望に合う業者を選びたいものです。近年では、引越し作業プラス付随の作業を全て請け負う業者もありますので、必要に応じて選びましょう。
また、必要があれば社内に設置する自動販売機の会社や清掃会社の契約なども行います。これらの会社は、賃貸物件の管理会社が指定している場合もあるため、確認してから手配すると安心です。
新オフィスへの移転作業は、移転日の6か月から始めるのが一般的です。余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

旧オフィスですべきこと

旧オフィスでは、退去希望日の6か月前までに管理会社に対して解約通知が必要です。解約通知をしたら、委託金や敷金がいつ返金されるのかを確認しておくと、金銭面での手続きがスムーズに進められます。
そののち、原状回復工事の義務があるため、工事の日程を決めましょう。物件の明け渡しは、回復工事が全て完了した後でないとできません。これにより、工事が長引くとその分明け渡しも遅れ、余分な賃料がかかってしまいます。原状回復を行う業者は、管理会社側で指定している場合が多いのですが、一部物件では借主側での手配が必要な場合もあります。業者側への発注は、移転の2か月前までに済ませましょう。
また、新オフィスへ移動させるオフィス家具の選定も行います。移動させるのか、移転先で新たに購入するのか、もしくはリース契約をするのか、各企業の使用状況や事情などによって変わってきますので、社内で共通認識を持つようにしましょう。

各種届け出も忘れないようにしよう

移転した際には、行政機関に書類を届け出たり、取引先や顧客などへ通知したりする手続きもあります。
移転届け出が必要な機関は、法務局、税務署、都道府県税事務所、年金事務所、労働基準監督署、公共職業安定所、郵便局、銀行、消防署、電話会社などがあります。それぞれ、届け出の期限が決まっており、必要書類も企業によって異なりますので、移転が決まった時点で早めに書類を揃えるようにしたいものです。
さらに、取引先や顧客に移転先を知らせるために、ホームページで告知する、郵便物で知らせる、直接口頭で伝えるなどの方法があります。郵便物の送付先リストは、早い段階で作成しておくと、案内文ができ次第スムーズに送付できます。社員証、封筒、書類のレターヘッド、名刺などの印刷物や、社判、ゴム印などの備品も、移転することで作り直す必要があるため、早めに発注しましょう。

今回のまとめ

オフィスの移転は、企業の新たな一歩を踏み出すきっかけとなることが多いものです。やるべき業務は非常に多く、手続きも煩雑ですが、手続きを怠ってしまうと移転先での業務開始が遅れてしまう事態につながる恐れもあります。
事前にリストアップする、担当者を複数選任するなどして、スムーズに移転を行えるように体制を整えましょう。