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コラム 2020.09.04

オフィス・事務所の退去時に必要となる費用とは

賃貸オフィス・事務所を移転したり閉鎖したりする時は、物件から退去する必要があります。荷物の運び出しや原状回復など、やらなければならないことは少なくありません。これらの作業にはさまざまな費用もかかるため、あらかじめ計算に入れておくことが大切です。
ここでは、オフィスの退去時にかかる費用について解説します。

【目次】
1.引っ越し費用は、従業員1人当たり3万円
2.原状回復費用は、坪当たり3万円~10万円
3.中途解約の違約金は、賃料の1ヶ月分程度
4.今回のまとめ

引っ越し費用は、従業員1人当たり3万円

第一の費用は「引っ越し費用」です。オフィスを退去する場合、備品や書類などはすべて運び出さなければなりません。もちろん、不用品を残していくのもNGです。自分たちだけですべてを行うのは大変なので、大抵は引っ越し業者に依頼することになるでしょう。その料金および、諸々の作業や手続きの費用が発生するわけです。会社の規模や荷物の量にもよりますが、オフィスの引越しにかかる費用は、従業員1人当たり3万円前後とされています。従業員10人の会社なら30万円前後です。
ただし、繁忙期になると料金が高くなることも考慮しなければなりません。一般的には、6月~8月頃が閑散期とされているので、この時期に引っ越しを依頼すれば料金を抑えられるでしょう。
さらに、不用品を処分してしまいたい場合は、そのための費用もかかります。一般的なオフィスの備品であれば、4tトラック1台分で10万円~15万円程度で処分可能です。冷蔵庫やテレビは家電リサイクル料金がかかるほか、条例に従った捨て方をしなければならないものもあるので、先にルールを確認しておきましょう。

原状回復費用は、坪当たり3万円~10万円

第二の費用は「原状回復費用」です。原状回復とは、オフィスを入居時の状態に戻すことをいいます。退去時の原状回復は借主の義務であり、その費用も基本的に全額負担しなければなりません。入居時に敷金を支払っている場合は、そこから原状回復費用が捻出されますが、結局は自分たちの出費です。
原状回復費用の相場は、中小規模のオフィスなら坪当たり3万円~5万円、大規模なオフィスなら坪当たり5万円~10万円程度とされています。後付けした配線や照明、パーテーションなどもすべて撤去する必要があり、破損させた箇所も修繕しなければならないため、実際の費用は千差万別です。乱暴な使い方をしているほど、原状回復費用が高くつくと考えなければなりません。
問題は、原状回復の範囲をめぐるトラブルが非常に多いことです。法律上、経年劣化による部分は原状回復する必要はないのですが、実際は修繕を求める契約になっていることが少なくありません。また、オーナーの指定する業者に依頼しなければならない取り決めになっており、費用の妥当性をめぐって揉めることもあります。この辺りは、あらかじめオーナーと相談しておくのが望ましいでしょう。

中途解約の違約金は、賃料の1ヶ月分程度

すべての会社に当てはまるわけではありませんが、状況によっては第三の費用を払わなければならない場合があります。それが「中途解約費用」です。オフィスの賃貸借契約の期間は2年~3年程度が一般的ですが、その期間の途中で解約した場合、違約金を支払う取り決めになっていることが多いと思われます。
違約金の相場は、賃料の1ヶ月分程度です。「それくらいなら支払っても構わないのでは?」と思う方もいるかもしれませんが、明らかに余分な出費であるため、支払わないに越したことはありません。なるべく契約期間満了時に退去できるよう、計画的に動くのが望ましいでしょう。

今回のまとめ

オフィスの退去にかかる費用は、決して小さいものではありません。しかし、退去に不備があるとトラブルを招くこともあるため、責任を持って作業する必要があります。
移転先の確保や工事にお金を投入したくなるかもしれませんが、退去にも必要なだけの費用をかけ、「立つ鳥跡を濁さず」の精神で退去を完了させましょう。