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コラム 2020.08.31

移転に必要な費用を解説! 旧オフィスに必要な費用について

オフィスを移転するときは、新オフィスを確保した上で引っ越し作業を行うことになります。この際、旧オフィスからは荷物を運び出すだけでなく、契約に従って後片付けをしていかなければなりません。なるべく費用は節約したいところですが、いい加減に終わらせるとトラブルを招くこともあるので注意が必要です。ここでは、旧オフィスからの退去にかかる費用について解説します。

【目次】
1.原状回復の費用は坪当たり3万円~10万円
2.不用品の処分費用は、4tトラック1台で10万円~15万円
3.中途解約すれば違約金が発生することも
4.今回のまとめ

原状回復の費用は坪当たり3万円~10万円

旧オフィスにかかる費用で最も重要なのが、「原状回復」のための費用です。原状回復とは、使用していたオフィスを入居前の状態に戻すことをいいます。傷つけたり汚れたりした場所を修繕するのはもちろん、後付けした照明やパーテーション、配線なども、原則的にすべて撤去しなければなりません。
費用の相場は、中小規模の物件なら坪当たり3万円~5万円、大規模な物件なら坪当たり5万円~10万円程度です。原状回復は借主の義務なので、費用も借主が負担することになります。ただし、原状回復の費用は入居時に支払った敷金から差し引かれ、残額は借主に返還されるので、退去時に全額を用意しなければならないわけではありません。
問題は、原状回復のトラブルが非常に多いことです。中でも、原状回復の範囲をめぐるトラブルは定番といってもいいでしょう。法律上は、通常損耗や経年劣化による部分を原状回復する必要はありません。しかし、実際は契約の「特約条項」によって、借主が原状回復することになっているケースが多いのです。
また、原状回復を行う業者の選定方法もよく問題になります。業者は借主が指定する取り決めになっていることが多く、その費用が相場に比べて明らかに高かった場合、借主が承諾しかねてトラブルになってしまうのです。特約条項に盛り込まれていれば、簡単には覆せません。
こういった点をよく確認せずに原状回復を行うと、貸主の了承を得られず工事がやり直しになり、余分な費用がかかる可能性があります。しかも、そのために退去日を過ぎてしまえば、超過分の賃料まで負担しなければならなくなるのです。原状回復の範囲や業者の選定方法については、貸主と十分にすり合わせを行うのが望ましいでしょう。

不用品の処分費用は、4tトラック1台で10万円~15万円

旧オフィスにある備品は、新オフィスに運ぶのが基本です。しかし、移転に合わせて備品を買い換えることも多く、その場合は古い備品が不要になります。新オフィスが旧オフィスに比べて小さいので、すべての部品を持っていけない場合もあるでしょう。このようなケースでは、旧オフィスにいる間に不用品を処分してしまうのがおすすめです。
処分方法は不用品の種類によって異なりますが、オフィスの一般的な備品であれば、4tトラック1台分で10万円~15万円程度で処分することができます。オフィス家具やIT機器を業者に買い取ってもらうこともできますから、最もお得と思われる方法を選んでください。

中途解約すれば違約金が発生することも

オフィスの賃貸借契約の期間は、2年~3年程度が一般的です。契約期間満了に合わせてオフィスを移転すれば、賃料の支払いもちょうどそこで終わるため、余分な費用は発生しません。
では、契約期間の途中で移転する場合はどうなるのでしょうか。仮に、契約期間満了まで旧オフィスを保持し続ければ、当然ながら賃料も支払う必要があります。一方、契約を中途解約した場合は、違約金を支払う取り決めになっていることが多いでしょう。違約金の相場は賃料の1ヶ月分程度ですが、これから退去するオフィスに対してお金を払うのですから、余分な出費であることは否定できません。とはいえ、何ヶ月も残っている契約を守って賃料を払い続けるくらいなら、違約金を支払ってすぐに退去した方が効率的です。
いずれにしても、なるべく自分たちの負担を小さくするとともに、貸主とも円満に合意して退去するのが理想といえます。退去の時期も含めて、貸主とは十分に相談する時間を設けてください。

今回のまとめ

「立つ鳥跡を濁さず」ということわざがあるように、旧オフィスでは丁寧に原状回復を済ませ、スムーズに退去したいものです。しかし、少なからず費用がかかる以上、その負担を巡ってトラブルも発生しえます。
重要なのは、借主と貸主の双方が納得できることですから、早めに移転計画を立てて合意を目指しましょう。