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コラム 2021.08.04

オフィスを縮小する場合に気を付けるべき3つのポイント

近年、オフィス縮小に動く企業が増えてきています。背景として、働き方の多様化、IT化によるテレワーク普及、コロナ禍による経営難などが挙げられます。オフィスの縮小はコスト削減や業務効率化につながる一方、思わぬ落とし穴もあるため慎重に行わなければなりません。ここでは、オフィスを縮小する場合に気を付けておきたいポイントをご紹介します。

【目次】
1.縮小する際のコストを試算しておく
2.縮小した後のオフィスレイアウトを考える
3.テレワークする際のルールを策定しよう
4.今回のまとめ

縮小する際のコストを試算しておく

オフィスを縮小する時は、現在のオフィスよりもコンパクトな物件に移転するのが一般的ですが、これにはコストがかかります。引っ越し費用、原状回復費用、敷金・礼金などです。引っ越し費用は、社員1人当たり3万円が相場となっています。たとえば、社員が100人いるオフィスであれば、およそ300万円の引っ越し費用がかかるわけです。
さらに、縮小に伴って不要品などを処分しなければならない場合もあるので、事前に見積もりを取っておきましょう。原状回復費用は、古いオフィスを退去する時にかかる修繕費です。1坪当たり3万円が相場なので、オフィスが100坪なら300万円と見ておくといいでしょう。もちろん、それまでの利用状況やビルのグレードによっても料金は違ってきます。大きく破損させた箇所などがあれば、費用は高くなると考えてください。
そして、敷金や礼金は、新たなオフィスを契約する際にかかる費用(初期コスト)です。金額の目安は、毎月の賃料の6~12か月分です。賃料が月100万円であれば、600万円~1,200万円ほどかかることになります。これらをすべて合わせると、オフィス縮小に何千万円という費用がかかることも珍しくありません。事前にコストを試算し、資金計画をしっかりと立てておきましょう。

縮小した後のオフィスレイアウトを考える

縮小したオフィスは、縮小前と比べて物を置くスペースも移動できる場所も小さくなるので、業務効率が悪くなるおそれがあります。そのため、レイアウトはより工夫しなければなりません。方法はいろいろありますが、効果的なレイアウトのひとつとしては「フリーアドレス」が挙げられます。フリーアドレスとは、従業員ごとの固定された席を設けず、働く席を自由に選択できるスタイルです。これによって、1人1台のデスクを設ける必要がなくなるのに加え、さまざまな効果があります。
・私物をデスク周りに置けないので、整理整頓を促せる
・部門間を超えたコミュニケーションが活性化され、アイディアが生まれやすい
ほんの一例ですが、以上のような効果が期待できます。特に、一度に全員がそろうことが少なく、オフィスにいる時間自体も短い営業のブースに向いているでしょう。逆に、全員が常にいることが多く、あまり動き回らない事務職などには向いていません。適切なレイアウトは業種や職種によって異なりますから、従業員からも意見を募って検討してみてください。

テレワークする際のルールを策定しよう

オフィスの縮小に伴って導入されることも多いのがテレワークです。最近は新型コロナ対策としても注目されるようになりました。オフィス以外でも働けるテレワークは、縮小され余裕がなくなったオフィスと好相性といえるでしょう。しかし、ルールが明確でないと社員の裁量が大きくなりすぎ、生産性の低下につながってしまうこともあります。特に、入社1~2年目の若手は経験が乏しく、仕事の進め方がわからない場合も多いでしょう。
社員の就業管理も難しくなり、「見られていないから」と仕事をさぼってしまうケースも珍しくありません。そのため、社歴が長い社員をパートナーにつけ、テレワークの補助をするなどのルール作りをする必要があります。他にも、テレワークをする際の光熱費負担はどうするか、週に何日オフィスに出社するのかなど、細かく考えておくのが望ましいでしょう。

今回のまとめ

オフィスの縮小は、メリットがある一方でデメリットも存在します。積極的に縮小を検討することもあれば、経営状況などの問題で縮小を迫られることもあると思われますが、いずれにしても綿密な計画を立てることが重要です。縮小移転コストやレイアウト効率を十分にシミュレーションし、縮小を成功させましょう。