名古屋の賃貸オフィス・貸事務所探し専⾨の不動産仲介業者(株)オフィッコスの「お知らせ・コラム」ページ

情報のデジタル化により、企業に求められるセキュリティ対策は重要な経営課題となっていおります。スマートロックを導入することにより、個人情報や、顧客情報が漏洩するのリスクを軽減するほか、鍵の管理や、勤怠管理の効率化につながり、安心安全でより良いオフィス環境を実現することが可能になります。

スマートフォンやICカードを使ってオフィスの鍵を開閉できるスマートロック

スマートロックとは、スマートフォンのアプリ等を用いて出入口の施錠を管理するシステムのことです。既存のシリンダー錠に取り付けるだけで、手軽に利用することができます。
また、スマートフォンだけでなく、ICカードやURLキー、指紋や顔などの生体認証など様々な施錠・開錠方法があります。
セキュリティの強化だけでなくオフィスの鍵管理のスマート化や勤怠管理の効率化を実現することができるため、自社のオフィスに合う方法をぜひ一度検討してみてください。

入退室管理の強化によりオフィスの情報漏洩を防ぐ

スマートロックは人が出入りする度に鍵を施錠することができるため、オフィスのセキュリティを強化することができます。例えば、商談や打ち合わせなど人の出入りが多いオフィスでは、専有部・執務室・サーバ室等にスマートロックを取り入れることにより、意図しない情報の流出、不正侵入を防止することが可能になります。
また、入室制御するだけでは完全な社内の情報漏洩の防止対策とはなりませんが、スマートロックは入退室履歴を都度取得することができるので、トラブルが起きた際に不審な入退室がなかったかチェックすることもできます。さらに、お手持ちのスマートフォンを使って鍵を遠隔操作したり、鍵の状態を確認することができます。急な訪問者への対応や鍵の閉め忘れもすぐに確認することが可能です。

オフィスへのスマートロックの導入により鍵管理をスマート化

アナログな鍵でオフィスやテナントの施錠・開錠を行っている場合、鍵の当番を定めたり、役職者しか鍵を有していないため不便さを感じてしまうことがあるかと思います。
スマートロックを利用することで、お手持ちのスマートフォンや交通系ICカード、モバイル系ICカード、URLキー、生体認証等で施錠・開錠が可能になるため、鍵管理のスマート化を図ることができます。
また、鍵の認証に有効期限を設けることができるため、一時的な鍵を来客者に渡すこともできます。社員の入室用だけではなく、入室場所や時間帯を制限した鍵を用意しておけば、ゲストも鍵を利用できるメリットもあります。

スマートロックは鍵の開閉だけでなく勤怠管理することも可能

スマートロックでは、いつでも入退室の履歴を確認できます。事業所単位やドア単位だけではなく、従業員全員のすべての入退室履歴を確認することが可能になります。
スマートロックの製品にもよりますが、freeeなどの人事労務サービスと連携しているものであれば、スマートロックで取得した入退室履歴を自動的に打刻情報として登録し、従業員による勤怠入力の手間を削減したり入力忘れを防止することができるため、労務担当者の作業の効率化を図ることができます。
スマートロックを導入することにより、オフィスの入退室記録から従業員の出勤時間を割り出すことができ、業務量の可視化が可能になる為、働き方改革の推進に活用できます。

今回のまとめ

オフィス向けスマートロックを導入することで入退室管理によるセキュリティ強化や鍵管理のスマート化、勤怠管理の効率化が期待できます。

スマートロックを導入することによる3点のメリット
・セキュリティ強化…入室制御だけではなく、入退室履歴を都度取得できるためオフィスの情報漏洩を防ぐことができます。
・鍵管理のスマート化…スマートフォン一つあれば、アプリを使って鍵の発行から貸し出し、無効化まで完結できます。
・勤怠の効率化…従業員による勤怠入力の手間削減や入力忘れを防止し労務担当者の作業の効率化を図れます。入退室記録と勤怠管理サービスなどと連携させて、管理業務を効率化できます。

スマートロックは現在お使いの既存のシリンダー錠に取り付けるだけで、手軽に利用可能です。入室の制限をしたいドア一つから導入ができます。勤怠管理、セキュリティの向上をお考えの方はまずはお試しに導入してみてから、全国の営業所、サテライトオフィス等に導入してみてはいかがでしょうか。弊社では、Akerun入退室管理システムと業務連携を行っております。Akerun入退室管理システムはスタートアップからエンタープライズまで累計7,000社を超える法人様に導入されております。
工事不要で導入可能でスマホアプリ、NFCカードなどでの認証、入退室履歴管理、複数拠点の管理、アクセス権限管理などに対応。勤怠管理システムとの連携も可能です。

気になる方はお問い合わせくださいませ。