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コラム 2023.05.01
賃貸オフィスのリフレッシュスペースの設置方法や設置例
近年、オフィス内にリフレッシュスペースを設ける企業が増えています。リフレッシュスペースはオン・オフを切り換えられるだけでなく、生産性の向上をはじめとしたさまざまな効果が期待できるだけでなく、働き方改革への取り組みの一環としても注目されるようになりました。
しかし、導入を検討しているものの、どのようなスペースとしたら良いのかレイアウトにお悩みの方もいるでしょう。
ここでは、賃貸オフィスでのリフレッシュスペースの設置方法や家具の設置例を解説します。設置にあたって押さえておきたいポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
賃貸オフィス内にリフレッシュスペースをつくるメリット
リフレッシュスペースは、オン・オフが明確になり気分転換に役立つだけではありません。社員にも会社にも多くのメリットがあることから、オフィス改装や移転を契機にリフレッシュスペースを設置する企業が増えています。
コミュニケーションを活発にできる
執務スペースでは、上司の目もあり、業務に関係ない会話は憚られます。しかし、休憩を目的としたリフレッシュスペースなら、リラックスして会話ができる環境です。部署を問わず社員がコミュニケーションを取る機会が自然に増え、良好な人間関係の構築にも役立ちます。
特に近年、リモートワークなど多様な働き方が可能になった一方で、社員のコミュニケーション不足が課題として浮き彫りになってきました。そんな中、気軽に雑談ができるリフレッシュスペースは、コミュニケーション不足の解決手段としても注目されています。
生産性が向上する
リフレッシュスペースの設置により大きく期待できるのが、生産性の向上です。業務中にリフレッシュの時間を取ることは、ストレスの軽減や集中力の継続に役立つことが様々な研究から明らかになっており、仕事の効率を上げられます。
また、アイディアはリラックスしているときに生まれやすいとも言われています。特に発想力が勝負となるクリエイティブ系の業務には、大きなメリットが期待できるでしょう。
社員の満足度が上がる
リフレッシュスペースの設置は社員が働きやすい環境を整えることが目的であり、福利厚生の一環です。
いつでも利用できるリフレッシュスペースがあることは、社員にとって働きやすく充実した環境であり、満足度アップに繋がります。会社から大切に扱われていると感じることで社員エンゲージメントも高まり、定着率の向上も期待できるでしょう。
会社のイメージアップになる
働き方改革の流れから、「いかに良い環境で働けるか」というオフィス環境についての関心も高まってきました。充実したリフレッシュスペースがあることは、会社のイメージアップにも繋がります。
リフレッシュスペースは来訪者との打ち合わせに活用されることも多いため、対外的なアピールが可能です。会社のブランディング効果も期待できるでしょう。
また、採用においてもオフィス環境が注目されています。充実したリフレッシュスペースが設けられていることは、勤務環境が整っていることの現れであり、求職者が魅力に感じる要素です。優秀な人材の獲得が難化する中、採用活動を有利に進められます。
リフレッシュスペースに置く家具を選ぶ時のポイント
リフレッシュスペースは、ただ場所を確保しただけでは機能しません。社員が気分転換を図れるよう、家具の選択やレイアウトの配慮も重要です。
執務スペースと雰囲気を変える
リフレッシュスペースにまず求められるのは、社員がオン・オフを切り換えができることです。オフィスのコンセプトは守りながらも、執務スペースとは異なる雰囲気の家具を選択して異なる空間を演出してください。
ぬくもりを感じさせるデザインの家具や暖色系の小物、癒し効果のあるグリーンを置いたり、家具を置かず空間を広く取って体を動かせる一角を設定したりすれば、手軽に雰囲気を変えられます。リゾートやカフェなど、スペースのテーマを決めるのも良い方法です。
リフレッシュスペースは、執務スペースと雰囲気を変える必要はありますが、空間を完全に区切ってしまうのはお勧めできません。リラックスのためにある程度執務スペースからの視線を遮ることも必要ですが、多くの社員が活用できるよう、執務スペースから気軽に出入りがしやすい環境にすることが大切です。
ゆとりを持ったレイアウトにする
リフレッシュスペースは、社員がリラックスできなければ意味がありません。窮屈な環境では落ち着かなく感じられるため、家具を置き過ぎず、開放感を持たせることが重要です。テーブルや椅子は、利用する社員同士が気にならない程度の空間を取れる数を設置し、ゆとりを持ったレイアウトにすることをおすすめします。
レイアウトの考案には、ゆったりとくつろげるカフェなどが参考になります。スペース確保が難しい場合には、窓際を利用したカウンター席の設置や、利用人数の変更にも対応しやすい丸型のテーブルを設置するなどの方法が有効です。
せっかく設置したのにほとんど利用されないということがないよう、社員の利用しやすさを意識してレイアウトを行ってください。
気分転換を図れる設備を取り入れる
仕事の合間に一息つけるようにカフェスペースやバーカウンターを設ければ、気分転換にわざわざ近くのカフェに出かける必要もなくなります。リフレッシュスペースに併設されたカフェは、社員にとっては時間だけでなくコストも省けると人気です。
また、近年では気分転換のためにマッサージチェアやストレッチスペースなどを取り入れたり、卓球テーブルを設置したりするなど、ユニークな会社も見られます。
社員が使いたいと思える場所にする
社員がリフレッシュスペースを積極的に活用できるようにするためには、利用が単なる休憩と取られないように配慮しなければなりません。リフレッシュスペースの利用が自然にできるように、ある程度の業務機能を持たせることも有効です。
特に、アイディアを練るためにリフレッシュスペースを利用するケースでは、その場で仕事を進められると効率が上がります。軽い作業ができるように電源やインターネット環境を整えておきましょう。業務に必要な図書や資料を揃えたスペースにしたり、スタンディングで作業できるスペースを設けたりするのもおすすめです。
また、ホワイトボードやスクリーンを設置して打ち合わせや業務外でのイベント開催、勉強会など休憩や交流以外にも利用できるようにしておくと、スペースの価値も上がります。社員が気軽に足を運べるような使い方を計画してください。
1人で使えるスペースも確保する
リフレッシュスペースは社員の交流を進められる場ですが、中には「他の社員に邪魔されずに考えをまとめたい」「疲れたので静かに過ごして落ち着きたい」「少し仮眠を取りたい」などのニーズもあります。
そのため、ソファーやバーカウンターなどの交流可能なスペースの他、プライバシーを確保できる1人席を設けることも必要です。複数の用途に対応できるよう、区画ごとに異なる家具を設置して機能を分けるのも良いでしょう。
自社に合ったスペース作りをする
リフレッシュスペースは社員がくつろげる場所ですが、会社によって求められる機能は異なります。
例えば、デスクワークばかりで疲れた社員が多いなら、リフレッシュスペースはゆったりとしたソファーや仮眠スペース、靴を脱げるスペースなどが必要になるでしょう。
一方、アイディア出しのためのカジュアルなミーティングのニーズが高いなら、カフェスペースや複数人で使用できるテーブルがあると気軽に集まれて便利です。
リフレッシュスペースの有効活用を望むなら、社員の働き方やニーズに応じたスペース作りを行いましょう。アンケートなどで社員の要望をヒアリングするのも有効です。
アロマやBGMやソファー席を取り入れる際のポイント
リフレッシュスペースに、気持ちを安らげる効果が期待できるアロマやBGM、リラックスのためのソファー席を取り入れるのも効果的です。ただし、人によって快適さの感じ方が異なるため、注意したいポイントをご紹介します。
アロマは強すぎないようにする
アロマはリフレッシュ効果が期待できることで人気がありますが、香りの感じ方には個人差があります。香りが苦手な人もいるので、強すぎるアロマの利用は避けてください。
また、香りの種類によっては妊娠中や持病がある場合に使用できないものもあるので注意が必要です。
オフィスに向く香りには、ベルガモットやレモン、オレンジなどの柑橘系があります。これらは比較的好き嫌いが少ないと言われていますが、メーカーや使用量によって香り方が変わってきます。取り入れる際には専門家のアドバイスを参考にすると良いでしょう。
BGMは音量や流す曲に配慮を
リフレッシュスペースで、カフェのようなBGMを流すのもおすすめです。BGMは、周囲の余計な音をマスキングする効果もあるので落ち着けます。リフレッシュスペースのBGMには基本的にはリラックスできるようなクラシックやヒーリングミュージック、環境音楽などが向いていますが、オフィスの雰囲気やリフレッシュスペースの用途に応じて選択してください。
ただし、どんなBGMでも音が大きすぎると会話や集中の妨げになるため、適切な音量に調整する必要があります。なお、歌詞がある曲は音楽に意識が向きやすくなるので、BGMにはおすすめできません。
ソファー席はくつろぎながら業務ができるように工夫する
リフレッシュスペースは、食事や休憩に使用される一方、ワークスペースから離れて考えを整理したい時や他の社員との打ち合わせにも活用できます。くつろげるだけでなく、ちょっとした業務をこなせるようにダイニング程度の高めのテーブルを配置するなどの工夫も施してください。
オープンスペースのソファーは複数名の交流に最適ですが、ロールスクリーンを設置しておけば必要に応じてスペースを区切れます。集中したいときや仮眠を取りたいときなど、フレキシブルに対応可能です。
今回のまとめ
賃貸オフィスであっても、レイアウトの工夫次第でリフレッシュスペースを設置することは可能です。リフレッシュスペースは、仕事から離れて一休みできるだけでなく、社員同士のコミュニケーションも進み、新しいアイディアが生まれることも期待できます。
また、充実したリフレッシュスペースは、会社のブランディングにも効果的です。社内外に自社の魅力を感じてもらえるようなリフレッシュスペースの設置を考えてみてはいかがでしょうか。
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