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コラム 2022.12.05
オフィスを快適にする設備を紹介！導入の仕方やNGな設備も解説
快適なオフィス環境を保つには、適切な設備の導入が欠かせません。また、従業員にとって「オフィスにあると嬉しいもの」を設置すると、満足度が向上し、業務効率アップにつながる可能性があります。
今回は、快適なオフィス環境におすすめの設備を紹介します。職場環境の改善や、移転時など設備を一新する際にお役立てください。
オフィスに欠かせない設備・オフィスを快適にする設備
最初に、業務上必要な設備や、あると快適に仕事ができる設備を紹介します。業務効率化や従業員のストレス軽減など、達成したい目標に応じて、導入すべき設備をピックアップしてみましょう。
チェア
チェアは従業員が長時間座るため、疲れにくいものや蒸れにくいものを選ぶと良いでしょう。ただし、大きすぎると動線を確保しづらくなるため、設置する位置や間隔を考慮しながら適度なサイズのものを選びましょう。
デスク
デスクは、作業スペースや資料を置くスペースを十分に確保できるものがおすすめです。デスクの最適な形状やサイズ、個数は、執務スペースのレイアウトにもよるため、オフィスに馴染むものを選ぶと良いでしょう。
幅が100cm〜120cmのデスクは、ゆとりがあり作業しやすい大きさだと言えます。長時間PCを使用する場合、奥行きが60cm以上あると圧迫感がありません。また、昇降式のデスクは、体の負担を減らすことができるため、部分的に導入しても良いでしょう。
キャビネット
キャビネットは、業務で扱う書類や書籍の保管に重宝します。設置場所のレイアウトや保管するものの量に合わせ、少し余裕のある大きさのものを選ぶと良いでしょう。鍵付きや扉付きであれば、重要文書の保管も安心です。
一方、書類の多くを電子で管理している場合は、キャビネットは少数あれば十分でしょう。必要最低限の書類が入れられるものを選び、書類の一時保管などに使うとよいです。
ロッカー
ロッカーは、従業員が個人の荷物を収納するために用います。私物や仕事に関係のないものなどを収納できるため、オフィス環境を綺麗に保ちやすくなります。キャビネットに収まらないものを一時的に収納する場所としても便利です。。
ロッカーごとに高さや幅が異なるため、設置場所や使用目的に応じて適度な大きさのものを選びましょう。オフィスの人数により必要な個数も変わるため、設置できる面積から、ロッカー一個当たりで使える幅と奥行きを事前に割り出しておくと、商品選びがスムーズでしょう。
デスクワゴン
デスクワゴンは袖机として利用し、書類の保管が可能です。引き出しを施錠できるタイプを選べば、機密性も保てます。セキュリティレベルの高い書類や機器を収納する場合は、鍵付きのものを選びましょう。
ラックにキャスターがついたようなサイドワゴンタイプは、必要に応じてオフィス内を移動できるため、頻繁に席移動やレイアウト変更がある場合は便利です。ガタつきが無く衝撃に強いワゴンを選ぶと、幅広い用途で使いやすいでしょう。
パーテーション
オフィスの仕切りとして機能するパーテーションは、スペースを区切って役割を明確化させたい場合や、不用品や一時的に置く荷物を隠したり、視線を遮る目隠しとしても活用できます。
ホワイトボード
ホワイトボードは、誰もが参照できる場所に設置し、周知内容を書いて共有したり、ディスカッション時に複数人で書き込み、コミュニケーションを活発化させたりするのに役立ちます。設置方法や機能により複数のタイプがあり、置く場所によって最適なものを選ぶと良いでしょう。
- 設置方法…移動可能なタイプ、壁掛けタイプ、白い塗料で壁の一部をホワイトボードとして使うタイプなど
- 材質…スチール製、ホーロー製、紙製など
- 機能性…自動消去、プリントアウト、ファイル転送など
オフィスの面積や使用頻度に合わせて、どのタイプにするかを決めると良いでしょう。
ウォーターサーバー
ウォーターサーバーを置くことで、従業員はいつでも気軽に水分補給でき、飲料をオフィスに持ち込む手間が不要になります。
頻繁に水を補給することを考え、ボトル交換がしやすいものを選んだり、冷温兼用機能で使い勝手を良くすると、従業員の満足度も向上するでしょう。
グリーン
グリーンには空気を浄化する効果や癒し効果があり、オフィスに取り入れるだけで雰囲気を和やかにしてくれます。目にも優しいため、疲労軽減効果も期待できます。
導入方法は購入とレンタルの2種類があるため、運用面や費用面で自社に合ったものを選びましょう。
業務効率化におすすめのシステム設備
業務の効率化を実現するシステムも、テクノロジーの進化と共に増えています。導入のための初期費用やランニングコストはかかりますが、人件費の削減や業務スピードアップなど、長期的な視野でコストパフォーマンスを考え、導入を判断することが大切です。
入退室管理システム
入退室管理システムは、いつ、どの部屋に、誰が入ったかを監視できるシステムのことで、セキュリティ向上や勤怠管理に役立ちます。システムによって、暗証番号・ICカード・生体認証など様々な認証方法があり、。
最近では、スマートロックのように既存の扉に設置し、スマートフォンをかざすだけで解錠ができるものなど、手軽なものも増えています。従業員が抵抗なく使えるものを選ぶと良いでしょう。
デジタルサイネージ
デジタルサイネージは液晶パネルのディスプレイに情報を掲載できる設備です。紙に比べ鮮明に読みやすく、動きのあるスライドショーや音声付きの動画も配信でき、注意を惹くことが可能です。社内向けに業務連絡やスケジュールを掲載する以外にも、来訪者向けの案内板としても活用できます。
デジタルサイネージは、ディスプレイの解像度や大きさによって伝えられる情報量や鮮明さが異なり、価格の幅も大きいです。情報発信の頻度や使い道を明確にし、導入するかどうか、導入する場合はどれにするかを判断しましょう。
受付システム
無人で対応できる受付システムを導入すれば、来客対応や窓口業務の負担を減らし、生産性の向上が見込めます。受付に人を割り当てる必要が無くなるため、人件費の削減も可能です。
システムによって、来客の通知をしてくれるものや通話機能を備えているものなどさまざまです。来客の人数や年齢層を考慮した上で検討しましょう。
従業員のモチベーションを上げる設備
オフィス内に設置することで、従業員のモチベーションアップにつながる設備を紹介します。既存のスペースを部分的に改修したり、移転時に新設し、オフィスの快適性を向上させる企業が増えています。
多目的スペース
多目的スペースは、打ち合わせやリフレッシュ、コミュニケーションの場など、様々な用途で使えます。オフィスの中でも比較的自由なデザインが可能なスペースなので、創意工夫のあるデザインで企業のブランド力強化を図ることも可能でしょう。
リフレッシュスペース
リフレッシュスペースは、従業員が自由に休憩したり会話を楽しんだりする空間です。何気ない会話から発想の転換ができたり、リフレッシュの最中に新たなアイデアが浮かぶこともあるかもしれません。
従業員の健康増進を目的に、仮眠室を設置する企業もあります。心身のストレス無く、万全の状態で業務に臨めるよう、福利厚生の一環として導入するのも良いでしょう。
カフェスペース
コーヒーやお茶を飲み一息つけるカフェスペースは、従業員のモチベーションアップにつながります。照明の明るさや雑貨などでおしゃれな空間を演出すると、気分転換の効果が高まるでしょう。
ライブラリ
ビジネス書や自己啓発本、情報誌などを気軽に手に取り、読めるようなライブラリを設置すると、業務中にヒントを得たり、視野を広げられる可能性があります。その他にも、小説や一般雑誌など枠にとらわれないジャンルを扱うのもユニークです。
本の並べ方によって雰囲気を変えられるのも、ライブラリならではです。ディスプレイラックを置き、本を見せるように収納すればモダンな雰囲気に仕上がり、背表紙が見えるように置いて収納すれば、クラシックな雰囲気にもなります。
オフィスから排除すべき設備
オフィスに置いたままにすると、イメージダウンにつながるものも存在します。以下はその一例です。
- 錆びていたりテープで修理した跡が見られるデスク
- 座面の破れたチェア
- 古びた電話やPCモニター
- 汚れの目立つ備品
いずれも見栄えが悪く、来客の目に止まると悪い印象を与えてしまいます。古くなったものは新しいものへ刷新し、使っていないものは処分して、オフィス内に不要なものを溜め込まないようにしましょう。
また、設備とは異なりますがダンボールの山や紙類が散らばっているのも印象がよくないためすぐに片付けましょう。エントランスやオフィスの入口付近など目につく場所に放置されているケースが多いため、注意が必要です。
今回のまとめ
ここまで、オフィスに必要な設備、快適性が上がる設備、オフィスから排除すべき設備について解説してきましたが、企業の働き方やオフィスの課題によって導入すべきものは異なります。今回の記事を参考に、従業員の意見も踏まえながら取り入れると良いでしょう。
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