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コラム 2022.09.26

オフィス・事務所で社内図書館を導入する目的といくつかのメリット


働き方改革の推進によって、福利厚生を見直して過ごしやすい職場環境づくりを進める企業も増えてきました。最近、企業の福利厚生として注目されているのが「社内図書館」です。社内図書館は、企業が本棚と書籍・スペースを用意して、社員ならいつでもそこにある書籍を自由にレンタルできる制度を指します。ここでは、社内図書館を検討されている企業の方に向けて、社内図書館を設置するメリットや設置手順について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所に社内図書館を導入する目的

スマホの普及によって本を読まない人が増えたと言われています。中にはスマホで電子書籍を読んでいる方もいらっしゃいますが、2018年度の世論調査では、2人に1人が1ヶ月に1冊も本を読むことがないと回答しているのです。
しかし、最近では読書の魅力が再注目されるようになり、企業でも社員への福利厚生の一環として社内図書館を設置するところが増えてきました。では、社内図書館はどのような目的で活用されるのでしょうか。

社内図書館の目的

企業が社内図書館を導入する目的は、社員が書籍を読むことでスキルや知識を高め、自分自身の向上を促すことです。読書によって得た知識は、テレビやインターネットで得た知識より深まるという効果があります。
そのため、社内図書館に置かれる書籍の種類は、業務に関する専門書をはじめ、業務の資格取得のため勉強用の書籍や自己啓発本、話題の新刊などが主流です。ただし、企業によってはリフレッシュのために漫画も置いている場合もあります。
また、社内図書館の目的である「能力向上」を細分化していくと、以下のような目的も含まれます。

ボキャブラリーを増やし、文章力を養う

本の中にはたくさんの言葉が出てきます。普段から頻繁に使用する言葉だけでなく、知らない言葉も出てくることが少なくありません。たくさんの言葉に触れることは、ボキャブラリーを増やすのに効果的です。
また、良い文章を目にすることで文章力も養われます。本を読むことで増えたボキャブラリーや文章力は、解りやすく説得力のある文章を書く力にもなります。文章力は、企画書やプレゼン資料・報告書など、様々なビジネス文書において欠かせない要素です。

アウトプットを身に付ける

新しいことに取り組むためには、インプットだけでなくアウトプットも大切です。インプットとは、日本語では「入力」の意味があり、新しい情報や知識を身に付けること。仕事に必要なインプットは、例えば業務に必要な資格取得のための知識や、プレゼンテーションや営業のためのトーク方法などを身に付けることです。
一方、アウトプットは「出力」の意味があり、社会人にとってのアウトプットは身に付けた知識や情報を活かすことを指します。例えばインプットで得た知識を発揮して資格取得することや、顧客との商談やプレゼンテーションでトークの力を実践することなどです。
資格取得を通じた専門知識・スキルや、コミュニケーション力といった社員の能力アップに繋がります。

知識を増やし、教養を身に付ける

本を読むことで新しい知識が身に付き、これまで知らなかった世界を知るきっかけになります。例えば、興味がある事や知りたい事の分野の本を読み進めていくと、新たな知識に行き着くことがあるでしょう。どの業界・業種においても、新しい思想や技術、設備や制度などがしばしば登場するからです。
関連する知識を別分野まで追っていくと視野が広がっていき、様々な業界の知識を深められます。営業やマーケティングなどにおいて大いに役立つ可能性があります。

仕事に役立つノウハウを得る

最近では色々な業種の専門書や、問題解決のためのノウハウが書かれている本も多数出版されています。特に、図やイラスト入りで解りやすく解説している本は、短時間でポイントを掴みやすくなるのです。何かの壁にぶつかった時にも、これらの本を参考にして問題解決の道が開けることも珍しくありません。

想像力を養う

本は登場する風景や登場人物の感情を、文章で表しています。読者は頭の中でそのシーンを想像しながら、文字から登場人物の状況や感情などを読み取るのです。このような行動は、自分と違う立場の他者へ共感をすることでもあります。つまり、社内外の人々の感情や考え方を考察する訓練にもなり、コミュニケーション能力を向上させる効果が期待できるのです。

社内図書館を導入するメリット

読書は考える力を養うのに役立ちます。さらに視野を広げることができ、知識や教養が身に付くことで会話の引き出しが増え、スムーズなコミュニケーションへと繋がるのです。社員の能力が向上することを目的とした社内図書館ですが、さらに以下のようなメリットが期待できます。

社員のモチベーション向上

社内図書館を設置することの大きなメリットの一つに、社員のモチベーションアップが挙げられます。
例えば、仕事で行き詰まったりした時や気持ちを切り替えたい時に、読みたい本を短時間でも集中して読むことで気分がリセットされ、モチベーションを下げずに働けるのです。また、先輩社員が役に立った本を読んで解決方法のヒントが見つかれば、再度仕事へ取り組む意欲が出るでしょう。

生産性の向上

自社の業界に関する雑誌や本を置くことで、業界全体の情報や知識を共有できます。例えば新入社員や初めてこの業界へ転職してきた社員は、業務や社内ルールなど覚えることが多く、業界の知識まで手が回らないことも少なくありません。
そんな場合に備えて、業務を行うにあたり読んでおくべき資料として専門書や書籍を揃えておくと、基礎知識や専門用語などを迅速に調べやすくなります。
チームでプロジェクトを行う場合も同様です。社内図書館に専門書や業務に関する本があると、調べる時間が短縮されるため効率よく知識を得ることができ、それが社内全体の作業効率アップになります。

コミュニケーションの活性化

部署がいくつもあるような会社では、他の部署とのコミュニケーションがなかなか取れないものです。社内図書館を導入して椅子やテーブルを設置すれば、人が集まって新たな交流が生まれます。違う部署でも行きやすい場所へ図書館を設置すると、なお効果的です。
また、社内図書館には業務に関する専門書や業界誌の他に、巷で話題になっている書籍など業務と関係のない分野の本を置くと社員が新しい分野を開拓することができます。例えば、管理職へのおすすめ本コーナーを作ると、一般社員は普段は手に取らない書籍にも興味を持つようになります。それが管理職と一般社員との話題作りとなり、新たなコミュニケーションが生まれることもあるのです。

社内図書館を導入する手順とコツ

社内図書館の導入は様々なメリットが得られることが分かりました。しかし、せっかく社内図書館を導入しても、社員が利用しなければ意味がありません。ここでは、社内図書館の導入手順とコツを解説します。

社内図書館設置の手順

事前に決めておきたい点は、「どのように活用される図書館にするか」と「どのように運用するか」の2点です。それぞれについて解説します。

どのような図書館にしたいのかを決める

まずは図書館の方向性を決めておきます。最も大きな目的が「業務の知識の向上」なのか、「社員同士のコミュニケーション」なのかで置く書籍も変わるからです。
ただし、部屋や予算によっても実現可能な図書館の規模も変わってきます。現在社内で共有している書籍や、部屋・テーブル・椅子・本棚など、図書館で活用できる備品や設備を把握しておきましょう。

運用方法を決める

どのような図書館にするのかが決まったら、運用方法を決めていきます。図書館を設置する部屋、閲覧可能とする本、必要となるテーブル・椅子・本棚などの備品の数をまとめ、不足していれば手配しなければなりません。また、貸出方法や図書館使用時のルール、図書館の管理者なども決める必要があります。

社内図書館を成功させるためのポイント

ここでは、社員が上手く活用できるような社内図書館を作るポイントを解説します。

書籍を準備する際のポイント

図書館にとって書籍はなくてはならないものですが、限られた予算で様々なジャンルの本を用意するのは難しいでしょう。
例えば、書籍を準備する際には業務に関する専門書や資格取得のためのハウツー本、業界誌などの業務に関する書籍は企業側で用意し、その他の小説などのリフレッシュのために読む書籍は、社員に募集をして読まなくなった書籍を持ち寄ってもらう、というのも一つの方法です。予算を抑えるだけでなく、社員同士でおすすめし合うなどコミュニケーションが広がることも期待できます。
また、図書購入費予算をつくる際に社員にどんな書籍が読みたいのかアンケートをするのも効果的です。「自分たちで作る図書館」という意識が生まれれば、積極的に利用するようになるからです。
他にも、書籍を選ぶ際には、難しい専門書や読むのに時間がかかるような内容の場合は、漫画もおすすめです。漫画であれば頭と目で理解することができるので、普段から活字に慣れていない人でもハードルが下がり、図書館が利用しやすくなります。

貸出にはツールを使用する
図書館を運用するには、貸出ルールがなくてはなりません。あまりルールを細かくすると利用する人が少なくなる恐れもありますが、貸出期間と貸出可能冊数は決めておくべきです。例えば、各書籍に番号や色分けをするなど分類をして、図書担当者にチャットやメールなどで知らせるようなシステムにすると、図書館へ行かなくても管理できるでしょう。なお、貸出簿も用意しておくと、本の紛失を避けられます。

アプリを利用する

最近では電子書籍を利用する人が多くなり、それに伴い電子書籍でも様々なジャンルの書籍が読めるようになりました。社内図書館にも、電子書籍アプリを利用できるタブレット端末を用意するという方法もあります。
電子書籍アプリによっては法人向けの読み放題プランを利用できる場合もあるので、運用コストや収納スペースの削減にもなります。また、アプリを利用することで、どの書籍が貸出されているのかがリアルタイムで確認できるので管理が容易になるのです。

今回のまとめ

社内図書館を導入すると、社員は業務に関する知識の他に様々な分野での知識を得ることができるようになります。これらの知識は社員の能力を向上させ、社内コミュニケーションを活発化しやすくなるため、生産性や効率化、仕事への意欲などをアップさせる効果が期待できるので非常に有用です。社内の活性化を目指すにあたり、社内図書館を導入してみてはいかがでしょうか。

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