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コラム 2022.09.22
これからの時代でも更に重要となってくるオフィス・事務所の会議室
新型コロナウイルスの拡大により、リモートワークやオンライン会議を開催する機会が増え、オフィスや事務所の会議室の利用頻度は劇的に減りました。そういった意味では、会議室は今後不要になるのではないかという考えもありますが、むしろこれからの時代、オフィスや事務所の会議室の活用方法が変わり、更に重要性が増すとの予想もあるのです。
今回は、アフターコロナにおけるオフィスや事務所での会議室の重要性と、活用方法についてご紹介します。
オフィス・事務所においてこの先も会議室は重要になってくる
オフィスや事務所の移転を考えている方の中には、会議室を作るか作らないかお悩みの方も多いのではないでしょうか。結論から言うと、オフィスや事務所において、この先も会議室は必要です。ここでは、会議室は必要ないと考えられている理由と、会議室の重要性について解説します。
会議室が必要ないと考えられている理由
近年オフィスや事務所に、会議室は必要ないと考えられている主な理由は、次の3つです。
リモート業務が増え打ち合わせの機会が減った
会議室は主に「顧客や来客との打ち合わせ」「社内の打ち合わせ」などに使われます。しかし、新型コロナウイルス感染症の拡大を防止するためにリモート業務が増え、他社を訪問する機会も減り対面式の会議や打ち合わせを行う機会が減ってきました。
レンタル会議室のほうが安い
オフィスや事務所に会議室を設置するには広いスペースが必要になります。毎月の賃貸料は高く、更には会議室に設置する設備の導入費用やメンテナンス費用も必要です。一方、レンタル会議室はアクセスのよい場所にあることも多く受付業務も依頼でき、必要な時に必要なサイズの会議室を借りられるので費用が安く済みます。
オンライン会議には対面式の会議にはないメリットがある
オンライン会議が注目されている理由は、コスト削減と業務の効率化が図れるからです。具体的なメリットとしては、次のようなものがあります。
1.コロナ対策ができる
対面式の会議は三密になりやすいですが、オンライン会議は自宅からでも出席できるため新型コロナウイルス感染症に感染するリスクが低下します。
2.オンライン上での契約が可能
電子契約書と電子サインを導入すれば、オンライン会議でも契約を締結できるようになります。
3.出張費用を減らせる
移動が必要ないので、今までかかっていた航空チケット代、宿泊代のような出張費用が不要になり、大幅なコスト削減を実現できます。
この先も会議室は重要である理由
上述したようなメリットがあるオンライン会議ですが、この先も会議室が必要であり続ける一番の理由は、オンライン会議には課題が残るからです。オンライン会議の主なデメリットは、次の3つです。
通信環境の整備が必要
Web会議を開催するためには、両者が同じWebシステムを準備しなくてはいけません。Web会議のメリットを十分理解していても、世代によってはITが苦手だったり、企業によっては導入に対して否定的だったりすることもあり、通信環境の設備が整わず開催できないこともあります。
ネット環境に影響される
Web会議は音声が聞こえなくなったり、画像が乱れたりしてしまうことがあります。Web会議システムに不具合が生じたり緊急メンテナンスがあったりすれば、会議を中断せざるを得ません。
コミュニケーションが取りづらい
相手の表情や場の雰囲気が読みづらく、うまくコミュニケーションが取れないとストレスを感じている人もいまだに多いようです。参加者全員が会議についてきているか確認できないため、会議をうまく進行できないという悩みもあります。
アフターコロナにおける会議室の活用方法
リモートワークやオンライン会議を本格的に導入して、オフィスや事務所を縮小化している企業もありますが、会議室はそのままにして違う目的に活用するという選択肢もあります。ここでは、オフィス移転をせずに会議室を活用することをおすすめする理由と、アフターコロナにおける会議室の活用方法を具体的に見ていきましょう。
会議室の活用をおすすめする理由
オフィスを移転し縮小化することで、毎月の賃貸料や光熱費を安くすることができます。しかし、オフィス移転にはデメリットもあるので、会議室はそのままにして別の活用方法を検討するのがおすすめです。主な理由は、次の2つです。
オフィス移転には費用がかかる
オフィスを移転するためには、「引越し費用」「処分費用」「不動産取得費用」「内装工事費用」「ネットワーク工事費用」「原状回復工事費」など、様々な費用が必要です。すべての費用を合わせると数千万円かかることもあります。
業務に支障が出る可能性がある
オフィスを移転する際には、サーバーの移設、インターネット回線工事、パソコンの再設定なども必要です。インターネット環境が整うまで仕事ができなくなり、ネット環境に問題が生じれば業務に支障が出る可能性もあります。
アフターコロナにおける会議室の活用方法
会議室の活用方法には次のようなものがあります。
個人スペース
使わなくなった会議室を執務室にすることで、1人あたりの個人スペースを広くすることが可能です。プライベートなスペースが増えるとストレスが減って業務に集中できるので、労働生産性の向上に役立ちます。
個人スペースを広くするときのポイント：仕事中に他人の視線が気になる人も少なくはありません。スペースを広くするだけでなく、仕事に集中できるようなレイアウトも必要です。
オフィスカフェ
オフィスカフェを設置すると、社員のコミュニケーションが図れ「業務の効率化」「社員の満足度の向上」などが期待できます。設備を整えれば、「休憩室」「ミーティングルーム」「接客室」「Web会議室」など多目的に使うことも可能です。
オフィスカフェを設置するときのポイント：オフィスカフェは、コーヒーマシンのメンテナンスや豆の購入などが必要で、憩いの場のはずが一部の社員に負担がかかることもあります。飲み物の提供方法は、「自動販売機の設置」や「業者に委託する」などもあるので、予算を考慮し自社にあった方法を選ぶことが大切です。
仮眠室
脳は筋肉や内臓などと同様に、長時間酷使すれば疲労が貯まります。脳疲労の状態になると集中力が落ちるので、労働生産性も下がってしまいかねません。仮眠には疲労回復とリフレッシュ効果があるので、脳の疲労回復に大変効果的です。生産効率を上げるために、仮眠室を導入する企業も増えています。
仮眠室を設置するときのポイント：リフレッシュや疲労回復には、長時間寝るより集中したい時に15～20分間の短い仮眠をとるほうが効果的といわれています。仮眠室を最大限に活用するためにはアラームを設置し、社員が平等に使えるよう予約制にしたりルールを決めたりすることも重要です。
また、常時50人以上もしくは常時女性30人以上の労働者がいる場合は、仮眠室は男女別にしなくてはいけません。詳しくは、「労働安全衛生規則 第三編 第六章 休養」をご確認ください。
アフターコロナでも会議室が必要になる理由とは？
アフターコロナでも会議室が必要な理由は、会議室があることで生じるメリットがあるからです。ここでは、会議室を設置しておくメリットとアフターコロナに会議室を設置する際のポイントについて解説します。
会議室を設置しておくメリット
アフターコロナも、引き続き会議室を設置しておく主なメリットは、次の4つです。
参加者が参加方法を選択できる
「対面式の会議」と「オンライン会議」にはそれぞれメリットとデメリットがあるので、今後は対面式とオンラインを組み合わせたハイブリッド型の会議が主流になると考えられます。より多くのビジネスチャンスを得るためには、顧客や取引先の企業が選べるように会議室は用意しておいたほうが良いでしょう。
ブランディング効果を期待できる
会社のコンセプトに基づいた内装にすることで、ブランディング効果も期待できます。また、社外の方をお招きする会議室は会社の顔ともいえる特別な空間のため、内装にこだわることで相手に敬意と誠意を表すのにも効果的です。
情報が漏洩するリスクを防げる
オンライン会議はコストが削減できるという点で高く注目されていますが、不正にアクセスされたり、出席者がカフェやコワーキングスペースを利用したりすることで、情報が漏洩する可能性があります。セキュリティの面からいえば、オンラインよりも対面式の会議のほうが安心して会議を開催できるのです。
オンライン会議を開催する際は、デバイスにパスコードロックを設定する、ハードディスクを暗号化する、パソコンが盗まれないようにワイヤーで固定するなどの対策が必要です。
優秀な人材を確保しやすい
必要最低限のスペースしかないコンパクトな職場より、設備が整い広いオフィスのほうが快適に過ごせます。少子高齢化で今後は求職者が企業を選べるようになり、労働環境を重視して選ぶ人も増えるでしょう。労働環境が整っていることは、優秀な人材の確保にもつながるのです。また採用時期には会議室を面接会場としても使えます。
アフターコロナに会議室を設置する際のポイント
アフターコロナに会議室を設置する際に重要になるポイントは、次の4つです。
感染症対策を行う
感染を防ぐために、引き続きマスクや手洗いの実施、密接を回避できる適切な配置、こまめな換気が必要です。
機能性を高める
今まで会議室としてだけ使っていた場所でも、機能性を高めれば「接客」「Web会議の開催」「セミナーの開催」もできるようになります。多目的に利用するためには、重ねて収納ができたり、キャスター付きでレイアウトチェンジがしやすかったりするオフィス家具がおすすめです。
防音対策を行う
機密情報の漏洩を防ぐために、防音対策も必要です。防音工事は壁と床に行いますが、それぞれにかかる費用相場は次の通りです。
・壁の内側に防音材を入れる工事：約18～25万円
・床材の下に遮音材を入れる工事：約30～80万円
防音パネルや防音カーペットを利用して防音対策をすれば、費用を安くすることができます。会議室を多目的に使うためには、必要に応じてブースやパーテーションを設置するのがおすすめです。
業者を慎重に選ぶ
会議室をブランディングの目的に活用するためには、会社のコンセプトを理解している業者に内装を依頼することが重要になります。
今回のまとめ
新型コロナウイルス感染症の拡大でリモートワークとオンライン会議のメリットが注目され、本格的に導入し始めている企業が増えています。しかし、リモートワークやオンライン会議にはデメリットがあり課題も残っていますから、これからの時代でも会議室は重要であり続けるでしょう。
オフィス移転には莫大な費用がかかることもありますから、会議室を所有している企業の方はこの記事を参考にしていただき、アフターコロナにおいては会議室の活用方法をご検討してみてはいかがでしょうか。
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