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コラム 2022.03.09
賃貸オフィス・事務所で起こりやすい近隣トラブルとは？
賃貸オフィスや事務所では、周辺の入居者や地域住民と良い関係を築くことが重要です。トラブルが起きて深刻化すれば、業務に支障をきたしかねません。そこで今回は、賃貸オフィス・事務所で起こりやすい近隣トラブルを紹介します。円滑な業務を行うためにも、地域社会と良好な関係を構築するためにも、ぜひ参考にしてください。
【目次】
1.よくある近隣トラブル①駐車
2.よくある近隣トラブル②騒音
3.よくある近隣トラブル③共用部分の使用方法
4.よくある近隣トラブル④ゴミ
5.賃貸オフィスで近隣トラブルが起きた時の対処法
6.賃貸オフィスでできる近隣トラブル対策
7.今回のまとめ
よくある近隣トラブル①駐車
賃貸オフィスや事務所では、駐車場や無断駐車に関するトラブルに注意が必要です。都心部のオフィスビルに入居している場合、自社の社員・従業員が公共交通機関で通勤しており駐車場契約をしていないケースも多いでしょう。
しかし、取引先や来客の無断駐車・路上駐車などが、同物件内の別の入居者や近隣住民の邪魔になり、トラブルに繋がってしまうことは珍しくありません。また、郊外の賃貸オフィスで他業者と駐車場をシェアしている場合などは、間違った駐車や関係者による無断駐車などがトラブルとなる事態もあり得るでしょう。駐車場では、駐車の仕方や騒音といった駐車マナーに関することもトラブルの原因として挙げられます。マナー違反が常態化すると深刻なクレームに発展するケースも想定できます。
駐車場の利用マナーを守らない利用者に腹を立てた近隣の入居者・地域住民が、独断で貼り紙や通報などをして関係が悪化することもあるため、駐車マナーには十分気をつけましょう。
よくある近隣トラブル②騒音
賃貸オフィスや事務所では、業務の中で生じる声や音がトラブルに繋がることもあります。特に製造業では機械の動作音、運送業者なら荷物の上げ下ろしに伴う音や車の走行音、教育関連の事業では人の話し声やレッスンに使用する音楽・演奏などがどうしても発生します。そもそも、どんな業種・業態であっても、話し声やドアの開閉などの生活音は日常的に発生するものです。業務を行う以上、完全に音を抑えることはできないので、近隣の入居者・住民の許容範囲によっては騒音と取られかねません。
音の質やボリュームに対する許容度は人によって異なり、いつどんな大きさの何の音をうるさいと感じるのかは人それぞれです。そのため、騒音問題は対策や予防が難しい近隣トラブルと言えるでしょう。
よくある近隣トラブル③共用部分の使用方法
賃貸オフィス・事務所がビルに入居している場合、複数の入居者とさまざまなスペースを共用します。共用スペースを使う中で近隣事務所のマナーに不満を感じ、管理会社などにクレームを訴えるケースも散見されます。オフィス物件の主な共用スペースと、想定されるトラブル原因について解説します。
エントランス
エントランスは、オフィスが入居するビルなどの出入口部分です。広さは物件によりさまざまですが、郵便受け・受付などがあるほか、エレベーターホールをかねている物件もあります。エントランスは来客も必ず通る場所で、清潔さを求める事業者も多く、管理不十分で郵便物が郵便受けから溢れていたりするとクレームにつながることもあるでしょう。
廊下・階段
廊下や階段では、備品や持ち物を無断で置いてしまうなどし、クレームから近隣トラブルに繋がるケースが見受けられます。廊下・ホールなどが広い賃貸オフィス物件に入居すると、事務所内で置ききれない物を、つい一時置き場として使ってしまう場合があるかもしれません。
しかし、通行の妨げや景観の悪化と見られることがあるだけでなく、荷物の放置はそもそも賃貸契約上で禁じられている可能性が高い行為です。良かれと思って観葉植物を置いたり、自転車置き場がないためにやむを得ず共用スペースに勝手に止めたりすることもトラブルにつながる場合があります。
エレベーター
エレベーターは通常の使い方をしていればトラブルのもとになるようなことは起きなさそうですが、エレベーターでのマナーの悪さが、知らないうちに近隣の入居者の心証を悪くしている可能性もあるでしょう。
上述した4点以外にも、後で詳しくお伝えするゴミ捨て場もトラブルの原因が潜む共用スペースです。賃貸オフィス・事務所はそもそも契約に則して利用をしなければなりません。共用スペースの使い方を誤ると、近隣トラブルだけではなく、規約違反となる場合も考えられるので、十分な対策が必要です。
反対に、日頃の態度やマナーが良ければ、気持ちの良い賃貸契約を継続できるのはもちろん、万が一トラブルが発生した場合でも、深刻にならずに済むこともあります。近隣トラブル予防策については、後ほど詳しく解説します。
よくある近隣トラブル④ゴミ
先述した共用スペースの利用マナーにも共通していますが、賃貸オフィス・事務所のゴミ捨てマナーは、近隣トラブルに繋がりやすい要注意事項と言えるでしょう。ゴミ捨てに関するルール・スケジュールは各賃貸オフィスビルなどによって異なるので、まずはルールを把握しオフィスに所属する従業員・スタッフ全体で規範を守ることがたいへん重要です。
しかし、幅広い業種のさまざまな事業者が入居しているビルなどでは、ゴミ捨てマナーを守らず、景観を損ねたり悪臭を発生させたりする入居者がおり、トラブルに発展するケースもあり得ます。自らのオフィスがゴミ捨てルールを守っている事業者にとっては、守らない事務所や事務所スタッフなどを見かけると余計に怒りを感じ問題が深刻になりがちです。
賃貸オフィスで近隣トラブルが起きた時の対処法
賃貸オフィス・事務所ではできる限り近隣トラブルを避けたいところですが、どうしてもトラブルが起きてしまうこともあるでしょう。ここでは、賃貸オフィスで近隣トラブルが生じた場合の対処方法を解説します。
管理会社に報告と相談
賃貸オフィス・事務所で起きた近隣トラブルは、ビルやオフィスを管理している管理会社に相談するのが解決への近道です。管理会社は近隣トラブルについての経験やノウハウも蓄積しています。具体的なアドバイスをしてくれたり、間に入って問題解決のために動いてくれたり、何かと頼りになるでしょう。管理会社を頼ることで、自力で改善できなかったトラブルを善処できるケースは少なくありません。
緊急性があれば警察や弁護士への相談もあり
賃貸オフィス物件内や周辺でトラブルが起きた場合で、万が一犯罪につながるような身の危険が感じられた時には、警察や警備会社への通報も考えましょう。
むやみに通報すれば、後々の近隣との関係に悪影響が及ぶ恐れもありますが、緊急を要する場合には身の安全を第一に考える必要があります。
また、近隣トラブルが深刻になり法的対処をした方がいい場合には、弁護士への相談も検討しましょう。いずれにしても、まずは管理会社への相談が先決です。当事者間で直接解決しようとして、問題が長引くケースもあります。
賃貸オフィスでできる近隣トラブル対策
賃貸オフィスで近隣トラブルに巻き込まれないためには、あらかじめできる範囲で対策をしておくと良いでしょう。ここでは、賃貸オフィス・事務所の近隣トラブル予防に効果的な対策を紹介します。
管理会社にマナー・ルールの啓蒙を依頼
賃貸オフィス・事務所を管理している管理会社・不動産会社に対し、オフィスビルやオフィス周辺における入居者共通ルールを策定し、掲示や通達をしてもらえるよう相談してみましょう。ゴミ出しや共用スペースの使用方法・マナーに関して、わかりやすく掲示してあることで入居者に意識づけをすることが可能です。ゴミ出しルールの無視・大声での会話・廊下への備品放置などは、このような掲示物に禁止事項として明記されているだけでも抑止力になり得ます。
一方で、勝手に貼り紙などをすると新たなトラブルに繋がる場合もあるので、実施の希望があれば、やはり管理会社に相談されることをおすすめします。
物件利用のルールを社内で周知徹底
オフィスや事務所に所属する社員・従業員の中で一人でもマナー違反をすれば、近隣の事業者や住民とのトラブルに発展しかねません。そうなる前に、賃貸契約上のルール・禁忌については社内で共有し、自社でできることを決めるなど、全員で近隣との関係を良好に築くための工夫をすると良いでしょう。
また、賃貸契約上明らかになっていない、社会通念上のルールも、社内でおさらいしておくことをおすすめします。例えばエレベーターでは、最初に乗り込んだ人が操作パネルの前に立ち、周囲の状況を見ながらボタン操作をすることや、エレベーター内で食べ物や香水などの強いにおいをさせないこと、大きな声で話さないことなど、一般的なエレベーター内でのルールを社内で啓蒙することも良い対策となります。
日頃から近隣とのコミュニケーションを図る
日頃から良好な関係があれば、近隣トラブルは起きにくいものです。挨拶や清掃などを通じて、近隣のオフィスや地域住民と適度にコミュニケーションを図っておくことで、万が一トラブルが起きても解決しやすくなることもあります。何より、近隣の事業者・住民と良好な関係を築いていけば、トラブル予防はもちろん、社員の民度を高め、引いては業務に対する集中力や効率の引き上げに繋げることもできるでしょう。
今回のまとめ
賃貸オフィス・事務所には、駐車・騒音・共用スペースの使い方・ゴミ出しなど、近隣トラブルのタネが潜んでいます。しかし、心がけや対策によって、ある程度トラブル予防をすることは可能ですし、近隣との関係を良好に保っておけば、万一トラブルになっても、解決しやすくなるでしょう。
もしトラブルが起きたら無理をして当事者間で解決しようとせず、オフィスの管理会社に仲裁を依頼されることをおすすめします。そのため、賃貸オフィスを決める際には、信頼できる管理会社の管理物件かどうかの見きわめも重要なポイントとなるでしょう。
