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オフィスを移転するときには、さまざまな業者にお世話になります。なかでも重要な業者が、不動産の仲介業者、入居先の内装を施工する工事業者、そして、移転作業を依頼する引越業者です。これらの業者は、移転の中でどのような役割を果たし、選ぶ際にはどのようなポイントに気をつけたら良いのかを紹介しましょう。

【目次】
1.オフィス移転に依頼が必要な業者とは
2.仲介業者の役割と選び方
3.内装工事業者の役割と選び方
4.引越業者の役割と選び方
5.移転業務を代行してくれる業者も
6.今回のまとめ

オフィス移転に依頼が必要な業者とは

オフィス移転の際に仕事を依頼しなければならない業者を、細かく挙げればかなりの数にのぼります。たとえば、引っ越しだけを取り上げても、運送業者だけでなく不用品の処分業者や、移転先でのデスクなどを調達するために事務機器販売業者、電気工事や電話工事などの施工業者への依頼も必要です。しかし、こうした業者は下請けとなっていることも多く、すべてを自分たちで直接依頼するわけではありません。引越業者などから紹介されることもあります。
一方で、自分たちでしっかり確認して依頼しなければならない業者もあります。それが「不動産仲介業者」「内装工事業者」「引越業者」の3つです。仲介業者は、賃貸物件を紹介し、貸主と借主の間に入って手続きを進めていく業者ですが、業者によって得意分野があり、どこを選んでも同じというわけではありません。内装工事業者もそれぞれ、デザインに強い業者、コストを抑えられる業者などと特徴があり、引越業者もそれぞれ独自のサービスを展開しています。
これらの3つの業者については、よく調べて依頼しなければ、費用が膨らんでしまったり、移転先のオフィスに満足できなかったりと残念な結果に終わりかねません。そんなことにならないよう、仲介業者と内装工事業者、引越業者の役割を理解し、選ぶ際のポイントを押さえておきましょう。

仲介業者の役割と選び方

仲介業者は、不動産の売買や賃貸契約の際、売主と買主、貸主と借主の間に入って交渉や契約を進める役割を担っています。賃貸事務所・オフィスを探すときは、通常、仲介業者に紹介を依頼し、希望に近い物件が見つかったときは内見にも立ち合ってもらい、貸主側との交渉や契約の手続きも進めてもらいます。家を買ったり、借りたりした経験がある人は、家探しを仲介業者に依頼したことがあると思いますが、一般の住宅とオフィスでは専門が分かれているため、多くの場合、事務所・店舗専門の仲介業者を選びます。
知り合いに仲介業者がいて、「いい物件がないか聞いてみる」ということもあると思いますが、その知り合いが事務所・オフィス物件の事情に詳しいのか、事前によく確かめておくことは大切です。できれば、不動産取引の実績などを調べ、事業用物件を専門に扱い、開設予定のエリアの事情に詳しいかどうかを調べて、業者を選ぶのがベストです。どんな仲介業者にも、得意分野があり、得意分野に関しては他社が知らない物件情報を持ち、交渉にも長けていることがあります。自分たちの事業内容や目的にあった移転を成功させるには、まず信頼の置ける仲介業者を選ぶことが重要です。

内装工事業者の役割と選び方

賃貸事務所・オフィスの場合、通常は室内に天井板も壁紙もない状態で貸し出されます。そこから、いかに魅力的で働きやすいオフィスに仕上げるか、内装工事業者のデザイン力と技術力が問われます。今は、ホームページでオフィスの雰囲気も簡単に紹介できますから、来訪者にとって魅力的に映るかどうかは重要です。ホームページを見て「暗い雰囲気だな」というイメージを与えてしまうようだと、会社のイメージも大きく損なわれてしまいます。また、明るい雰囲気で動きやすいレイアウトは働く人のモチベーションを高め、職場が活性化します。業績も向上することでしょう。
それだけ重要な内装工事業者選びですが、内装工事業者といっても、大きく分けて3つあります。それは「内装専門業者」「工務店」「設計事務所」の3つです。内装専門業者は、文字通り内装工事を専門に行っている業者です。内装工事の実績や経験も豊富で、デザインから設計、施工まで一貫して対応してくれます。相談時の担当者が最後まで変わらないという業者もあり、そうした点は「担当者同士で話が伝わっていなかった」というトラブルの心配はありません。また、デザインや設計、工事を別々の業者に依頼したときに比べ、コストを抑えられる可能性があります。
これに対して工務店は、普通の住宅建設やリフォームなど幅広く工事を請け負う業者をいい、内装工事も手がけています。デザインや設計も行っている工務店であれば、内装専門業者と同じように、すべてを任せることでコストの抑制を図れます。ただ、内装工事ができるといっても、どれほどの実績があるのか分からないので注意が必要です。なかには、事務所の内装よりも一般住宅の建設・リフォームのほうが得意だという工務店もあります。大きな工務店であれば、内装工事専門の部署を設けているところもありますから、内装専門業者と一概に比較はできません。ホームページなどを見たり、実際に話を聞いたりして実績を確認することが大切です。
設計事務所は、基本的にデザインや設計のみを行い、工事は工務店や内装専門業者に依頼することになります。ただし、工事部門がある大きな事務所や、施工業者と連携している事務所もあります。特徴は、内装専門業者や工務店に比べて、オリジナリティの高いデザインや設計をしてもらえる点です。特にデザインにこだわりたいという場合は、設計事務所に依頼するといいでしょう。ただし、気をつけたいのは費用です。デザイン・設計と工事を分けて発注すると、どうしても費用が高くなりがちです。しかも、オリジナリティの高いデザインにすると、材料費などが高くついてしまい、工事費用全体が膨らむことがあります。デザインの見栄えばかりに目が向くと、使い勝手が悪く、メンテナンスに手間と費用がかかることもあります。個性を重視して、要望や注文を出しすぎると、かえって働きにくい職場になることがあるため、気をつけましょう。
内装専門業者、工務店、設計業者にはそれぞれ特徴があり、業者それぞれに得意分野があります。まずは、内装工事の実績が豊富な業者を数社選び、その中からデザイン力や価格などを比較して依頼先を決めるといいでしょう。

引越業者の役割と選び方

引越業者も仲介業者や内装工事業者と同様、専門分野や得意分野があります。一般家庭の引っ越しの経験が豊富なら、オフィスの引っ越しもできるだろうと思うかもしれませんが、企業には顧客情報など重要な書類などがありますし、パソコンなど数多くの精密機器があります。やはり、企業の引越に関わった経験の豊富な引越業者を選ぶことが理想でしょう。
ただし、企業の引越に関わった経験があるといっても、規模や業種も重要です。大企業の移転を手がけた経験があるのか、コンピューターのサーバーなど専門知識が必要な精密機器を扱ったことがあるのか、確認すべき点はいくつもあります。古い設備の処分もしてもらえるのか、機密文書の処分はしっかりやってもらえるのか、オフィスのレイアウトの提案はしてもらえるのかなど移転する側にも事情があり、ニーズはさまざまです。自分たちの会社の規模や、移転に関する要望などに合わせて、引越業者を選ぶことが大切です。
引越業者を選ぶときは数社から見積もりを取って検討しますが、見積もりで見るポイントは価格だけではありません。むしろ、どのようなプランを立案するかのほうが重要です。具体的にはどのような段取りで、オフィスの荷物を搬出・搬入するかです。
オフィスには、多くのデスクや椅子、ロッカーがあり、取り扱いに注意が必要な精密機械や重要書類もあります。これを問題なく効率的に搬出・搬入するには、綿密な計画が必要です。見積もり段階で具体的なプランを作成してもらうことはできませんが、どのように計画を立てていくのか説明を求めましょう。具体的に計画の立て方や方針、大まかなスケジュールなどを説明してもらえるのなら、計画の立案力が高いとみていいでしょう。逆にあいまいな返事しか返ってこないようなら、依頼は見送ったほうがいいかもしれません。
また、オフィスのレイアウトの作成やオフィスのネットワーク工事、不用品の処分などもやってもらえるかも聞いてみましょう。こうした作業も一括して行ってもらえれば、費用を抑えられるかもしれません。最近は、引越業者もさまざまなオプションをつけています。見積もりの際は、プランにどのような作業が含まれているのか、オプションとしてどのようなサービスがあるのかについても確認しておくと、他社との比較・検討がしやすくなります。

移転業務を代行してくれる業者も

オフィス移転が決まると、通常は総務担当者が移転プロジェクトの責任者となって、準備を進めていくものですが、移転準備というのはかなりタイトな業務です。通常業務をしながら、なかなかスムーズにこなせるものではありません。移転プロジェクトに明るい社員がいないときや、人手不足で人員を割けないときは、移転業務を代行してくれる業者に依頼することを検討してはどうでしょうか。
大手引越業者であれば、移転プロジェクトの代行を含めて移転業務を請け負うプランを設けているところがありますし、不動産仲介業者の中にも移転プロジェクトの代行を請け負っている業者があります。経営戦略の一環として移転を捉えているのなら、移転プロジェクトを専門にしている経営コンサルタント会社もあります。移転に関わる業務に精通していない限り、移転作業はどうしても手探りの部分がでてきます。思い切って専門家に任せてしまったほうが、思いどおりの移転ができるかもしれません。

今回のまとめ

移転業務は多くの人にとって、不動産仲介業者、内装工事業者、引越業者と日頃の付き合いが乏しい業者との折衝の連続になります。それだけに業者選びは慎重に行い、自分たちの移転の目的を達成するのに最適で、信頼できる業者を探しましょう。そのためには、移転の目的、方針、予算を明確にしておくことも重要です。そして、専門家の意見によく耳を傾け、しっかりとしたスケジュールを立てて臨みましょう。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業です。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めています。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者様は、お気軽にお問い合わせください。