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コラム 2022.01.25

賃貸事務所・オフィスの入居審査に必要な書類と手続きの流れ


賃貸事務所・オフィスにおいても、賃借にあたっては入居審査が行われます。もちろん、審査に通過できなければ、せっかく探し出した理想の事務所であっても入居は叶いません。審査を通過するためにはいくつかの基準もありますが、最低限の要件として必要書類の提示が挙げられます。今回は、そんな賃貸事務所の入居審査に欠かせない必要書類と手続きの流れについて解説いたします。ほかにも、気になる入居審査の基準・ポイントなどにも触れておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

【目次】
1.賃貸事務所・オフィスの入居審査に必要な書類
2.賃貸事務所・オフィスの入居審査の手続きの流れ
3.賃貸事務所・オフィスの入居審査のポイント
4.賃貸事務所・オフィスの審査通過後の手続き
5.賃貸事務所・オフィスの入居にかかる費用
6.今回のまとめ

賃貸事務所・オフィスの入居審査に必要な書類

賃貸事務所の入居審査で求められる書類は不動産会社によっても異なりますが、法人であるか個人であるかといった企業の性質でとりわけ変化します。ここでは、それぞれの場合における、一般的に入居審査で必要とされる書類を見ていきましょう。

法人の場合

法人の入居審査で必要になる書類には、主に下記が挙げられます。
・法人登記簿謄本
・決算報告書(直近のもので3期分)
・会社案内(企業のHPやパンフレット)
・連帯保証人の身分証明書
・連帯保証人の収入証明書(源泉徴収票や確定申告書など)

個人の場合

個人の入居審査で主に必要になる書類は下記です。
・事業計画書
・契約者の身分証明書
・契約者の収入証明書
・連帯保証人がいる場合、その身分証明書と収入証明書

賃貸事務所・オフィスの入居審査の手続きの流れ

入居審査に至るには、まずお気に入りの賃貸事務所物件を見つけなければいけません。ただ、物件を見つけるにあたっても様々な段取りが存在します。具体的に、どのような手順を経て入居審査に移ることになるのでしょうか?ここでは、賃貸事務所の入居審査までの手続きについてご紹介します。

希望条件をまとめる

スムーズに物件を見つけるためには、事前に希望条件をまとめておくことが得策です。希望する築年数・立地・坪単価・面積・その他条件をまとめておくことで、それを足掛かりにして希望に近い物件をピンポイントで探せます。ただし、全ての希望条件を一致させることは難しいので、順位付けを行い優先させるべき条件を決めておくことも重要です。

相談・物件探し

希望条件が整ったあとには、それをもとに物件探しを行います。物件探しの方法には、不動産会社に直接出向いて担当者に相談する方法と、インターネットを利用して独自に調べる方法があります。直接相談を行う方法ならば未公開の物件情報にもリーチでき、インターネットならば任意の条件で手早く物件情報を入手することができます。

物件の内見・決定

条件に一致する物件が見つかったら、実際に足を運んで外観や設備などを確認します。細かな部分は、やはり直接目にしなければ把握できません。また、この際には周辺環境をしっかり確認しておくことも大切です。例えば、ほかのテナントの雰囲気の良し悪しは確認しておくほうが良いでしょう。雰囲気が悪い場合には、仮に入居できても後々トラブルが発生する可能性が高くなってしまいます。

申し込み・入居審査

内見に問題がなかった場合には、物件の入居申し込みを行います。必要書類を提出することで申し込みが完了し、それらの書類を貸主・管理会社が確認することで入居審査が開始されます。なお、入居審査の結果が出るまでには、3日〜1週間ほどの期間がかかるのが一般的です。

賃貸事務所・オフィスの入居審査のポイント

入居審査では、特に注目される審査の基準となるポイントが存在します。基準は貸主によって異なりますが、それらのポイントを把握して対策を講じることで、ある程度審査の合格率を上げることが可能です。以下で、入居審査のポイントとなる箇所をしっかり把握しておきましょう。

企業の信用性

企業の信用性は、入居審査で最も重要視されるポイントです。なお、信用性は企業の業種や実績をはじめ、具体的な事業内容・設立年数・利益・損益などのあらゆる情報を加味した上で、貸主側が独自に点数として表します。また、これらの情報は手続きで提出した書類のほか、帝国データバンクに保管されるデータから収集されることが多いようです。

企業の将来性

企業の将来性は法人の場合でも加味されるポイントですが、個人でこれから事業を始める企業であれば特に求められる箇所になります。個人企業の場合は事業の実績や実態が見えにくいため、将来性があるかどうかで判断しなければなりません。そして、そこでさらに重要になってくるのが事業計画書です。貸主側からすれば事業計画書が主な判断材料となるため、事業内容・サービスの強み・マーケティング戦略・その他の計画を詳細かつ分かりやすく記載することが企業の将来性アップに繋がると言えます。

事業の業種

事業の業種が賃貸事務所の用途に適しているかどうかという点も、審査の基準となる部分です。業種によっては、来客数が多かったり騒音や臭いが発生したりして、クレームの入りやすさが異なってきます。トラブル防止の観点からも、事業の業種は厳しくチェックされることが多いようです。

決算報告書

決算報告書に記載される、企業の利益や損益も審査に大きく影響します。ここで見られるのは、主に家賃等の企業の支払い能力です。仮に、利益が少なく損益が多いといった場合、事業の安定性が疑われてしまいます。そうなれば、当然企業の支払い能力が見込めないという判断に至り、審査に通過することはできないでしょう。

連帯保証人の支払い能力

企業の支払い能力が求められれば、やはり連帯保証人の支払い能力も求められるポイントとなります。なお、企業と同様に、家賃等の支払いが行えるだけの収入と安定性があるかどうかが見定められます。必要に応じて、具体的な月収や貯蓄額の確認が行われることもあるようです。

賃貸事務所・オフィスの審査通過後の手続き

仮に、入居審査に通過しても、すぐに賃貸事務所に入居できるわけではありません。そのあとにも、多くの手続きが待っているのです。ここでは、入居審査に通過したあとの手続きの流れをご紹介します。

現場調査

内装業者とともに事務所に足を運び、現場調査を行います。現場調査では、入居後すぐに内装工事に取り掛かれるよう、内装のレイアウトや費用の確認・相談をします。また、可能であれば必要になる機器や什器のリストアップ、電話やインターネット回線工事の発注先、行政手続き等の段取り確認も併せて行っておくと良いでしょう。

契約

事前準備が整ったら、重要事項の説明を受けて賃貸借契約を結びます。なお、その際の必要書類として、法人登記簿謄本・印鑑証明のほか、連帯保証人の身分証明書・印鑑証明などが求められます。そして、契約書を提出したあとに敷金・保証金や礼金、前家賃等を支払うことで契約成立となります。

入居・内装工事

契約成立を経たのち、入居予定日に鍵の引渡しがなされて入居開始となります。同時に、事前に計画していた内装工事や必要什器・回線工事の発注、各種手続きに取り掛かる形になります。入居が開始されてもやるべきことは数多く存在するため、計画的に取り組むことが大切です。

賃貸事務所・オフィスの入居にかかる費用

賃貸事務所の入居には、手続きだけでなく相応の費用が必要になります。ここでは、主な項目とそれぞれの費用の目安をご紹介します。

敷金・礼金・前家賃

敷金は債務の担保として、礼金はお礼の意として、前家賃は家賃を前もって支払うための費用です。なお、礼金が発生するのは、個人が管理する小規模な物件がほとんどとなります。また、物件によっては、敷金ではなく保証金という名目の場合があります。それぞれの費用は、敷金が賃料の6〜12ヶ月分・礼金が賃料の1〜2ヶ月分・前家賃は入居日を考慮した賃料1〜2ヶ月分の費用が目安です。

仲介手数料

仲介手数料は、物件の紹介から入居までの補助を担ってくれた不動産会社に支払う費用です。なお、仲介手数料の上限は宅建業法で定められており、賃料の1ヶ月分までの範囲で支払う形になります。

保証委託料

連帯保証人の代わりに保証会社を利用した場合には、保証委託料が必要になります。支払う費用は、賃料の半月分から1ヶ月分が目安です。ちなみに、保証会社を利用することで敷金の費用を抑えることもできます。

火災保険料

賃貸事務所の入居の際には、火災保険への加入も行います。費用は物件の規模やプランによって異なりますが、概ね年間1〜2万円ほどとなります。

内装工事

内装工事は、入居にあたって最もかかる費用です。具体的な費用は規模やレイアウトによっても大きく変わりますが、インフラ整備を含めた内装工事の費用は1坪あたり10〜30万円が相場となっています。この費用以外にも、什器の購入費や設置費なども必要です。また、移転の場合であれば、移転前の物件の原状回復費や引越し費用もかかります。

今回のまとめ

賃貸事務所の入居審査では、法人登記簿謄本や決算報告書などの書類の準備が必要です。それらの必要書類を適切に提示できない場合、審査に影響を及ぼすこともあります。また、入居審査の基準として、企業の信用性といった部分が特に重要視されています。入居審査に臨む際にはこういった点を押さえつつ、手続きに不備が生じないよう入念な準備を心がけましょう。