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コラム 2022.01.26
賃貸事務所・オフィスの仲介会社に相談する前にチェックすべきポイント
賃貸事務所・オフィスを探す場合、仲介会社に相談を行うのが基本です。ただ、仲介会社に相談を行う前には、いくつかの確認すべきチェックポイントが存在します。これらの確認を怠れば、スムーズに手続きを進行できなかったり、物件選びで失敗をしてしまったりする可能性があるのです。では、具体的にどんなポイントを確認しておくべきなのでしょうか？
今回は、賃貸事務所・オフィスの仲介会社に相談する前にチェックすべきポイントについて解説いたします。ぜひ最後までご覧ください。
【目次】
1.賃貸事務所・オフィスを探す目的
2.物件の希望条件
3.賃貸事務所・オフィスの仲介会社の選び方
4.物件の内見時のチェックポイント
5.賃貸事務所・オフィスの契約に必要となる書類
6.今回のまとめ
賃貸事務所・オフィスを探す目的
賃貸事務所を探す目的が明確でなければ、どのような物件を探すべきなのかが分からなくなってしまいます。対象の物件を絞り探しやすくするためにも、例えば次のような目的を持つことが重要です。
生産性を上げる
事業の生産性を上げたいと考える場合、業務の効率化や従業員間のコミュニケーション活性化などが求められます。業務の効率化ならば、より広い事務所を選ぶようにするのが良いでしょう。空間が広くなることで移動が快適になったり集中しやすくなったりして、結果的に従業員のストレスが低減し業務の効率化に繋がります。また、コミュニケーションの活性化ならば、休息スペースが十分に確保できて共用スペースが綺麗に管理されている物件が望ましくなるでしょう。リラックスできる空間があることで、コミュニケーションは促進されます。
企業のブランド性を高める
企業のブランド性は、事務所の立地や内装などで高められます。例えば、あまり認知されていない土地に構える事務所よりも、ビジネス街の一等地として知られる土地に立地する事務所のほうが客観的な信用度は高くなるでしょう。内装においては、独創的な仕上がりや働きやすさを追求した仕上がりにすることで、企業の独自性が強くなりブランド性アップに期待できます。企業のブランド性を高めることは利益増加だけでなく、優秀な人材確保にも繋がります。
物件の希望条件
仲介会社に相談をする前に、希望する物件の条件をまとめておくことも重要です。実際に相談を行った際に的確に物件情報が共有され、スムーズに手続きを進められるようになります。なお、物件の条件としては主に次のものが挙げられます。
立地
物件ごとに、都心部・駅近・郊外など立地条件は異なります。そして、そんな物件の立地は事業の利益や効率に大きく影響してくるのです。例えば、都心部や駅近ならば交通の利便性が高く、顧客の来訪のしやすさや従業員の営業のしやすさに繋がります。その結果、利益や業務効率のアップにも期待できるでしょう。
一方の郊外の場合は、交通の利便性こそ悪くなりますが、周囲に競合となる企業が少なく自社の認知に繋げることができます。業種による相性もあると言えるため、それを踏まえた上で適切な立地を決めておくことが大切です。
室内の広さ
室内の最低限の広さは法律によって、1人あたり10㎥と定められています。ただ、従業員の働きやすさを考慮する場合には、1人あたり2.5〜3坪ほどの床面積を確保するのが一般的です。加えて、こだわりの内装・レイアウトを施したいという場合は、さらに広い物件が望ましくなります。
坪単価・賃料
お気に入りの物件を見つけられても、やはり予算に収まる範囲でなければ意味がありません。そのため、事前には候補に挙げる物件の坪単価・賃料をある程度決めておくことも重要になります。ただし、坪単価・賃料を優先しすぎると、物件の立地や広さが自ずと限定的になってしまうため注意が必要です。
賃貸事務所・オフィスの仲介会社の選び方
一口に仲介会社といっても、様々な種類の会社が存在します。会社によってサポートの質や範囲も異なってくるため、仲介会社をしっかり選定した上で相談を行うことも重要となるのです。以下では、そんな賃貸事務所の仲介会社の選び方をご紹介します。
賃貸事務所の知見が深いか
事務所物件の知見が深いかどうかは、特に重要視すべき部分と言えるでしょう。知見が浅い場合、得られる情報が乏しかったり手続きに不備が生じたりしてしまい、物件選びや入居に支障をきたす可能性があります。確実な相談を行うためにも、事務所物件を専門的に扱っていてノウハウが十分であるかどうかを予め確認しておきましょう。
物件情報が豊富か
物件情報が豊富であるかどうかも、仲介会社を選ぶポイントの一つです。物件情報が多いほど、それだけ地域の特性や物件の性質を理解しているということであり、相談者からの質問にも的確に対応してくれます。一方で、情報量が少ない場合にはそういった対応がなされない可能性があり、希望に沿った物件を見つけることが難しくなるのです。なお、物件情報が豊富さは、仲介会社のホームページで確認することができます。
実績が多いか
実績の多さによって、仲介会社の信頼性を見定めることができます。仲介マネージメントをした実績が多ければ、それほどノウハウ蓄積されているということであり、的確な物件情報の提供はもちろん、入居までに必要なタスクや手続きのアドバイスを受けることも可能となるのです。事務所の移転・入居に際しては膨大な手続きが生じるため、全体の流れまで明確に把握できることは非常に重要なポイントになります。
サポートが充実しているか
前述の通り、事務所の移転や入居の際には膨大な手続きが発生します。そのため、単に物件情報を提供して入居までの補助を担ってくれるだけでは、あとの段取りに頭を抱えることになります。スムーズに進行させるためにも、入居までの補助に留まらず、そのあとに控える内装工事や移転のスケジューリングなどの充実したサポートを行ってくれる仲介会社を選ぶようにするのが無難です。
物件の内見時のチェックポイント
仲介会社に相談をして理想の事務所が見つかった際には、実際に物件に足を運んで細部を確認する内見を行います。内見時にはチェックすべきポイントが存在し、その確認を怠るとあとになって後悔することにもなり得るのです。そうならないためには、事前に内見時のチェックポイントを把握しておくことが大切です。以下で確認していきましょう。
共用部の広さや個数
いざ入居した際に共用部が使いにくいといったことが起きないよう、広さや個数を確認しておくことが大切です。例えば、エレベーターが狭く個数も少ない場合、満足に利用できず事務所の行き来がしづらくなってしまいます。また、トイレの数が従業員数に見合わない場合には、業務にも支障をきたすことが考えられます。
管理状態
建物の設備や共用部の管理状態も、チェックすべきポイントになります。照明が切れていたり壁や床が汚れていたりしていないか、しっかり確認しましょう。綺麗に管理されていなければ、従業員が新鮮な気持ちで仕事に臨むことができなくなります。特に、エントランスが清潔でない場合は、来客者にも悪い印象を与えかねないため注意しなければいけません。
日当たり
事務所においても、日当たりが良いかどうかという点は重要です。日当たりが悪い場所では室内が常に薄暗くなり、従業員のモチベーション低下を招いてしまいます。長期的に見ても、ストレスを抱えやすくなったり健康を害したりする懸念があるため、注視する必要があるでしょう。
ほかのテナントの業種や雰囲気
内見時には、ほかのテナントの業種や雰囲気を確認することも大切です。ほかのテナントが振動や騒音を発生させる業種の場合、従業員の集中力を妨げ業務効率を下げる結果となってしまいます。また、雰囲気が悪ければ、些細なことでクレームを入れられるなど、様々なトラブルに見舞われる懸念もあります。ほかにも、近隣から振動や騒音が発生することもあるため、同様に周辺環境に目を配ることも重要です。
賃貸事務所・オフィスの契約に必要となる書類
気になる物件の申し込みや契約を行う際には、必要書類の提示が求められます。必要な書類を把握しておくことで手続きをスムーズに進行できるため、押さえておいて損はありません。以下で確認しておきましょう。
入居申込・審査
物件の内見をして気に入った場合は、入居申込・審査に移る形になります。その際に必要になる書類には、主に下記が挙げられます。
・法人登記簿謄本
・決算報告書
・会社案内
・連帯保証人の身分証明書と収入証明書
なお、法人登記をしていない個人事業主の場合は、次の書類の準備が必要です。
・事業計画書
・身分証明証と収入証明書
・連帯保証人の身分証明証と収入証明書
入居審査の合否は、これらの書類内容で得られる企業の信用性で決定されます。
契約時
物件の契約時には契約書への押印を行う実印のほか、下記の書類が必要になります。
・法人登記簿謄本
・印鑑証明書
・連帯保証人の印鑑証明書と住民票
このほかにも、契約を行う際には保証金・前家賃・共益費などの初期費用の支払いが求められます。
今回のまとめ
仲介会社への相談前におけるチェックポイントには、多くの項目が挙げられます。中でも、物件選びの成否に大きく関わる、物件の希望条件・仲介会社の選び方・内見時のチェックポイントは特に重要であると言えるでしょう。そのほかのポイントにおいても、把握しておくことで手続きをスムーズに進めることが可能になります。賃貸事務所の移転・入居には膨大な手続きが必要になるため、チェックポイントを押さえ確実な段取りで進められるようにしておきましょう。
