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コラム 2022.02.15
ビルを所有する場合は管理会社に管理を依頼すべきか？
不動産のひとつとして、ビルを所有している・もしくはこれから所有しようと考えている人は、所有した後の管理をどのように行うかについて前もって考えておく必要があります。ビルは、所有しているだけでは収益を上げられず、何らかの管理を行わなくてはいけません。ビルオーナーとしての収益を上げるためには、管理について適切な手段を検討することが大切ですが、ビルの管理は管理会社に依頼した方が良いのでしょうか。今回の記事で、ビル所有に関する管理方法を考えてみましょう。
【目次】
1.ビル管理会社の種類およびメリット・デメリットとは？
2.ビル管理会社が行なっている業務とは？
3.ビルの管理は管理会社に依頼しよう！その理由とは
4.ビル管理会社を選ぶポイントを考えてみよう
5.今回のまとめ
ビル管理会社の種類およびメリット・デメリットとは？
ビル管理会社に管理を依頼するかを決めるには、管理会社の種類を理解しておく必要があります。ビル管理会社の種類は大きく次の2つに分けられます。
系列系
大手企業のグループ会社として設立された管理会社です。大手企業の中には、不動産業者（三菱地所・三井不動産など）やゼネコン企業（清水建設・鹿島建設など）が含まれます。さらに、ショッピングモールなどの商業系や鉄道系などの大手企業も管理会社になっているところがあります。大手企業の傘下にあるため知名度が高いことや、受けられるサービスも手厚く、管理業務以外にもビルの運営やテナントの誘致工事などの対応が幅広く行えるなどのメリットがあります。これに対し、大手企業であるがためにビルオーナーの意向が通りにくかったり、サービスを外注する傾向が強くなったりするデメリットがあるほか、管理委託費も高くなる傾向が見られます。
独立系
ビル管理を目的に設立された会社であり、大手企業との資本関係はありません。マンションの管理をメインに取り扱っている企業が多く、積極的な提案をしたり顧客に寄り添った対応を行ったりしています。系列系の管理会社ではできない対応も、独立系で対応してもらえる可能性があります。管理委託費が安くなることも、独立型のメリットです。これに対して、デメリットとしては、系列系に比べて建物の設計情報が少ない点や、サービス品質が劣る場合がある点などがあげられます。
ビル管理会社が行っている業務とは？
ビル管理会社の種類を紹介しましたが、実際に管理会社が請け負っている業務内容には、どのようなものがあるのでしょうか。
賃貸管理
賃貸管理は、ビル管理の業務の中で特に重要とされている業務です。入居者の募集や入退去の賃貸契約に関する業務、毎月の賃料の集金および滞納者への催促、トラブルや設備異常が起きた際などのクレーム対応などのほか、入居者同士の橋渡しを行うこともあります。空室が増えてきた場合には、入居者を継続的に募集しなくてはいけないため、周辺ビルの賃料相場をリサーチするなどのマーケティングを行う必要もあるでしょう。
設備管理
入居者が安全にビルを使えるように、設備管理を行うのもビル管理会社の大切な仕事です。ビルは、定められた期間に受けなくてはならない法定点検が複数あり、建築基準法や消防法、ビル衛生管理法などに沿った点検が行われます。消火設備・給水タンク・エレベーターなどは、専門の業者が点検する必要があり、別途手配を忘れないようにしなくてはいけません。ビルの法定点検の対象は自治体ごとで異なるため、自治体への確認が必要です。
テナントへの対応
賃貸管理の業務と重複する部分もありますが、テナントへの対応も管理会社の役割のひとつです。管理会社はオーナーに代わり、テナントに対して契約更新や賃料の請求、家賃滞納の交渉、引越や解約の相談、テナント同士のクレーム対応など、多岐にわたってテナントの対応を行います。これらの対応をスムーズに行うには、管理会社が専門のノウハウを持っていることが重要です。
ビルの管理は管理会社に依頼しよう！その理由とは
結論から言うと、ビルの管理は管理会社に依頼するのがおすすめです。これには次のようなメリットがあるためです。
オーナーの負担を最小限に減らせる
ビル管理会社に管理を依頼することで、ビル管理業務の全般を任せられるようになります。管理業務をオーナーが自ら行おうとすると、上記で紹介したビル管理会社の業務を、全て自分で行わなくてはいけません。この業務はとても大きな負担であり、消防を始めとした設備点検や警備、建物のメンテナンス、日常的な清掃など、範囲は多岐にわたります。どれも欠かせない業務ばかりですが、管理会社にこれらの管理を一手に引き受けてもらえれば、オーナーの負担を最小限に減らすことができます。
建物の専門家から適切なアドバイスが受けられる
ビル管理会社と契約すると、建物の専門家との関係性が構築されます。定期点検で建物の不具合が発見されたとき、どのように修繕・補修をするのが適切なのか、専門家に相談することでアドバイスが受けられます。これは、ビル管理業務のみならず長期的なビル経営に関わる問題であり、ひいては資産価値の維持・向上にもつながるのです。
入居者の対応を依頼できる
入居手続きやトラブル対応など、入居者に対するさまざまな対応は、ビルオーナーが請け負っているところも少なくありません。ただし、大きなトラブルになると、ビル管理についての知識に乏しいオーナーだけでは対応し切れなくなる可能性もあります。ビル管理会社は、トラブル対応のスペシャリストでもありますので、入居者の対応が依頼できると、オーナーの精神的な負担が大幅に軽減できます。
ビル管理会社を選ぶポイントを考えてみよう
ビルの管理・運営には、多額の費用がかかります。管理を依頼するのにふさわしい管理会社を選ぶには、慎重に検討しないといけません。ここで、どのようなポイントをおさえて選んだら良いのか考えてみましょう。
過去の実績を確認してみる
最初に、依頼したい管理会社がどのような実績を持っているのかを確認しましょう。管理数が多ければ実績も多く、トラブル対応などの経験に基づいたノウハウを持っている可能性が高いものです。
管理会社の得意分野を確認する
管理者ごとに得意としている分野はさまざまであり、管理を依頼したいビルに合った管理会社を探す必要があります。例えば小規模なビルの管理を依頼したいと思っても、管理会社が大規模ビルを得意としているのならば、適切な対応ができない可能性も考えられます。系列系・独立系にかかわらず、希望するサービスを受けられるかどうかをしっかり確認しましょう。
業務仕様書の内容を確認する
ビル管理会社は、オーナーと契約を結ぶ前に、契約書に添付するための業務仕様書を作成します。仕様書の内容は、契約期間・契約更新にあたっての条件・解約時の申請期日・管理費以外の費用・定期点検などの作業が必要な項目および回数や実施月・作業の再委託時の条件が最低限とされています。
正式な契約を締結する前に、仕様書の内容をしっかり確認し、契約後のトラブルをできる限り防ぐように心がけましょう。また、不明な点があればすぐ管理会社に確認しましょう。
管理にかかる費用を確認する
オーナーから管理会社に支払う管理費用は、はっきりとした相場は決まっていません。一部で、家賃の3%から10%が相場と書かれていますが、全ての管理会社がこの数値に当てはまるとは限りません。ビル管理会社には、ビルマネジメント（建物の管理を行う）とプロパティマネジメント（建物管理に加え賃貸管理も行う）の2タイプがあり、双方の業務内容が異なるため、タイプによっても費用が大幅に変わってきます。
これに加え、ビルメンテナンスにかかる費用は、建物の規模や設備などによって大きく変わるため、管理会社を決める際に見積もりを取ることが重要です。一社ではなく、必ず複数の会社から相見積もりを取りましょう。その際には、他の管理会社にも見積もりを依頼している旨を伝え、有利な条件を獲得できるようにしましょう。ビル管理会社にとっては、管理物件を増やすことで収益源も増やせるため、相見積もりを依頼すると競争心理がはたらくためです。
今回のまとめ
ビルは、多くの人が出入りする建物であり、安全に利用するためには日頃の管理が欠かせません。確実な管理を行うには、管理会社との契約が近道であり、ビルの入居者に対しても安心感を与えることができます。今回の記事を参考にしていただき、条件が合いそうなビル管理会社に対して、問い合わせや見積依頼などを行なってみましょう。
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