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コラム 2021.11.23

オフィスの事務作業を便利にしてくれるツール「クラウドサインSCAN」


契約書に発注書、納品書、請求書、領収書……。こういった書類の管理は非常に面倒なものです。電子化して管理するという方法もありますが、膨大な数の書類をすべてスキャンするのは簡単ではありません。そんな時は、文書管理サービス「クラウドサインSCAN」を使ってみてはいかがでしょうか。ここでは、クラウドサインSCANの特徴やメリットをご紹介します。

【目次】
1.クラウドサインSCANはどんなサービス?
2.クラウドサインSCANのメリット
3.クラウドサインSCANの注意点
4.今回のまとめ

クラウドサインSCANはどんなサービス?

クラウドサインスキャンは、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」のオプションの1つです。契約書などの書類のスキャンやクラウドサイン上への書類情報の入力、データのインポートといった作業の代行を任せることができます。これから使用する契約書だけでなく、過去の契約書の電子化も依頼可能です。スキャンされたデータは、PDF化された上でOCR(文字認識)処理が施され、クラウド上で保存されます。盗聴や傍受、改竄、なりすましなどが気になるところですが、データは暗号化され通信もすべてSSL/TLSで暗号化されるため、セキュリティ体制は万全です。
また、取り込んだ契約書は契約の締結日や部署名、自動更新の有無といったさまざまな条件で検索できます。契約の更新日・終了日が近づいた時、自動で管理者にメールを送って知らせてくれるアラート機能もあり、契約の意図しない更新や終了の予防に役立つでしょう。さらに、スキャンした後の紙の契約書を倉庫に預けられる、保管代行サービスも用意されています。まとめると、クラウドサインを利用する上で生じる面倒な事務処理を、一括で任せることができるのがクラウドサインSCANなのです。

クラウドサインSCANのメリット

クラウドサインSCANは、契約書に関わる事務作業を大いに助けてくれます。主なメリットは以下の2つです。

・契約書のデータ化の負担を軽減できる

近年では契約書をデータ化して管理する企業も増えていますが、この作業は想像以上に手間がかかります。1枚や2枚ならともかく、何百枚~何千枚という書類をスキャンして、書類情報の入力やインポートまで行うのは簡単ではありません。これらの作業に時間や人員を割いていれば、他の業務に支障をきたすこともあるでしょう。しかし、クラウドサインSCANを利用すれば、面倒な作業を一括で代行してもらうことができます。その分、他の仕事に時間や人員を避けるので、業務の効率化が図れるでしょう。専門的な知識を持つ担当部署がなくても、クラウドサインを活用できるようになるのもメリットです。

・契約書を管理しやすくなる

紙の契約書は、ファイリングしてキャビネットなどに収納するのが一般的です。しかし、ここから必要な契約書を見つけ出すのは非常に時間がかかります。何かあるたびに「あの書類ってどこだっけ?」と時間をかけて探さざるをえないケースも珍しくありません。その点、クラウドサインSCANで契約書をデータ化していれば、契約締結日や部署名などの情報を入力するだけで、必要な書類を一瞬で検索できます。複数の部署から契約書の照会を依頼されても、スピーディーに対応できるでしょう。アラート機能も活用すれば、契約の更新に関わるミスも防げるので安心です。

クラウドサインSCANの注意点

クラウドサインSCANには、いくつかの注意点もあります。1つは、最低発注部数が「600部」だということです。ある程度まとまった量での依頼しかできないため、中小規模の企業だと利用の間隔が長いかもしれません。「それなら自分たちでやった方がいい」というケースもありえるでしょう。また、あくまでも代行を依頼するだけですから、作業の完了まではそれなりの時間がかかります。1000部で約1000ページの処理を依頼する「シングルプラン」の場合、目安納期は原本入稿・仕様書確定より1ヶ月~1ヶ月半ほどです。加えて費用は一部320円(シングルプランの場合)で、1000部依頼すれば32万円と、それなりの金額になります。
したがって、クラウドSCANは、「費用対効果は十分か?」「期日までに間に合うのか?」といったことを検証した上で利用するのが望ましいでしょう。基本的には、日常的に大量の書類を扱っている企業ほどメリットが大きくなるので、自社との相性を確認することが大切です。

今回のまとめ

クラウドサインSCANは、うまく活用すれば業務の効率が大幅にアップします。「時代に合わせてペーパーレス化を図りたい。だけど作業に割ける時間も人員もない……」。そのような時はクラウドサインSCANを利用し、一気に書類のデータ化を進めましょう。もちろん、本体である電子契約サービス・クラウドサインもぜひ活用してください。