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コラム 2022.08.31
どんなメリットがある？賃貸オフィスでのペーパーレス化の効果や導入方法
ペーパーレス化とは、紙の書類を電子化して保存したり管理したりすることです。ペーパーレス化には業務の効率化やコスト削減のメリットがあり、電子帳簿保存法が改正されたことで保存要件が大幅に緩和されました。これを受け、今後は更にさまざまな業務にペーパーレス化が進むことが予想されます。
今回は、賃貸オフィスでペーパーレス化することで得られる効果、削減できるコストの種類、コスト削減に効果的なペーパーレス化の導入方法などについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。
ペーパーレス化によるコスト削減
ペーパーレス化が注目されているのは単に時代の流れだからではなく、ペーパーレス化をすることで得られるメリットが豊富なためです。
ここでは、ペーパーレス化を導入することで生じる効果と、削減できるコストをご紹介します。
ペーパーレス化を導入することで得られる主な効果
ペーパーレス化の主な効果は、次の5つです。
書類の管理がしやすくなる
紙の名刺や契約書などは、保管だけでなく探すのも一苦労です。ペーパーレス化すれば、データを条件検索できるので欲しい書類がすぐ見つかります。
業務を簡略化できる
ペーパーレス化するとコピー用紙や名刺を注文したり、書類をプリントアウトしたり、郵便物を出したり受け取り分配したりする必要がなくなります。ペーパーレス化でテレワークが推進されれば、さらに業務を簡略化させることも可能です。
書類が劣化することがなくなる
紙は経年劣化し読みづらくなることがありますが、データ化すれば半永久的に保存できます。
セキュリティが強化される
紙の書類はキャビネットなどに鍵を掛けて保存しますが、担当者が書類をどこかに置き忘れたり鍵を掛け忘れたりして紛失すると、機密情報や個人情報が漏洩するリスクがあります。データ化すればそのような心配がなくなるので、セキュリティ強化にも役立つのです。
コスト削減になる
ペーパーレス化をすることで、様々な費用が必要なくなるでしょう。具体的なコストの種類については次項で詳しく解説します。
ペーパーレス化によるコスト削減
ペーパーレス化で必要がなくなる主な費用には、次のようなものがあります。
紙代
契約書や会議の資料をプリントアウトするには、コピー用紙や契約書専用紙が必要です。さらに、契約書や資料に誤字があったり内容に変更があったりした場合は、その都度プリントアウトし直さなくてはいけないため、無駄も少なくありません。
OA機器に関わる費用
プリンター、FAX、コピー機などのOA機器を使用するためには、購入費用またはレンタル料金、電気代が必要です。購入したOA機器が故障すれば修理代もかかります。OA機器を数多く設置する場合は広いオフィスが必要な分、賃貸料金も高くなるでしょう。
名刺にかかる費用
オンライン名刺を活用すれば名刺も必要なくなります。名刺を作るためには、デザイン料と印刷代が必要です。
会議の準備にかかる費用
会議を開催するには会場のレンタル料、飲み物、会場の準備や受け付け、会場の後片付けをするスタッフの人件費が必要です。ペーパーレス化でオンライン会議が増えれば、会議の準備にかかる費用も必要なくなります。
書類を管理するための費用
契約書は一定期間の保管が義務付けられており、保管期間は契約書の種類によって異なりますが、多くは5～10年です。顧客が多く常に大量の契約書や書類を取り扱う会社では、書類を保管するためのスペースが必要になります。契約書はそのまま処分できないので、保管期間が過ぎたら処分するための費用もかかるでしょう。
郵送料
書類を送るには送料がかかり、届くまでに数日かかります。速達にすると速達料金が発生しますが、それでも届くのは翌日です。電子ファイルにしてメールで送れば、すぐに届けられます。
人件費
ペーパーレス化で業務が減れば、人件費も減らせます。
賃貸オフィスにおけるペーパーレス化の成功事例
賃貸オフィスでペーパーレス化をすることで、コスト削減や業務の効率化を実現できた企業も多いですが、中には失敗に終わっているケースもあるので注意しなければなりません。ここでは、ペーパーレス化の成功事例と失敗事例をご紹介します。
ペーパーレス化の成功事例
ペーパーレス化の取り組み方は、企業によって様々です。これからペーパーレス化に取り組む企業の方は、成功事例をぜひ参考にしてみてください。
成功事例（1）
自然環境の問題と情報が漏洩するリスクから、数年前からペーパーレス会議システムを導入しています。ペーパーレス化により年間40,000枚の用紙の削減に成功しました。オンラインの会議にすることで、会議に伴う準備の簡略化を実現したのです。ペーパーレス化を導入することで、情報が漏洩するリスクも軽減され、以前より内容の濃い議論が交わせるようにもなりました。
成功事例（2）
中学校では、今でも課題や宿題、学校通信などはコピーして生徒に配布しています。ペーパーレス化が進むなか、このままではいけないと思い、教職員で自主的に印刷する紙の削減に取り組むことになりました。
以前は紙の資料で会議を行っていましたが、タブレットを導入してペーパーレス化しています。会議資料はクラウド上に保存して、各自が資料を確認できるようにしたのです。無駄なコストが減ったのはもちろんのこと、資料の内容が変更になっても修正がしやすく、会議内容を聞き漏らすことも減ったと教職員の間でも大変好評となっています。
成功事例（3）
ペーパーレス化が話題になり、試しに年間どのくらいの紙を使っているのか計算してみたところ、なんと年間10万枚もの紙を使っていることが判明しました。経営陣にシステムを導入してペーパーレス化を図ることを提案すると、今までの働き方を変えると業務が滞ると難色を示されたので、準備期間を十分に取って徐々に切り替えていくということで承諾を得たのです。
結果として、ペーパーレス化だけでなく、情報を一元管理できるようにもなり業務効率は格段にアップしました。今となっては経営陣も喜んでいるということです。
ペーパーレス化の失敗事例
ペーパーレス化を成功させるために、失敗事例も参考にしておくと良いでしょう。
失敗事例（1）
コスト削減を目的にペーパーレス化に取り組みました。せっかくペーパーレス化を図るなら、最新の管理システムを導入することを社内で決定したのです。導入費用はペーパーレス化によるコスト削減で回収できると思っていましたが、システム導入にかなりの費用がかかったため回収するまでに想定以上の時間がかかると予測されました。業務の効率化は図れたので、決して無駄ではなかったのですが、コスト削減を図るならシステムは慎重に選ぶ必要があると言えるでしょう。
失敗事例（2）
新しいシステムを導入することを事前に通知し、簡単なマニュアルを配布しておきましたが、マニュアルを読んだだけでシステムの使い方を理解していない社員が多かったようです。結局、システムを導入したものの、業務の効率化どころか業務に支障が出てしまいました。研修を行うなどして、事前準備をしっかりとしておけばよかったと後悔しているとのことです。
失敗事例（3）
弊社はできるだけ早くペーパーレス化を進めたく、オンライン名刺、電子契約書などの準備を既に整えています。しかし、取引先の理解が得られず、結局ペーパーレス化が進んでいない状況です。システムを導入する前に、なぜ取引先とペーパーレス化について話し合わなかったのかと、今になって悔やんでいると言います。
コスト削減に導くペーパーレス化の導入方法
ペーパーレス化で新しいシステムを導入すると、業務が滞る可能性もあるので、ペーパーレス化に取り組む際は、時間を掛けて準備することも重要です。ここでは、コスト削減に導くためのペーパーレス化を導入するおおまかな流れをご紹介します。
ペーパーレス化の注意点を確認しておく
ペーパーレス化にはメリットが多いですが、いくつかの注意点もあります。ペーパーレス化の注意点を知っておくと問題が生じたときに対処しやすいので、事前に確認しておきましょう。ペーパーレス化する際の注意点には、次のようなものがあります。
利便性が下がる
電子資料はメモができない、デバイスによっては読みづらいなどのデメリットがあります。
導入費用がかかる
ペーパーレス化をするためには新しいシステムが必要です。ペーパーレス化をすれば導入費用はコスト削減で回収できますが、最初にまとまった資金を準備しなくてはいけません。
慣れるまで業務が滞りやすい
新しい業務の流れやシステムに慣れれば、業務の効率化が図れますが、それまでは業務に支障が出る可能性もあります。
ネット環境の影響を受ける
クラウド上に契約書や資料を保存する場合、ネット環境やクラウドサーバーにトラブルが生じると業務が遂行できなくなります。
ペーパーレス化の導入方法
ペーパーレス化の正しい導入方法はありませんので、あくまでも一例として導入する流れをご紹介します。大まかな流れは次の通りです。
紙ベースの業務を洗い出す
どの業務でペーパーレス化が可能か知るために、現在紙ベースで行なっている業務をすべて洗い出します。さらに、その業務で使われている資料や文書が、どのような目的かまとめておくと、ペーパーレス化ができるか判断しやすいでしょう。
最優先にペーパーレス化する業務を選ぶ
書類によってはペーパーレス化ができないものがあります。また、ペーパーレス化できるからといって、一度にまとめてペーパーレス化すると失敗に終わる可能性が高いです。ペーパーレス化は、簡単なものから徐々にペーパーレス化をしていくと失敗も少ないと思われます。会議資料の他、会社のパンフレットやカタログなどのペーパーレス化などから始めてみるのが始めやすいでしょう。
システムやツール選ぶ
ペーパーレス化に役立つシステムやツールはそれぞれ目的が異なり、目的には「文書管理の工数削減」「情報共有の促進」「文書作成の効率化」などがあります。ペーパーレス化する目的と予算を決めておくと、自社に適したシステムやツールを選びやすいです。
ペーパーレス化を社内周知する
ペーパーレス化は社員の協力なしには成功させることはできません。ただし、ペーパーレス化を導入することを社内へ通知するだけでなく、ペーパーレス化の目的や意義を説明して理解してもらうことが必要不可欠です。
マニュアルの準備と研修の実施
誰もがシステムを使いこなせるように、詳しい説明が記載されたマニュアルが必要になります。社内研修を実施するときは、1度行うだけでなく社員全員ができるようになるまで繰り返し実施することも大切です。
今回のまとめ
ペーパーレス化は義務ではありませんが、取り組むのが遅いとデジタル社会に取り残されてしまう可能性があります。
ペーパーレス化は資源の無駄をなくすだけでなく、コスト削減と業務の効率化が図れるため、企業にとってもメリットが多い取り組みです。システムやツールの導入には費用がかかりますが、無料で使える名刺管理アプリやトライアル期間のある管理システムもあります。ペーパーレス化に取り組んでいないという企業は、できる範囲で段階的にペーパーレス化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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