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コラム 2021.11.23

オフィスの事務作業を便利にしてくれるツール「クラウドサイン」


企業活動をしていると、頻繁に契約行為を行う機会があります。しかし、紙の書類に毎回ハンコを押すのは手間がかかり、その後の管理も大変で、紙代やインク代なども馬鹿になりません。こういった問題を解決したい時におすすめなのが、電子契約サービス「クラウドサイン」です。ここでは、クラウドサインの特徴やメリット・デメリットをご紹介します。

【目次】
1.クラウドサインはどんなサービス?
2.クラウドサインを導入するメリット
3.クラウドサインは信頼できる?
4.今回のまとめ

クラウドサインはどんなサービス?

クラウドサインは、法律情報サイトの運営で有名な弁護士ドットコム株式会社が提供する、クラウド型の電子契約サービスです。電子契約とは、電子署名によって締結された契約のことをいいます。当事者間での合意が済んでいる契約書などの書類をWeb上にアップロードし、相手方が承認することで契約を締結する仕組みです。
電子契約は、契約行為をすべてWeb上で完結させられるため非常に便利ですが、「書類が改竄されていないか?」「相手が本当に本人なのか?」といった問題が生じ、証拠力を担保しにくいのが欠点でした。それを改善したのがクラウドサインです。第三者である弁護士ドットコムが、相互合意がなされたことを示す電子署名を施すことで、証拠力を担保しています。フォーマットは契約書のほか、発注書に請求書、納品書、検収書、領収書といったさまざまなものが用意されており、幅広い業務に利用可能です。
また、企業だけでなく個人事業主でも利用できます。初期費用はかからず、基本となる「Standard」プランなら、月額費用も1万円からと安価です。このような便利さから導入実績は30万社以上、国内シェアは80%超という圧倒的な支持を獲得しています。

クラウドサインを導入するメリット

クラウドサインには、従来の紙ベースの契約に比べ、実にさまざまなメリットがあります。主なメリットは以下の通りです。

・契約がとてもスムーズ

従来の紙と印鑑による契約の場合、作成した書類を相手方に送って、捺印されたものを返してもらって、それをファイリングして保管に回して……と非常に手間がかかっていました。たった1枚の書類のために、1週間~2週間程度時間がかかることも珍しくなかったのです。しかし、クラウドサインを使えば、最短数分で契約を完了できます。加えて、書面はクラウド上で保管されるため、管理の負担もなくなるのです。もちろん、必要ならいつでもダウンロードし印刷することができます。これらのメリットにより、契約業務が大いに効率化され、テレワークにも対応しやすくなるでしょう。

・コストが削減できる

紙の契約書を用いる場合、紙代・インク代・郵送費といったコストがかかってしまいます。事務作業をするスタッフの人件費や、書類を保管する倉庫の賃料といった間接的なコストも含めれば、企業の負担は決して小さくありませんでした。その点、クラウドサインを使えば、その利用料金以外のコストがほぼなくなり、経費を大幅に削減できます。

・運営に安心感がある

他の電子契約サービスと比較した場合、「運営が弁護士ドットコム株式会社である」という点は、クラウドサインの大きな強みです。ポータルサイトである弁護士ドットコムは、国内の弁護士の3人に1人以上が登録しています。法律の専門家である弁護士が監修していることで、契約の信頼性や証拠力が大きく高まっているのです。

クラウドサインは信頼できる?

クラウドサインの利用にあたっては、「本当に証拠力が担保されるの?」「そもそも合法なの?」と心配する方もいると思われます。実際のところ、クラウドサインの信頼性はどの程度のものなのでしょうか。まず、クラウドサインは電子署名法に基づく「事業者署名型(立会人型)」の電子契約サービスであり、法的な効力は間違いなくあります。したがって、「契約が成立した事実」そのものを心配する必要はありません。トヨタ自動車やソニー、三井住友銀行、ソフトバンクといった大企業も利用しているほどなので、基本的に信頼していいでしょう。
1つ注意すべき点があるとすれば、「署名が当事者ではなく弁護士ドットコムのものである」ということです。もちろん本人確認は行われていますが、クラウドサインのシステム上での話なので、なりすましリスクの排除という点ではわずかに不安があります。これを理由に、一部の企業や金融機関ではクラウドサインの利用を断られることもあるので、事前に確認しておいた方がいいかもしれません。

今回のまとめ

クラウドサインは、生産性の向上やコストの削減、環境保護などにつながる優れたツールです。脱ハンコやペーパーレス化が推進されている今、その利用はさらに広がっていくと考えられます。企業の規模が大きいほど恩恵も大きくなるので、事務作業に苦労しているなら積極的に導入を検討してみましょう。