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コラム 2021.11.22

オフィスの事務作業を便利にしてくれるツール「Sansan」


仕事をしていると、多くの人と名刺を交換する機会があります。しかし、せっかく受け取った名刺を管理しきれず、机の中にしまったきりというケースも珍しくないのではないでしょうか。そんな時におすすめなのが、名刺管理ツール「Sansan」です。ここでは、Sansanの特徴やメリットをご紹介します。

【目次】
1.Sansanは名刺の画像を取り込んで一元管理できる
2.Sansanは企業活動の拡大や従業員の評価にも使える
3.Sansanを導入するなら費用や作業時間に注意
4.今回のまとめ

Sansanは名刺の画像を取り込んで一元管理できる

Sansanは、法人向けのクラウド型名刺管理ツールです。紙の名刺の画像をカメラやスキャナで取り込み、データベース化して管理します。名刺管理ツールの国内市場では84%という圧倒的なシェアを誇り、約7000社もの企業が利用しています。名刺管理ツールを使うなら、まず選択肢に入るでしょう。
Sansanの1番のメリットは、名刺の管理がとても効率的に行えることです。紙の名刺をそのまま管理する場合は、名刺ホルダーやボックスなどに入れて、企業別・部署別・名前順などに整理しなければなりません。この作業はとても手間がかかり、名刺を探したい時にも非効率的です。名刺をもらうたびに、それを保管されているのかいないのかチェックするのも面倒でしょう。そんな時はSansanを利用すれば、一度名刺を登録しておくだけで一元管理できるようになります。検索も簡単にできますし、名刺の重複も自動で判別してくれるので、誤って複数登録してしまうこともありません。そしてクラウド管理であるがゆえにどこでも使え、スマートフォンさえあれば出先でも自由に登録や検索が行えるのです。
さらに、同じ人の所属部署や役職が変わっていれば、名刺を交換して登録するたびにアップデートされていきます。名刺を交換した日時や打ち合わせに参加した人も記録できますし、紙の名刺と違って紛失したり忘れたりすることもありません。このようにSansanは、従来の名刺管理にかかっていた時間を大幅に削減してくれます。その分の時間を他の重要な業務に回せば、より生産性を高められるでしょう。

Sansanは企業活動の拡大や従業員の評価にも使える

Sansanは、ただ名刺の管理を楽にしてくれるだけでなく、より発展的な使い方もできます。そもそも名刺というのは顧客情報の塊です。また、どの従業員がどんな顧客と接触したのかという、コンタクト情報を表すものでもあります。いずれも企業にとっては重要な情報源ですが、従来はそれを担当者が個人で保管しており、まったく役立てられていないことが少なくありませんでした。
しかしSansanを活用すれば、名刺の情報をデータベース化して会社全体で共有できます。従来なら特定の人しか持っていなかった顧客情報を、部署や役職を超えて誰でも見られるようになるのです。「自社はどのような会社の人と接点があるのか?」「その人脈を持っているのは誰なのか?」といったことを正確に把握できれば、企業活動の可能性を大きく広げられるでしょう。さらに、従業員の持つ人脈を可視化することで、従業員の評価やチームづくりにも役立ちます。登録したメールアドレスへの一斉メールマーケティングや、営業担当者の活動状況の把握、取引先の傾向分析や組織の把握などに活用してもいいでしょう。
このようにSansanは、名刺の持つ情報を企業の資産に変えてくれる、強力なビジネスインフラなのです。ちなみに2020年6月からは、オンライン上での名刺交換もできるようになりました。新型コロナウイルスの感染対策として、テレワークやオンラインでの打ち合わせが推奨されている現状では、とても便利な機能といえます。今後、紙の名刺が使われなくなる日もそう遠くないのかもしれません。

Sansanを導入するなら費用や作業時間に注意

Sansanはとても便利なツールですが、導入するためには一定の費用がかかります。利用する従業員1人当たりに毎月費用がかかる他、オフィスフロア・拠点ごとに1台のスキャナの契約が必要で、その費用が月額1万円/1台です。大量の名刺を受け取る機会がある会社で使ってこそ役に立つので、よく検討した上で導入するのが望ましいでしょう。
また、名刺のスキャンやデータベースへの登録作業は、枚数が多いとそれなりの時間がかかります。それを面倒に感じて後回しにしてしまっては、従来と何も変わりません。Sansanの機能を最大限に活用するためにも、出先で受け取った名刺はすぐに登録する、登録に当てる時間を毎週必ず設けるといった工夫をしてみてください。

今回のまとめ

Sansanを活用すれば、大変面倒な作業である名刺管理が楽になるだけでなく、生産性のアップや企業活動の拡大に大いに役立ちます。資源保護などの観点からいっても、将来的には紙の名刺交換が完全になくなり、データ上でのみ交換されるようになるかもしれません。今からSansanを導入して、効率的な顧客情報管理を行ってみてはいかがでしょうか。