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コラム 2021.11.22

オフィスの事務作業を便利にしてくれるツール「Blue Prism」


企業の事務担当者は、単純作業や反復作業に時間を取られることが少なくありません。データの抽出や簿記システムへの入力、顧客からのごくごく簡単な問い合わせへの回答……。「これらを全部機械任せにできたら、他の仕事が捗るのに」と不満を抱えている方もいるでしょう。そのような時にぜひ導入をご検討いただきたいのが、RPAツール「Blue Prism(ブループリズム)」です。ここでは、Blue Prismの特徴や導入のメリットをご紹介します。

【目次】
1.Blue Prismとは
2.Blue Prismを使うと何ができる?
3.Blue Prismは他のRPAツールと何が違う?
4.今回のまとめ

Blue Prismとは

Blue Prismは、英国のBlue Prism社が提供するRPAツールです。RPAとはロボティック・プロセス・オートメーション、つまりコンピュータ上の作業や業務プロセスを自動化する技術をいいます。要するに、これまでは人間がやっていた仕事を機械(ロボット)にやってもらえるようにするためのツールなのです。
こう聞くと、「そういうのはプログラミング技術がないと使えないのでは?」と思う方もいるでしょう。しかし、その心配はいりません。Blue PrismをはじめとするRPAツールは、プログラミング技術がない方でも一定のトレーニングを受ければ使いこなせるように作られています。そのため、専門部署がない企業でも導入可能なのです。
Blue Prism社はRPAという言葉を作ったベンダーであり、現在に至るまでRPA市場をリードし、全世界で1,800社以上に導入されています。もちろん日本語にも対応しており、最近は導入する企業が増えてきました。現在は単純作業のみならず、非定型業務(答えが決まっていない業務)や重要業務でも使われるようになっており、対応領域が拡大し続けています。

Blue Prismを使うと何ができる?

Blue Prismを導入すると、実にいろいろな作業を自動化できるようになります。RPAの性質上、最も得意なのは「単純作業」「繰り返し作業」「大量作業」です。たとえば、「このファイルから◯◯のデータを抽出して、こちらのExcelファイルに入力しておいて!」という作業は、どの企業でもしばしば行われているでしょう。このような単純作業は決して楽しいものではなく、発展性もありません。しかし、Blue Prismを使えば、この面倒な作業を自動化することができます。
また、顧客からの問い合わせへの対応も、手間のかかる作業の1つです。無視するわけにはいきませんが、ごく簡単な大量の質問にすべて人間が返答するのは効率がよくありません。そこで、Blue Prismのチャットボット機能を使えば、答えを定型化可能な単純な質問に対しては完全自動で対応できるのです。
その他にも、ネットで情報を検索させたり、メールから請求書の添付されたものをピックアップさせたり、作業を管理させて問題のある箇所を指摘させたりすることもできます。もちろん、ヒューマンエラーは発生しません。Blue Prismを活用すれば、バックオフィス業務が大幅に効率化され、生産性が高まるでしょう。まさに「デジタルワーカー」です。

Blue Prismは他のRPAツールと何が違う?

Blue Prismを他のRPAツールと比較した場合の大きな特徴は、会社全体でRPAを取り入れることを前提にしている点です。管理機能と拡張性に優れているため、自動化する業務をどんどん拡大していくことができます。ある程度以上の規模があり、DXを図りたい企業には特に適しているといえるでしょう。
また、RPAを使う時は、ロボットに何をさせるのかという「フロー」を作成する必要がありますが、Blue Prismはフロー作成が非常にやりやすくなっています。「ステージ」というフローの部品(ロボットへの作業指示)をドラッグアンドドロップで自由に配置し、矢印で結ぶことができるからです。少し練習すれば、誰でもフローが作れるようになるでしょう。もちろんセキュリティも万全で、ロボットは個人のPCから切り離され、「コントロールルーム」という場所で稼働状況を集中管理できます。データは暗号化されていますし、権限を与えられたユーザーしか編集はできません。エラーで停止した後の自動復旧機能もあるので、安定稼働が期待できます。

今回のまとめ

Blue Prismは、今後さらなる普及が期待されるツールです。業務の妨げになりがちな単純作業を完全自動化することで、生産性の大幅な向上が見込めます。少子高齢化や人口減少により、人手不足が深刻化している日本では特に重要です。早期に導入して、バックオフィス業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。