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コラム 2021.08.10

オフィス・事務所の備品・什器が盗難にあった際の対応

一般の住宅に比べれば件数は少ないものの、オフィスや事務所への侵入窃盗は後を絶ちません。もし、ある日出社したとき、オフィスにあるべき備品や什器が盗まれていたら、あなたはどうしますか?今回は、事務所の備品や什器が盗難にあった際、どう対応すればいいのかを解説します。どこに何の連絡や手続きをすべきなのかまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

【目次】
1.オフィスで備品・什器が盗難にあったらまずは警察へ
2.オフィスの管理会社や関係各所に連絡
3.より強固なセキュリティ対策を行おう!
4.今回のまとめ

オフィスで備品・什器が盗難にあったらまずは警察へ

オフィスや事務所で備品や什器が盗難にあったことがわかったら、まずはすぐに警察に通報します。事務所荒らしにあった場合などは、気が動転して、何か被害がないかどうか確かめようとして物を動かしたり、乱れた物を整えたりしがちです。しかし、警察が到着するまでは、発見した時の状態をキープするようにしましょう。
なるべく事務所内の物には触らず、警察が来てから一緒に確認するつもりで待っているのが賢明です。警察が到着したら、被害にあった物を確認していき、盗難届出証明書を発行してもらいましょう。盗難届出証明書は盗難保険に加入している人の手続きにも必要になります。

オフィスの管理会社や関係各所に連絡

盗難被害を警察に連絡したあとは、オフィスの管理会社にも一報が必要です。その後の対処のしかたなどで指示や助言があれば、よく聞いておきましょう。また、オフィス・事務所で盗難被害にあったもののなかに、預金通帳やクレジットカードなどが含まれていた場合には、不正に利用されないよう、すぐに金融機関・カード会社に連絡し、利用を停止してもらう手続きをします。また、携帯電話がなくなっていた場合は、契約している通信会社を通じて使用停止の処置が必要です。
金庫が盗まれた場合には、預金通帳や権利書と一緒に印鑑が入っていることもあります。登録印鑑が盗まれた場合は印鑑証明を不正に発行されることがないよう、管轄の役所に届け出ておくことも忘れないようにします。さらに、盗難被害に対して保険がかかっている会社なら、保険会社の担当者かコールセンターに連絡し、申請のための指示を仰ぎます。
なお、パソコンをはじめとするOA機器が盗難にあった場合、情報流出が最大のダメージとなるので、使用していたアカウントの停止と、パスワードの変更を優先的に行わなければなりません。仮に個人情報を含むデータなどが盗まれていたら、各人への連絡も必須です。迷惑をかけたことを、あわせて丁重に謝罪しましょう。

より強固なセキュリティ対策を行おう!

ひと通りの手続きや連絡が済んだら、なぜ盗難被害にあってしまったのかを検証し、セキュリティ対策を強化することが必要となります。侵入そのものがしにくくなるよう、施錠システムや防犯システムを見直したり、情報管理のあり方を改善したりしなくてはなりません。
古いタイプのテナントでは、防犯設備に限界があります。盗難被害にあったら、オフィスそのものが現状のままでいいのかどうかも見直しが必要かもしれません。また、情報を暗号化させることも重要な情報流出の予防に効果的です。

今回のまとめ

オフィスで備品や什器が盗難にあった場合は、まず警察へ連絡しましょう。保険でまかなえる範囲のものや、買い直せば済むものであれば傷も浅くて済みますが、重要な情報が詰まったパソコン等の機器類、預金通帳・印鑑・クレジットカード権利書等が入った金庫などが盗まれた時には、手続きや連絡を確実に行うことが必要です。動揺や混乱がある中ではありますが、セキュリティ対策の見直しも急がれます。