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新商品に関する情報や顧客データなど、企業には守るべきたくさんのデータがあります。大切な機密を漏洩させないために、賃貸オフィスや事務所でできる、セキュリティ対策を見ていきましょう。

【目次】
1.セキュリティ対策しやすい物件を借りる
2.ゾーニングを考えてセキュリティ対策をする
3.アクセス権限や廃棄物に注意する
4.今回のまとめ

セキュリティ対策しやすい物件を借りる

どんな物件を借りるかで、セキュリティレベルが変わってきます。セキュリティ対策は物件選びの段階から始まっていると考えましょう。入り口が複数あるオフィスビルを選ぶと、来客用と社員用を分けられます。社員用の入り口はカードキーなどでロックしておき、来客用の入り口に受付や監視カメラなどを配置すれば、不審者が入り込むことを防げるでしょう。
また、大切な情報を守りたいのであれば、セキュリティシステムが導入されている物件を選ぶにこしたことはありません。ビル内を守衛や警備員などが配置されている場合もあれば、24時間体制で夜間や休日も対応してくれる「機械警備システム」が備えられている場合もあります。機械警備システムは「空間センサー」や「ガラス破壊センサー」などの、各種機器が異常を察知し、警備員が駆けつけるシステムのことです。常時、警備員が巡回していなくても異変を感知でき、効率よくセキュリティ対策ができるでしょう。

ゾーニングを考えてセキュリティ対策をする

ゾーニングは、空間を目的に応じて区分することを意味します。企業の大切な機密情報を守るには、オフィス内で区分に合ったセキュリティ対策をすることが大事です。例えば、荷物の受け取りの際、ドアを開けた状態で対応するときなどに、中が丸見えではセキュリティ対策が万全とはいえません。部外者が立ち入るところから、社内用の様子が見えないようにパーティションを設けるなど、レイアウトを考えましょう。
機密情報を抱える部署は、誰でも簡単に立ち入れないように、制限を設けることがおすすめです。限られた人しか立ち入れないように鍵の管理を徹底したり、入退室記録を取ったりと、ワンランク上の対策を施す必要があります。

アクセス権限や廃棄物に注意する

全てのケースにあてはまるわけではありませんが、社内の機密が漏れるときは、社内で情報を取り扱っている人が意図的に流出させるケースが少なくありません。誰でも簡単に重要な情報にアクセスできるようだと、責任の所在を明確にできないため、誰が流出させたか分からない状態となってしまいます。これでは、何か問題が起きたときに疑心暗鬼になってしまいますし、情報が流出しにくい環境とはいえません。情報の持ち出しを防ぐには、管理者とアクセスできる人をはっきりとさせることが大事です。
また、廃棄したハードディスクやスマホなどのメディアから、情報が流出してしまうケースもあります。誰でも立ち入れるようなゴミ捨て場に、これらを放置してしまうことは危険です。壊れた機械からでもデータを復元したり、情報を抽出できたりする場合があるので、細心の注意を払いましょう。できれば、信頼できる業者に廃棄を依頼することが好ましいです。

今回のまとめ

セキュリティ面が気懸りなら、賃貸オフィスを探している段階でセキュリティシステムがある程度整った物件を探すことがおすすめです。部外者が簡単に社内の様子を把握できないように、オフィス内のレイアウトにも気を配りましょう。また、どんなに外側から侵入されにくくても、内側から秘密が漏れてしまっては意味がありません。誰でも情報を見たり持ち出したりできないように、アクセス権限を明確にしましょう。廃棄物の処理も、信頼できる業者を使うことが大事です。