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コラム 2021.05.06
オフィス・事務所を移転したら誰に伝えるべきか？例文も紹介！
オフィス・事務所を移転する際、関係者に移転の案内をしますが、そうした案内は具体的に誰に送ればよいのでしょうか。今回は、オフィス・事務所の移転を誰に伝えるべきかについて確認しましょう。また、その際の文例もご紹介します。
【目次】
1.移転を伝えるべき相手は、つきあいのあるすべての人や会社
2.移転を伝える手段は郵送またはメール
3.挨拶状・挨拶メールに含める内容
4.挨拶状・挨拶メール用例文
5.今回のまとめ
移転を伝えるべき相手は、つきあいのあるすべての人や会社
オフィス・事務所の移転については、お世話になっている人や会社すべてに知らせるというのが基本です。ビジネスが進行中の取引先や顧客はもちろん、現時点では特に取引はなくても何らかのつきあいがある相手であれば（あるいは過去につきあいのあった相手であれば）できる限り連絡先に含めます。
個人の引っ越しの場合、住所録に載っている人すべてに知らせるとは限りませんが、法人となれば話はまったく別です。たとえ今はほとんど交流のなくなった相手であっても、将来的にその相手との間に商談がまとまる可能性はゼロではありません。普段からつきあいのある取引先のほか、潜在的な顧客でありビジネスパートナーである「ごく浅いつながりの相手」にもきちんと知らせておくのがおすすめです。
移転を伝える手段は郵送またはメール
移転を伝える手段としては、挨拶状を郵送する形の他に、メールで知らせる形も一般的です。ひと昔前にはメールはあくまで略式であり、移転の案内は郵送の挨拶状で行わなくては失礼という考え方が主流でした。しかし、メールがビジネスに欠かせないコミュニケーションツールとして普及した近年では、少なくとも格式にそれほど配慮する必要のない取引先に対しては、メールでの連絡も問題なしという理解になってきています。
メールで連絡する場合は、その後電話などで直接話す機会があったときに改めて挨拶しておけばより丁寧ですし、時として大量の受信メールの中に紛れて読まれないままとなってしまうこともあるメールの不安を取り除けます。
挨拶状・挨拶メールに含める内容
移転を知らせる挨拶状や挨拶メールに最低限含めるべき内容には、次のようなものがあります。
日頃の感謝
オフィス・事務所の移転は、取引先に対し感謝の気持ちを改めて伝える良い機会でもあります。定型文で構いませんので、ぜひ含めるようにしましょう。
移転のお知らせと移転先情報
移転を知らせる案内ですので、新しい住所・電話番号などの情報は必ず含めます。併せて地図も載せておくと、わかりやすく親切です。
今後の変わらぬおつきあいのお願い
移転後もどうぞよろしくという気持ちを、お願いの形で伝えます。オフィス・事務所の移転が実現したのは、取引先のサポートがあったから、顧客が支えてくれたからという謙虚な姿勢に基づくこうしたお願いは、今後のビジネスにおいて潤滑油となるでしょう。
挨拶状・挨拶メール用例文
挨拶状と挨拶メールの例文をそれぞれご紹介します。
挨拶状文面例
謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます
さて このほど○月○日をもちまして下記の新住所に移転することとなりました
今後とも何卒変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます
謹白
令和○年○月
株式会社△△△△△△
代表取締役 □□□□
記
株式会社△△△△△△ 駅前支社
新住所 〒000-0000 ◯◯県◯◯市◯◯1-23-4
電 話 00-0000-0000
ＦＡＸ 11-1111-1111
営業開始日 令和○年○月○日（○曜日）
挨拶メール文面例
件名：【オフィス移転のご案内】株式会社△△△△△△
〇〇株式会社 ◯◯部
△△様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△△△△△の□□です。
標題の通り、このたび弊社は○月○日をもちまして下記の新住所に移転する運びとなりました。
なお、社員メールアドレスに変更はございません。
お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄りください。
略式ながら、メールにてご挨拶とさせていただきます。
新住所 〒000-0000 ◯◯県◯◯市◯◯1-23-4
電 話 00-0000-0000
ＦＡＸ 11-1111-1111
株式会社△△△△△△
資材調達部 □□□□
今回のまとめ
オフィス・事務所の移転は、日頃の感謝を改めて伝える良い機会でもあります。移転を控えて何かと慌ただしくなりますが、取引先などに対しての挨拶状もしくはメールでの移転案内はきちんと行うようにしたいですね。移転案内が新たなビジネスチャンスを運んできてくれることもあるのではないでしょうか。
