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コラム 2021.03.12

賃貸オフィス・賃貸事務所の契約書をなくしたときの対応


普段は目につかない場所に保管されているだけに、紛失も起こり得るのが賃貸借契約書ではないでしょうか。今回は、賃貸オフィス・賃貸事務所の契約書をなくすとどうなるか、なくしたときにはどう対応すればよいかについてご紹介します。

【目次】
1.賃貸借契約書とは?
2.契約書をなくすとどうなるか?
3.契約書をなくしたときの対応は?
4.今回のまとめ

賃貸借契約書とは?

オフィス・事務所の賃貸借契約を結ぶ際に作成される賃貸借契約書は、貸主・借主双方の合意した内容を忘れないよう文書化したものです。借りている物件の詳細情報のほかに、契約期間、賃料、敷金に関する情報、特約事項などが記載されています。

契約書をなくすとどうなるか?

契約書を紛失すると、どういったことが起こると考えられるでしょうか?

基本的に当面は何も起こらない

大切な書類をなくしてしまったと判明すれば、青くなる人が多いでしょうが、実は紛失したからといってすぐにどうこうなるわけではありません。実際、契約してから何年間も契約書を見ていないし、保管場所の扉を開けてさえいないという人がほとんどではないでしょうか。
前述のように、賃貸借契約書はあくまで合意内容を忘れないようにするためのものであるため、貸主と借主が互いに合意通りに行動していて、これといった問題もなく賃貸借関係が継続している限り、契約書の出番はないのです。契約書の紛失を理由に退去を迫られるようなこともありません。

トラブルが起きた際にその解決が難しくなる

何かしらのトラブルが起きたときに、スムーズに解決できない可能性があります。
契約書は、貸主と借主との間でトラブルが発生した場合に、その判断や解決の根拠となります。前項で述べた「これといった問題もなく賃貸借関係が継続している限り、契約書の出番はない」ということの裏返しで、ひとたびトラブルが起きたときには、自分の主張が正しいことの証拠として契約書が必要となるのです。

修繕・契約更新・解約などに関わる条件を確認できない

イレギュラーな対応や節目となるタイミングでの、貸主と借主双方の権利や義務、諸条件を確認できなくなります。
修繕費用の負担、契約更新時の条件、退去時の原状回復義務、保証金返還条件、契約解除の前提、解約通知期間などは、契約書に記されています。そうした諸条件をしっかり記憶していて、先方との認識の相違もないのであれば、契約書を参照する必要はありませんが、条件を忘れてしまった、先方の認識と食い違っているといった場合には、契約書がないと確認できません。

現オフィス・事務所では新規事業を始められない可能性がある

自治体の認可を得られず、新規に事業を始められない可能性があります。事業の種類によっては自治体の認可を受ける必要があり、認可申請時に賃貸借契約書を添付しなくてはなりません。紛失していれば添付できず、現オフィス・事務所では新規事業を始められなくなる可能性があります。

契約書をなくしたときの対応は?

契約書を紛失したときの対応としては、どういったものが考えられるでしょうか?

コピーをもらう

甲乙間の賃貸借契約では、同じ内容の契約書を2部作成し、割印を捺した上で甲(貸主)と乙(借主)が1部ずつ保管します。貸主も同じ契約書を持っていますので、コピーをもらえないか依頼してみましょう。
貸主以外では、仲介業者が契約書の控えを保管しているはずですので、そちらを当たってみてもよいでしょう。また、貸主が契約管理業務を含め管理会社に委託している場合は、管理会社も控えを保管していると考えられるため、管理会社に問い合わせてみましょう。

再発行してもらう

貸主や仲介業者の同意が得られるのであれば、契約書の再発行も一つの方法です。しかし、再発行には本来の契約内容から何らかの変更が発生してしまうリスクが伴うため、同意を得ることは難しいと考えられます。

申請先の窓口で相談する

認可申請などで契約書原本の添付が必要な場合、契約書の写しや契約事項等証明書などで代えられないか窓口で相談してみましょう。

今回のまとめ

オフィス・事務所を借りる際に作成した契約書は、頻繁に読み返す種類のものではありませんが、いざというときに必要となる重要な書類です。万一紛失してしまっても賃貸借関係は継続しますが、将来的に困るケースも考えられます。貸主などからコピーをもらうなどの対応を取っておくと安心でしょう。

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