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賃貸物件にオフィスを構えている場合、現状使っているオフィスから移転を考えることがあるでしょう。移転を考えるときには、さまざまな理由がありますが、移転に適したタイミングと言うものが存在します。適切なタイミングで移転することで、業績をアップさせられる可能性もありますので、慎重に検討しないといけません。どのようなタイミングでの移転検討が良いのでしょうか。

【目次】　
1.移転のタイミングに適しているきっかけは？
2.移転するのに避けたい時期は？
3.移転スケジュールを立てるときに注意したいポイントは？
4.今回のまとめ

移転のタイミングに適しているきっかけは？

オフィスを移転するきっかけのうち、多く見られるのは社員数の増減です。今のオフィスに入居してから、1割以上社員数が増減していたら、移転を検討する企業が増加すると言われています。また、今後数年以内に、業務拡大や将来への人材投資などを理由に、社員を2割以上増やす計画がある場合にも、移転して新しいオフィスでさらなる発展を目指したいところです。
さらに、周辺地価の変動などを理由に、オーナーや管理会社から賃料の値上げを交渉されたり、建物の老朽化が進んだりしていても、移転の話が持ち上がるでしょう。特に、老朽化に関しては、多くの企業の関心が高まっているポイントであり、新耐震基準を満たした物件へ移転する企業が増えているのです。
オフィスの賃貸契約の更新時期が近づいたときに、移転を検討する企業もみられます。賃貸契約は、2年更新としている所が多いため、この理由での移転であれば1年ほど前から計画を立てることが一般的です。

移転するのに避けたい時期は？

オフィスの移転では、繁忙期を避けた方が賢明です。コストが上がるうえ、各業者とのスケジュール調整がしにくくなります。繁忙期は、決算月としている企業が多い3月や、新人研修が落ち着く5月、年内に移転作業や手続きを全て完了させるために9月から10月あたりが該当します。特に3月は、一般の引っ越しの繁忙期でもあり、料金がかなり高くなるうえ業者の作業予約が取れない恐れがあります。できれば、この時期以外に移転をするとスムーズに手続きできる可能性が高まります。6月から8月あたりであれば、夏場で作業は大変かと思いますが、移転先の物件が見つけやすいうえ、移転コストが抑えられる可能性があります。

移転スケジュールを立てるときに注意したいポイントは？

移転計画を立ててから、実際に移転が完了するまでには、綿密なスケジュールを立てる必要があります。現状で入居している物件の解約予告期限は、半年前と定めている所が多いですが、管理会社ごとで期限が異なる場合もみられますので、事前に確認しておきましょう。退去するにあたって、原状回復工事が必要ならば、退去日までに工事を完了させないといけません。工事が長引くと退去日も遅れ、その分余分な賃料が発生しますので、忘れないようにしましょう。
さらに、移転先オフィスの契約時には、敷金や補償金のほかに、入居工事費用が発生します。敷金は、一般的に賃料の10か月から12か月分と言われており、まとまった資金が必要です。旧オフィスで不要になった設備・備品の処分代、新オフィスで新たに必要な設備の購入費、登記内容の変更費用、引っ越し業者へ支払う代金、住所変更による手続き費用、新所在地を記載した名刺・文章・封筒の作成料や郵送代など、こまごまとした費用もかかってきます。

今回のまとめ

オフィス移転は、企業の発展に必要不可欠な作業です。多額の費用はかかりますが、それ以上に企業が受ける恩恵は大きいものです。今回ご紹介した内容を参考に、スムーズな移転を行っていただければ幸いです。