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限られた時間の中で、打ち合わせをスムーズに進めるには、会議室のレイアウトを適切に配置することが重要です。レイアウトは、目的や参加者に合わせて変える必要があります。ビジネスにおける決定事項に関わる会議室は、他の部屋にも増してレイアウトへ気を配らないといけません。
今回は、目的別にどのようなレイアウトが適しているのか、方法を解説します。

【目次】　
1.面接や商談なら対面式
2.プレゼンテーションならコの字形式
3.人数が多い場合にはロの字形式
4.少人数での打ち合わせが入るときには島型形式
5.１人の発言を集中して聞く会議ならばスクール形式
6.今回のまとめ

面接や商談なら対面式

ひとつの長方形テーブルを挟み、お互いが向かい合って座るレイアウトです。長い２辺に沿って座り、短い２辺には座りません。居酒屋やファミレスのテーブル席や、お見合いの席などを想像すると分かりやすいでしょう。両社が対等な立場となり、商談を決めたり面談を行ったりするときに使われます。
少人数で行う会議向けであり、大人数では話し合いがしにくくなる欠点があります。対面式を採用する場合は、参加人数を前もって把握しておくことが必要です。

プレゼンテーションならコの字形式

長方形の机を、カタカナのコの字になるように配置し、机の周りに椅子を置きます。空いている場所には、発表者が使うためのホワイトボードやスクリーンなどを配置し、参加者がどの場所からでも発表者を見られるようにします。参加者全員が、同じ場所で同じ画面や資料を確認しながら会議を進めることで、一体感が生まれやすくなり、活発な会議が期待できます。
発表形式の会議に適していますが、広さが確保できる部屋を用意しなくてはいけません。

人数が多い場合にはロの字形式

長方形の机を、カタカナのロの字になるように並べ、椅子を配置していきます。死角がないため、参加者全員の顔が見えながらも適度な距離感を持って話ができ、大人数で行う会議や重役会議などで用いられるレイアウトです。会議中にホワイトボードやスクリーンを使わない場合は、この形式をとる場面が多く見られます。
反対に、比較的カジュアルな意見交換の場としては、相応しくないと言えるでしょう。中央にできるスペースの広さは、参加人数や部屋の広さ次第で調整可能です。

少人数での打ち合わせが入るときには島型形式

机と椅子をグループに分かれて並べ、複数の場所に分散して島になるよう配置します。島ごとに議論や打ち合わせができるので、ワークショップや研修・参加型セミナーなど、会議途中に打ち合わせが必要な会議に適しています。ただ、島の中での話し合いに夢中になってしまい、他の島の発言を聞き逃してしまったり、会議全体の進行を遮ったりすることのないよう、注意が必要です。

１人の発言を集中して聞く会議ならばスクール形式

学校や塾の授業のように、机と椅子が全て発表台に向いて配置されたレイアウトです。講演やセミナーの形式で会議を行う場合に、ひとりの発表者の話を全員で集中的に聴くことができます。発表者は、参加者の反応を見ながら話を進めます。
ただし、参加者全員で議論をするのは困難であり、議論を目的とした会議には不向きです。

今回のまとめ

会議を有意義なものにするには、資料の準備や会議内容の精査だけでなく、会議室のレイアウトに気を配ることが重要です。参加者の集中力を高め、業務を円滑に進められるような会議にしましょう。