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オフィスを退去する際には、やらなければならないことがたくさんあります。同時並行で行わなければならないことも多いので、事前にやるべきことをしっかりと押さえておきましょう。退去するにあたって、やっておくべきことを紹介します。

【目次】
1.解約予告や内装業者探し
2.原状回復工事をする
3.退去が近づいてきたらやること
4.今回のまとめ

解約予告や内装業者探し

契約中の賃貸オフィスや事務所を解約するにあたって、決められた期日までに退去することを貸主側に伝える「解約予告」をします。時期は6カ月前の場合もあれば3カ月前でよいこともあり、契約内容によって違うので必ず契約書を確認しましょう。移転先の入居時期に合わせて退去時期を決めると、家賃を二重に支払わなくて済みます。
物件探しの前に「新オフィスの方針」をしっかりと固めてから、理想にぴったりな移転先を探しましょう。スケジュールやチェック体制を整えるために「移転プロジェクトチーム」を立ち上げることも、おすすめです。オフィスで問題になっている点や、課題点などを明らかにすると、オフィスの移転を成功させやすいでしょう。新しいオフィスの内装をするために、内装業者を探すことも並行して行います。

原状回復工事をする

賃貸オフィスを退去する前には、借りたときの状態に戻す原状回復工事が必要です。早い段階で貸主や管理会社などと打ち合わせをして、見積もりを出してもらいましょう。どこまでの範囲を工事するかについては、借主と貸主側で認識を同じにしておかなければなりません。物件によって、原状回復工事をする業者を指定されている場合もあれば、そうでない場合もあります。
あまり一般的ではありませんが、借主が業者を探さなくてはならないケースもあるので、業者の選定が必要になることもあるのです。工事は「明け渡しの期日」までに完了しなければなりませんが「特約」によって、時期が明記されていることもあるので、しっかりと確認して間に合うように手配しましょう。

退去が近づいてきたらやること

新しいオフィスでの業務に必要となる、什器・機器・セキュリティーなどを検討し、業者や工事の手配などをします。旧オフィスよりも、新しいオフィスの使い勝手が悪くなってしまうようでは、引越しをするメリットが少なくなってしまうでしょう。旧オフィスで社員同士のコミュニケーションが取りづらかった場合は、適正なレイアウトに変える必要があります。
退去が間近に迫って来たら、取引先や得意先などに移転することを知らせることも必要です。連絡やあいさつ状などの準備なども始めなくてはなりません。直前に連絡をすると混乱を招くので「退去する2カ月前」を目安に、準備を開始したいところです。チェックリストを作り、連絡しなければならない場所と、進捗状況を一目で分かるようにしましょう。社員の名刺・社員証・封筒といった、備品類に印刷されている住所も忘れずに変更します。企業のホームぺージに記載されている住所の変更も、忘れないようにしましょう。

今回のまとめ

解約予告をしなければならない時期や、原状回復工事をしなければならない範囲は、契約している物件によって違います。退去することを決めたら、賃借契約書に明記されている条件を確認しましょう。法人向けの賃貸オフィスは退去の6カ月前となっていることが大半ですが、例外もあります。退去するにあたってやらなければならないことは多く、通常の業務と平行して行わなければならないので、専門のプロジェクトチームを立ち上げてミスのないように進めることがおすすめです。ミーティングで新オフィスの方針を固めたら、移転の日程に合わせて間違いがないように進めていきましょう。