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コラム 2021.07.06

オフィス・事務所を移転した時の社会保険に関する手続きを解説


さらなる事業の飛躍を求めて、オフィスを移転する企業は少なくありません。事務所を移ったら、気分も新たにすぐさま業務に打ち込みたいところですが、移転後には社会保険に関する複数の書類提出や届出が必要です。今回は、オフィス・事務所を移転した場合の社会保険に関する手続きについて解説していきます。オフィスを移転する予定のある方は、届出に不備がないよう、ぜひ参考にしてください。

【目次】
1.オフィス移転後も年金事務所が同じ場合の社会保険手続き
2.オフィス移転後に年金事務所が変わる場合の社会保険手続き
3.労働保険関連の手続きも忘れずに!
4.今回のまとめ

オフィス移転後も年金事務所が同じ場合の社会保険手続き

オフィスの移転といっても、管轄する年金事務所が変わらない移転と、管轄する年金事務所が変わる場合の移転とでは、届け出る書類が違ってきます。年金事務所が変わらない事業者に必要なのは、「適用事業所名称/所在地変更(訂正)届(管轄内)」の提出です。届出する際の添付書類として、法人の場合は登記簿謄本のコピーを、個人事業主の場合には事業主の住民票のコピーを準備しなければなりません。個人事業主の住民票は、個人番号がついていないものが指定されています。
なお、用紙は日本年金機構のホームページからダウンロードすることができます。記入した書類の提出期限は移転してから5日以内なので、大変ですが厳守しましょう。この届出では、提出先が移転前の年金事務所である点がもっとも間違えやすいポイントです。申請方法については、窓口・郵送・電子申請の中から、都合に合わせて選択してください。

オフィス移転後に年金事務所が変わる場合の社会保険手続き

所轄する年金事務所が異なるエリアへオフィスを移転する場合には、事業主は「適用事業所名称/所在地変更(訂正)届」を記入して提出しなければなりません。また、これに伴って、準備すべき書類が他にもあります。法人の場合は、変更届以外に登記簿謄本のコピーが、個人事業主の場合には事業主の住民票のコピーが必要です。個人事業主の住民票は、個人番号が載っていないものを用意します。提出期限は移転してから5日以内で、窓口提出以外に郵送もできるほか、電子申請をすることも可能です。提出先は移転する前に所轄していた年金事務所なので、間違えないよう注意が必要となります。

労働保険関連の手続きも忘れずに!

従業員のいる事業所では、オフィス移転に伴って労働保険に関する手続きも求められます。労働保険についての届出書類は、「労働保険名称・所在地等変更届」です。この書類の提出先は事業所を管轄する労働基準監督署ですが、先ほどの年金事務所とは異なり、移転後の管轄署に提出する必要があります。この点は間違えやすいので、忘れないようにしましょう。提出期限は移転から10日以内となっています。
また、労働基準監督署へ先述した変更届を提出したあとで、その控えとともに「雇用保険事業主事業所各種変更届」も提出します。この書類の提出先は労基署ではなく、移転後のオフィス所在地を管轄するハローワークです。まぎらわしいので、順を追って確実に手続きを進めていくようにしましょう。

今回のまとめ

オフィスを移転するときには、社会保険や労働保険に関する手続きが複数あり、提出先や期限などもまちまちなので注意が必要です。少しの間、煩雑な作業が続きますが、きちんと手続きを踏んでおかないと、後々の業務に支障をきたしてしまいます。オフィス移転が決まったら、事業主は責任を持って社会保険などに関する手続きの準備を始めて、移転後には速やかに書類提出を行いましょう。