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コラム 2020.10.27

社員のコミュニケーションを活性化させるオフィス・事務所環境の作り方

オフィスのレイアウトの考え方はさまざまですが、近年は社員同士がコミュニケーションを取りやすい環境を重視したオフィス作りが求められています。コミュニケーションが取りやすい職場は活気があり、新たな発想も生まれやすいからです。今回は、社員のコミュニケーションの活性化が期待できるオフィスの作り方をご紹介します。

【目次】
1.コミュニケーションを取ることの重要性
2.レイアウトの見直しでコミュニケーションの活性化を
3.オフィスレイアウトを変更する際の注意点は?
4.今回のまとめ

コミュニケーションを取ることの重要性

社員同士が良好な関係を築き、コミュニケーションを活性化させることは非常に重要です。企業活動を続けるためには、利益を生み出す必要がありますが、そのためには効率のいい業務が欠かせません。社員同士のコミュニケーションが活発であれば、お互いのスキルや情報を共有することができます。お互いに足りない部分を補完し合うことで業務の効率が高まり、生産性もアップするのです。社員のコミュニケーションの活性化は、企業にとって必要不可欠といえるでしょう。もちろん、コミュニケーションの活性化は社員にもメリットがあります。職場は上司や同僚など、縦と横の人間関係があり、苦労している方も多いはずです。コミュニケーションを活性化させ、人間関係が良好になれば、会社への満足度が上がり長く働きやすい環境になります。
では、具体的にどうやってコミュニケーションを活発化させればいいのでしょうか?いろいろな方法が考えられますが、その1つがオフィスのレイアウト変更です。詳しくは次の項目で見ていきましょう。

レイアウトの見直しでコミュニケーションの活性化を

コミュニケーションを活性化させるオフィスのレイアウトには、どのようなものがあるでしょうか。代表的な形態をご紹介します。

フリーアドレス制

固定した席を用意せず、使う席を自由に選べるスタイルです。座席が毎回変わることで、社内のいろいろな人との交流が期待できます。

開放型のミーティングスペース

ミーティングスペースを壁やパーテーションで区切らない開放型にして、使用時は予約不要で使えるようにします。必要な時にすぐに使えるだけなく、開放的な空間ゆえに発言しやすくなる心理的効果もあり、気軽に話し合えるのと共に業務のスピードアップも図れます。

休憩スペース

オフィス内に休憩スペースを設置することも、コミュニケーション向上につながります。多くの社員が利用するため、普段は接点のない部署の社員とも交流が持てるようになるのです。カフェスタイルなど、リラックスできるデザインを取り入れて休息を取りやすくすることで、休憩後はリフレッシュして仕事に取り組めるでしょう。

オフィスレイアウトを変更する際の注意点は?

ご紹介した開放的なオフィス環境は、コミュニケーションの活性化が期待できる反面、業務内容や社員によっては仕事に集中しにくくなる場合もあります。オフィスレイアウトの変更は、コミュニケーションの活性化と業務の効率化が目的ですので、これでは本末転倒です。このようなことがないよう、開放的な空間と業務に集中できる空間、双方を自社に合わせてバランスよく設置することが求められます。
また、セキュリティ対策も重要です。社内をあまり自由に動けるのは、機密保持の上で推奨されません。機密情報や個人情報は、セキュリティ対策がなされているスペースでのみ取り扱うなどの対策が必要です。

今回のまとめ

近年は生活スタイルや価値観の変化により、社員同士のコミュニケーションの取り方が難しくなっています。ご紹介したオフィスの環境、レイアウトの変更は、コミュニケーションを促進する方法の一例に過ぎません。社内のコミュニケーションの状況を把握し、自社の社員・業務に適した、コミュニケーションを活性化できるオフィス環境を整えましょう。