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オフィスの移転を検討する際は、まずは移転までの「スケジュール」を把握する事が重要です。その後、物件選定をするために「エリア」や「広さ」、「移転時の費用」を決めた上でオフィス探しを始めることが大切です。
本コラムでは、オフィスの移転を成功させる上で重要な４つのポイントをご紹介します。

オフィス移転のスケジュール

オフィス移転の際は、しっかりとスケジュールを把握しておくことが重要です。スケジュールを把握して、計画的に移転先の物件探しを行いましょう。
スケジュールについては、入居中のオフィスから退去するまでのスケジュールと、移転先のオフィスビルに入居するまでのスケジュールの２つを把握する必要があります。なお、今回は賃貸オフィスビルでは特に多い、６ヶ月前の解約予告の場合のスケジュールをご紹介させて頂きます。
① ご入居中のオフィスビルに関してのスケジュール
６ヶ月前には、ビル側への解約予告と原状回復工事の条件についての確認が必要です。また、預託金の返還時期についても確認しましょう。退去の１～２ヶ月前には、オフィス備品の搬出や原状回復工事の着手を行います。工事完了後には、退去立ち会いが必要です。
② 移転先のオフィスに関してのスケジュール
５ヶ月前には、移転準備プロジェクトの編成を行い、移転先の物件を選定します。また、内装業者との打ち合せを行い、レイアウト図面の作成や工事期間、費用の詳細を決定します。
４ヶ月前には、ネット回線の引き込みやOA機器のリース、引っ越しの手配を行い、移転後すぐに仕事が始められるよう準備します。
２ヶ月前には、お客様や取引先への移転挨拶状の送付、名刺やゴム印などの社内印刷物の作成を行います。
１ヶ月前には、金融機関へ住所変更に関する連絡や関係官庁への届出を行います。
ご移転先の広さや状況により変動はありますが、余裕を持ってご移転作業を行うために、事前にスケジュールを把握することが重要です。

移転先エリアの選定について

「エリア」については、ご移転の理由や業種に合わせたエリアの選定が必要です。例えば、人材の採用を積極的に行いたい場合は、遠方からでもアクセスが良いターミナル駅周辺の物件を選ばれたり、弁護士や司法書士等の士業の方は裁判所や法務局周辺のエリアを選ばれることが多いです。
コスト削減のために賃料の安いオフィスに移転したが従業員の交通費が上がったため、結果的に固定費が増えてしまったというお話も聞いたことがあるので、今のオフィスと離れたエリアで物件をお探しする際は、賃料以外の目に見えない費用にも注意が必要です。

移転先オフィスの広さの設定について

「広さ」については、従業員数や間取り、レイアウトで必要面積が変わってきます。目安として、従業員１名当たり約３坪の面積が適切とされています。従業員１０名であれば３０坪、２０名であれば６０坪程となりますが、従業員の固定席を設けずに空いている席を使用するフリーアドレスオフィスなどのレイアウト次第では、適切な広さが変わってきます。今後の採用の方針や、内装レイアウトを考慮して、移転先のオフィスの広さを検討することが重要です。

オフィスの移転時に発生する費用について

オフィス移転の際にかかる費用は、大きく分けて「退去時」と「入居時」の２種類あります。
ご入居中のオフィスの退去時に特に金額が大きくなりやすい費用は、「原状回復工事費用」です。基本的にオフィスの場合、原状回復工事は「床」「壁」「天井」等を入居時の状態に戻すことが一般的です。また、大型のビルで入居時にスプリンクラー等の消防設備を移設や増設を行った場合は、原状回復費用が高額になってしまう場合もあるので、事前に工事期間や費用の打ち合わせを実施することが重要です。
ご移転先のオフィスの入居時に特に金額が大きくなりやすい費用は、「保証金」「内装工事費」です。保証金はビルによって様々ですが、一般的に賃料の６ヶ月～１０ヶ月分を支払うことがほとんどです。内装工事費については、広さやレイアウトプランにより変動がありますが、坪単価１０万円～３０万円程が一般的です。また、その他に家賃の保証会社へ加入する場合の「保証委託料」や、仲介業者へ支払う「仲介手数料」等の費用も発生するので、事前に初期費用を把握することも重要です。

今回のまとめ

オフィスの移転を行う上で重要なポイントは、「スケジュールの把握」「エリアの選定」「広さの設定」「移転時に発生する費用の把握」の４点です。
スケジュールについては、ご入居中のビルへの退去予告と原状回復工事の打ち合わせを行い、その後に移転先オフィスの内装打ち合わせや各業者様への連絡など必要な手配を行います。
エリアについては、ご移転の理由や業種によって適切なエリアが変わるため、最寄り駅や周辺施設などのエリアの特徴をしっかりと把握してエリアの選定を行うことが重要です。
必要な広さは、従業員数や間取り、レイアウトで必要面積が変わります。目安は１名当たり約３坪ですが、フリーアドレスオフィスなどでは変動があります。また、今後の採用の方針や、内装レイアウトを考慮して、移転先のオフィスの広さを検討することが重要です。
移転時に発生する費用のうち特に負担が大きくなりやすい費用は、退去時の「原状回復工事費用」と入居時の「保証金」「内装工事費用」です。いつ、どこで、いくら費用が必要になるかを事前に把握することが重要です。
上記４つのポイントをしっかりと押さえて、満足のできるオフィス移転をしましょう。

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