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コラム 2022.01.18

賃貸事務所・オフィスを移転する際に予算を抑える方法を紹介

事業所の移転で新しいオフィスを開設したものの、思いのほか契約の手続きや内装などに費用がかかってしまい、予算をオーバーしてしまうということがよくあります。心機一転、新品のデスクで仕事をするのは気持ちの良いものですが、事業収益を考えると、できるだけ初期費用は抑えたいものです。
そこで、事務所の移転に必要な初期費用と、予算を抑える方法や工夫を紹介します。

【目次】
1.オフィス移転に必要な費用とは
2.賃貸契約に費用にはいくらぐらいかかる?
3.移転費用にはいくらぐらいかかる?
4.賃貸契約の費用を抑えるには
5.移転費用を抑えるには
6.今回のまとめ

オフィス移転に必要な費用とは

オフィスの移転に必要な初期費用は大きく分けて、保証金や仲介手数料など賃貸契約に必要な費用と、引越代や備品購入代などの移転費用があります。移転費用には古いオフィスの原状回復費用や古い備品の廃棄費用など退去費用も含まれます。これらの費用を事前にきちんと見積もっておかないと意外に費用がかかってしまい、「こんなにかかるとは」と頭を抱えてしまうことになります。移転には予想外の出費がつきものですから、余裕を持って見積もっておきましょう。

賃貸契約に費用にはいくらぐらいかかる?

賃貸契約を結ぶために必要な費用には、どのようなものがあり、どの程度見積もっておけばいいのでしょうか。それぞれ具体的に説明します。

保証金(敷金)

一般のアパートや貸家を借りるときのように、賃貸オフィスを借りるときも敷金がかかります。オフィスの場合は保証金と呼ぶことが多いのですが、意味は同じです。賃料が支払えなくなったり、借主の過失によって修繕が必要になったりした際の補填に充てられます。法人契約では、保証金の相場が賃料の6カ月から12カ月分となっています。
保証金は契約終了時に返還されるケースが多く、オフィスの原状回復を行い引っ越しを終えた後の返還となることが一般的です。また、全額返ってくるわけではなく償却費(敷引き)として1~2割ほど引かれます。保証金の返還時期と返還額は、資金繰りにも影響しますので、よく確認しておきましょう。
また、一部の物件では、保証金とは別に「礼金」を求められることもあります。物件の貸主へのお礼という意味で、相場は賃料の1カ月から2カ月程度です。礼金は返還されません。

仲介手数料

物件を仲介した不動産業者が受け取る報酬です。仲介手数料は、宅地建物取引業法(宅建業法)で上限額が定められています。貸主、借主双方から受け取る仲介料は合計で賃料1カ月分(税別)となっており、原則として双方から半月分ずつを受け取ります。しかし、合意があった場合、どちらか一方から1カ月を受け取っても良いため、借主だけに家賃1カ月分の仲介手数料を請求する不動産業者も多いようです。逆に、仲介手数料を低く抑えている業者もあり、業者によって手数料に大きな差が出ることがあります。

前払い分の賃料

オフィスを契約した月の賃料の前払いが必要となる物件もあります。特に決められたルールはなく、日割りで計算されることもあれば、入居日にかかわらず1カ月分を負担しなければならないこともあります。

火災保険

一般住宅と違い、賃貸オフィスはほとんどの場合、火災保険への加入が求められます。保険料はオフィスの広さや補償内容で異なります。一般的に2年契約で年間10,000円から20,000円程度が相場のようです。保険のプランの内容によって、補償される範囲も異なりますから、よく確認して契約しましょう。

委託料

オフィスを借りるには連帯保証人が必要です。しかし、設立から日が浅い中小企業や従業員が少ない小規模な会社、経営に不安な点がある会社などは保証会社の利用を求められることがあります。また、事情にかかわらず、保証会社の利用を求める貸主もいます。このとき、保証会社に支払うのが保証委託料です。
保証会社を利用する際は審査があり、審査に通らないと契約できない恐れがあります。保証委託料は、月々の家賃や契約期間の家賃総額をもとに算出され、算定方法は保証会社で決められています。保証会社は貸主のほうであらかじめ決めていることも多いので、契約前に保証会社の利用について確認しておくことが大切です。

移転費用にはいくらぐらいかかる?

オフィスの移転費用といっても、引越荷物の運送費だけではありません。それまで借りていたオフィスから退去する際に必要な費用が含まれますし、新しいオフィスの内装費、新しい備品の購入費用に加え、古い備品の処分費用もかかります。「心機一転で全てを新しく」と意気込むのもいいですが、無計画に進めると想像以上に費用が膨らんでしまいます。
オフィスのレイアウトや移転スケジュールは綿密に計画し、予算内で費用が納まるよう工夫しましょう。主な移転費用の内容と費用の目安を紹介します。

事務所の原状回復費用

事務所やオフィスの契約を解除して退去するときは、借りる前の状態に戻さなければなりません。このため、入居時に工事を行った内装部分は全て撤去します。これを原状回復といいます。工事費用はオフィスの広さや撤去工事の内容によって異なりますが、通常、坪単価25,000円~30,000円程度になります。広いオフィスビルなどになると、坪単価が40,000円から50,000円程度になることもあります。大きな破損があると、費用もかさみますので、しっかりと見積もりを取って信頼できる業者に依頼しましょう。
ただし、貸主によっては業者を指定することがあります。指定された業者の見積もりに納得がいかない場合は、貸主との交渉も必要です。

新しいオフィスの内装費

借りる前の賃貸事務所・オフィスは通常、内装が全くない状態になっています。このため、業務を始める前に、床に敷物をして壁紙を張り、間仕切りをしなければなりません。パソコンを多く使う事務所では、電源の増設や通信設備も必要です。内装工事費もオフィスの広さや工事の内容によって変わりますが、坪単価10万円~40万円が相場のようです。さらに通信インフラの整備を行うと、社員1人あたり5万円程度、別にかかります。内装工事にお金をかけ利便性を高めることで、社員の士気を高めることも大切ですが、費用をかけすぎるのは問題です。
一方で、古い備品もそのまま使い、薄暗い感じのオフィスになってしまうと、せっかく新しいオフィスに移転しても社員の士気は上がりません。本当に必要な物は何か、社員が働きやすくなるにはどうしたらよいのかを考えて、内装を設計しましょう。

備品の購入費

社員が業務を行うためのデスクや椅子も必要です。以前の会社の備品を使えば安上がりですが、オフィスの備品に統一感をだしたいときもあります。来訪者の目にどう映るか、顧客にとって快適な空間になるのかを考えることも大切です。ロッカーから傘立て、部署名が書かれたプレートまで、大小さまざまな備品が必要となりますので、必要な物をリスト化して予算を立てましょう。

引越費用

移転には当然、引っ越しの運送費用がかかります。距離や作業の範囲によって費用は変わりますが、社員1人当たり30,000円~50,000万円が目安です。移転先が近ければ、比較的軽いものは社員に手分けして運んでもらうことでコストを抑えられます。見積もりをとって費用を比較することも欠かせませんが、あまり安いと作業内容の質が落ちることがあります。作業内容も確認して、信頼できる業者に依頼することが大切です。

廃棄物の処理費用

撤去工事で出た廃材や古くなった備品の廃棄にも費用がかかります。廃棄物業者に依頼すると、2トントラック1台あたり70,000円から80,000円ほどになります。意外に廃棄物は多くなるものなので、使える物は移転先に持っていったり、リサイクル業者に買い取ってもらったりして廃棄物を減らす努力も必要です。

賃貸契約の費用を抑えるには

オフィスの移転にはかなりの費用がかかります。どうしても予算をオーバーしがちですが、そこで費用を抑えるのが担当者の腕のみせどころです。まずは、賃貸契約にかかる費用を抑えられる方法を紹介しましょう。

レンタルオフィスを借りる

通常の賃貸契約の事務所やオフィスではなく、レンタルオフィスを利用する方法があります。レンタルオフィスは、デスクや椅子、設備などを含めオフィス機能一式を貸し出すもので、保証金や礼金などは必要なく内装工事も行わずそのまま入居できます。多くの備品を揃えて長期間借りると賃貸契約より割高になる可能性がありますが、創業間もない小規模な事業所やベンチャー企業、個人事業主なら、レンタルオフィスの利用で費用を抑えられるかもしれません。

居抜きで引き継ぐ

居抜きとは、以前の内装や設備をそのまま残して事務所や店舗を引き継ぐことをいい、飲食店ではよく見られます。退去する側からみれば原状回復の費用がかかりませんし、入居する側からみれば内装費用を抑えられます。ただし、備品や設備が老朽化していて、修理が必要な場合もあるので気をつけましょう。
居抜きで契約するには、貸主と退去側、入居側の合意が必要です。積極的に居抜きのオフィスを探すのであれば、居抜きオフォスを得意とする不動産業者に相談するといいでしょう。

移転費用を抑えるには

移転費用にもさまざまな種類があり、工夫次第で金額を抑えることが可能です。どのような対策があるのかを紹介します。

オフィス移転コンサルティング会社を利用する

オフィス移転には事前にさまざまな準備があり、不動産業者や運送業者、工事業者、役所などさまざまな相手と折衝しなければなりません。これらすべてを従業員で対応しようとすると担当者の負担が大きくなり、チェック機能がうまく働かなくなる可能性があります。
そこで、オフィス移転を専門に手がけるコンサルタント会社に移転計画の策定から実施まで全て任せてしまう方法もあります。コンサルタント会社への報酬が必要になりますが、効率的な移転計画を立案し、費用についても精査してもらえます。従業員が本来の業務をしながら移転業務に手を取られることもなく、トータルでのコスト削減が期待できます。

現在のオフィスの備品を活用する

新しいオフィスのデスクや椅子、ロッカーなどはすべて新品で揃えたいものです。顧客にも好印象を与えます。しかし、新しく備品を購入したり、古いものを廃棄したりする費用は、かなり高額になります。それに最近は、SDGsへの関心も高まっていますから、古くなったからといってすぐに捨てずに、大切に使い続けることも一つの考え方です。古い備品の運送費用や修理代もかかりますから、そのまま備品購入代が浮くわけではありませんが、古い備品の活用も検討しながら、備品購入の予算を立てましょう。

不要物の処分やペーパーレスに取り組む

引越費用を抑えるには、荷物の量を減らすことも重要です。移転を機に不要な物はまとめて捨ててしまいましょう。また、意外とかさばるのは紙の書類です。ペーパーレスに取り組み、書類のほとんどは電子化してしまうのも一つの方法です。本格的にペーパーレスに取り組めば、今後、書類の保管場所に困ることはなくなりますし、印刷代や用紙代も削減できます。移転を不用品の処分やペーパーレス化の絶好の機会だと捉えれば、移転費用の抑制と今後の経費削減につながり、一石二鳥です。

今回のまとめ

移転費用は意外と金額がかさむもので、あれもこれもと欲張ると、あっという間に費用が膨らみます。オフィス移転は一大プロジェクトです。業績に影響が出ないよう、しっかり予算を立て、工夫を凝らすことで成功に導きましょう。