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新型コロナウイルス拡大の影響により増加してきたテレワーク。これに伴い、オフィスを撤退や縮小しようという動きが企業の間で活発化しています。また、人員の増減など何らかの事情で別の場所へのオフィス移転を検討している企業もいらっしゃるのではないでしょうか。賃貸オフィスで注意したいのが解約のタイミング。契約期間の満了前に解約すると、解約違約金が発生する場合があるので、注意が必要です。
ここでは、解約違約金の発生条件の詳細や、解約・移転の手順などについて解説します。

契約期間の満了前に賃貸オフィスを解約すると発生する解約違約金

賃貸オフィスの契約期間は、2年間とされているのが一般的です。この契約期間の満了前に解約しようとした時に発生する場合があるのが、解約違約金です。
「発生する場合がある」との言い方をしたのは、全ての契約で解約違約金が発生するわけではないからです。解約違約金の発生有無は、賃貸契約書に明記されています。契約を交わす段階できちんとその中身に目を通しておきたいですが、実のところあまり内容を確認しないまま契約に進んでしまう方は多いのではないでしょうか。契約書の細かい文字は見ているだけでも頭がクラクラしてきてしまいますから、つい流し読みをしたくなるかもしれません。
しかし、契約書の中身をよく確認しないままで契約を交わしてしまうと、後々大きなトラブルに繋がる可能性があります。トラブルを回避するためにも、賃貸契約書には必ず隅々まで目を通してください。

賃貸オフィスの解約・移転にあたっての準備

賃貸オフィスの解約・移転を進めるにあたっては、様々な準備が必要です。まず決めるべきは、担当者。オフィス解約から移転完了までのスケジュールは、おおむね半年から1年以上かかるのが一般的です。長期間のプロジェクトとなるため、できるだけ同じ人物が一貫して対応できるような体制を整えるのが望ましいでしょう。
次に必要なのが、業者選び。オフィスの実質的な移転作業は、業者に委託することになります。企業側が一番気になるのは、やはりコスト面ではないでしょうか。費用以外にも、新オフィスの外観・内装なども大切な検討材料です。従業員が無理なく働ける環境か、信頼できる業者か、その後取引先として関係を継続していけそうかなど、様々な視点を持って業者の選定を進めてください。

「解約予告」と「解約予告期間」

賃貸オフィスを解約するための手続きの1つが「解約予告」です。解約予告とは、そのオフィスが入居している物件のオーナーに対して「いつ解約するか」を事前に知らせることです。そして、その報告をいつまでにしないといけないのかを定めたのが「解約予告期間」です。契約内容によって差はあるものの、賃貸オフィスの場合は解約日から遡って6ヶ月前までにオーナーに解約予告を行うのが一般的とされています。
なぜ、このような解約予告期間が設けられているのでしょうか。「オーナーの収入を維持するため」が、その答えです。オーナー側の視点に立って考えてみましょう。何の連絡もなしにいきなり解約されると、家賃収入が急に途絶えることになります。その結果、オーナーの生活が立ち行かなくなってしまうかもしれません。新たに入居者を募るにしても、すぐに見つかるとは限らないのが厳しい現実です。
しかし、もしオフィスの解約をオーナーが事前に把握できていれば、解約日までの間に入居者の募集をかけることができます。オーナーの生活を守るためにも、企業側は解約予告の義務をきちんと果たさなければなりません。
なお、解約予告期間は賃貸契約書に明記されています。必ず契約書に目を通しておきましょう。解約日が契約期間満了前だと解約違約金が発生する恐れがあります。できる限り契約期間満了に合わせて解約予告のタイミングを調整してください。

解約予告を行うタイミング

オーナーに対して解約予告を行うタイミングは、大きく分けて2通りあります。1つ目は、新オフィスが決定してから解約予告をする場合です。こちらのケースでは、解約予告の取り消しを避けられるのが大きなメリットと言えるでしょう。すでに新オフィスが決まっている状態のため、解約・移転手続きについて余裕を持って進められるのがメリットです。ただし、このケースでは、旧オフィスと新オフィスとで賃料の二重支払いが発生しやすいことに注意しなければなりません。
2つ目は、解約予告をしてから新オフィスを決定する場合です。このケースでは、新オフィスに対するフリーレント交渉がしやすいのが最大のメリットです。その一方で、新オフィス探しが思うように進まないリスクが付いて回ることになりかねません。万が一、解約日までに新オフィスが決まらなかった場合、解約予告の取り消しをすることは原則不可能です。また、事情が変わってそのまま継続してオフィスを利用したいとなった場合でも、一旦オーナーに伝えた解約予告の取り消しはできません。
一度表明した解約の意志を取り消せないことは、民法540条2項に明確に規定されています。また、オーナー側も解約に合わせて入居者を募るため、解約予告の取り消しはオーナーに多大な迷惑をかけることにもなりかねません。余計なトラブルを防ぐためにも、解約予告は慎重にタイミングを見計らって行ってください。

解約違約金を払った後に再契約は可能か

解約違約金を払った後で再契約をすることは可能なのでしょうか。結論から言うと、再契約は可能です。ただし、次の入居者がすでに決まってしまっている場合は難しいと言わざるを得ないでしょう。
オフィスを解約するための準備として企業はオーナーに解約予告を行いますが、これを取り消すことは原則できません。従って、一度解約予告をしてしまったら、基本的にそのまま最後まで手続きを進めることになります。
ただし、状況が変わって「やっぱりこのままオフィスを使いたい」となる場合もあるでしょう。もし解約日以降の入居者が決まっていなければ、そのまま再契約を交わして継続利用できるかもしれません。オーナーとしても、空室のままで置いておくのはできる限り避けたいはずですから、再契約に応じてくれる可能性はあります。元のオフィスをそのまま継続利用したい場合は、その事実が判明した時点でなるべく早くオーナーと交渉の場を持ってください。

再契約の際は解約違約金がかからない設定にしておくことが大切

再契約を交わす際は、どういった点に気を付ければ良いのでしょうか。再契約はそれまでの契約とはまったく別で新たに契約を交わすことを意味しますが、以前の契約と同じ内容で契約すると解約違約金に関する条項が賃貸契約書に残ったままになる恐れがあります。
企業側としては、解約違約金のような余計なコストはできればかけたくないのが本音ではないでしょうか。そのためにも、オーナーと早めに話し合いの場を持ち、解約違約金がかからないように設定しておくことが大切です。

フリーレント設定があると解約違約金が課されがち

近年はフリーレントが設定されている物件が増えてきました。フリーレントとは、入居後の賃料が一定期間無料になることです。借主にとっては移転の初期費用が安く抑えられることから、大きなメリットがあるでしょう。
ただし、フリーレントは完全に無料になるわけではなく、共益費については支払いが求められる場合が多いです。また、賃料無料の期間がある分、解約が禁止されている期間が設けられていることもあります。契約を交わした当初の期間内に解約をする場合は解約違約金が発生することにも注意が必要です。
一方で、オーナー側にはどんなメリットがあるのでしょうか。最も大きなメリットは、物件の資産価値を保てる点です。入居者の募集をするにあたり、オーナーが賃料を下げれば良いのではと考える方もいるかもしれません。しかし、これは将来的に物件そのものの資産価値を下げる行為。オーナーが万が一その物件を売りたくなった時に収益に繋がりにくくなってしまいます。
その点、フリーレント設定は、賃料を下げずとも入居者を集めやすいのが特徴です。これにより、物件の価値を落とすことなく空室を埋められます。

解約違約金が発生する契約とは

解約違約金が発生しがちな契約の代表例は、ベンチャー企業です。成長途上のベンチャー企業では、人員が急激に増えるのは良くある話。最初は小さなオフィスだったとしても、人が増えれば増えるほどその人数に見合ったオフィスを用意しなければなりません。従って、賃貸契約期間を満了しないうちに移転せざるを得なくなりがちです。しかし、その度に解約違約金を支払っていたのでは、企業としてはかなりの痛手ではないでしょうか。
そこで求められるのが、オーナーとのコミュニケーション。人員が増える見込みがあること、その度にオフィスを変える必要性があることなど、まずはベンチャー企業ならではの特性をオーナーにしっかり理解してもらわなければなりません。信頼関係を構築した上で、解約違約金を少しでも減らせないか、あるいは無くせないか、腰を据えて交渉を重ねることが大切です。

今回のまとめ

今回は、賃貸オフィスの解約について、解約違約金の発生条件の詳細や、解約・移転の手順などを解説しました。契約期間の満了前に解約をすると、解約違約金が発生する恐れがあります。また、オフィスの解約・移転は長期戦が見込まれるため、可能な限り同じ人物が一貫して対応できるような体制作りをしたいところです。移転を委託する業者の選定も重要です。
賃貸オフィスの解約は、オーナーに対する「解約予告」が必須なので、賃貸契約書に定められた解約予告期間をもとに、可能な限り契約期間満了のタイミングで解約してください。
状況が変わって解約を取り消したい場合は、交渉次第で再契約を交わし、その後もオフィス利用を継続できるかもしれません。
賃貸オフィスの解約違約金の発生条件を理解し、できるだけ発生しないで済むように解約・移転を進めていきましょう。

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