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「テレワークを導入したら出社率が上がらない」や「withコロナに備えて、社員の出社率を上げたい」、「社員のモチベーションをどうやって上げたら良いのかわからない」など、オフィス出社に関する悩みを抱えている企業の方は多いのではないでしょうか。
ここでは、出社率を上げるための休憩スペースの設置や社内イベントの開催をするメリットについて解説します。また、オフィスで働く社員のモチベーションを上げるためのポイントもご紹介しますので、オフィスワークに課題を抱えている企業の方は、ぜひ実践してみてください。

出社率を上げるためにオン・オフの切り替えができる休憩スペースを設置

コロナ禍の影響を受けてオフィスの出社率を削減した結果、社員の通勤時間を大きく削減できました。テレワークを導入し、通勤時間がなくなったことによって、通勤渋滞や通勤ラッシュ、交通機関の遅延などによる従業員へのストレスや疲労が軽減されているのも事実です。
しかし、出社を促すとなると、ストレスがかかる通勤時間を確保してもらう必要があります。それ以外にも、対面コミュニケーションによるストレスもかかります。
その対策としておすすめなのが、オン・オフの切り替えをできる休憩スペース。オフィスにおける休憩スペースは仕事の合間の休息時間以外にも、社員同士のコミュニケーションを促したり、途切れた集中力を回復させたりすることが可能です。ここでは、オフィスに休憩スペースを設置するメリットを3つご紹介します。

社員の満足度を向上できる

集中力の持続時間は個人差がありますが、どれだけ集中力が高い方でも限界があります。業務中に集中力が切れてしまうと、作業効率が低下してしまうでしょう。
集中力が低下してから再び集中力を高めるためには、一旦デスクから離れて頭と体をリセットしなければなりません。休憩スペースがあれば、リラックスできるため集中力を回復させられます。また、気持ちに余裕ができるため、新しいアイディアが浮かんだり、柔軟な考え方ができるようになったりするなど様々な良い影響が期待できるでしょう。

社員同士のコミュニケーションを活性化できる

休憩スペースを工夫すれば、社員同士のコミュニケーションを活性化できます。オフィスの休憩スペースは、その企業で働く社員が全員利用できるため、普段の業務ではあまり関わらない社員と遭遇する機会が増えます。
様々な部署の人が集まる場所である休憩スペースで、居心地の良い雰囲気を演出できれば、社員同士のコミュニケーションの活性化を促せるでしょう。また、一般的に最もアイディアが浮かびやすい時は、心身ともにリラックスした状態と言われています。休憩中の会話の内容は業務に関わる話ではないことが多いため、何気ないコミュニケーションをとることができ、その結果新たなアイディアを生むことも可能です。

企業のブランディングになる

企業イメージは取引先や顧客だけでなく、社員にも影響があります。企業のイメージが高まり、満足度が得られれば、社員のモチベーションアップや優秀な人材の獲得に繋がりやすくなります。そのため、企業ブランディングは、社員の離職を防ぐ1つの方法です。
企業ブランディングをするメリットは、先述したような対内的な戦略だけではありません。対外的なアピールポイントとしても有効です。例えば、休憩スペースを顧客との打ち合わせ場所として活用するのも手段の1つです。おしゃれな休憩スペースで打ち合わせができると、顧客に良い印象を与えられます。

社内イベントを開催してオン・オフの切り替えを図る

社内イベントを開催する目的は以下の3つです。
・社員のオン・オフの切り替えを図る
・社員同士のコミュニケーションの活発化
・モチベーションの向上
最近ではコロナウイルスの影響で、会社に出社する頻度が減り、コミュニケーションを図る機会が減りました。その結果、従業員同士の繋がりが減ってきています。社内イベントを開催すれば、コロナ以前のように社員同士のコミュニケーションを活発化することが可能です。
ここでは、社内イベントを開催するメリットを3つご紹介します。

モチベーション向上に繋がる

社内イベントと言っても、BBQやスポーツ大会など種類が様々ありますが、開催前に会社の方針を伝えることで、社員一人ひとりの意識改革に繋がります。
また、社内イベント中に日頃の悩みや困っていることなどを同僚や上司に相談することで、気持ちが楽になるでしょう。その結果、「明日から仕事を頑張ろう」というモチベーション向上に期待できます。

生産性が向上する

会社は1つのチームとして多くの業務をこなしていきます。そのため、チームでの連携が大切です。チームでの連携を図るためには、コミュニケーションが必要不可欠です。しかし、普段の業務中にプライベートな話をする機会も少ないため、チームとして連携が上手くいかないという課題を抱えている企業も少なくありません。
そこで、社内イベントを開催すると、社員同士の親睦が深まるため、チームでの連携もスムーズになり、生産性の向上に繋がります。

離職率が低下する

近年では、年収や働きがいよりも職場関係や人間関係を意識する方が増えてきました。そのため、テレワークのようなコミュニケーションが取りづらい職場環境の場合、孤独感を感じ、退職してしまうケースが増えてきています。
社内イベントを開催すれば、同僚や上司との会話が生まれます。その結果、仲間意識が生まれ、働きやすいと感じるようになり、離職率を下げることができるでしょう。

オフィス・事務所で働くモチベーションを上げるためのポイント

オフィスで働く社員のモチベーションをあげたいと考えている企業も多いかもしれません。ここでは、オフィスで働くモチベーションを上げるための8つのポイントについて解説します。

職場環境を整える

まずは、職場環境を整えなければいけません。職場環境とは、オフィスの温度や照明、音、臭気、疲労やストレスを癒せる環境、安全な作業環境、食事をする場所やトイレ、人間関係など、仕事を取り巻く環境の全てを指します。ストレスなく働ける環境を作ることが、社員のモチベーションを上げる土台になる訳です。

人事評価制度の見直し

人事評価は社員の給与にも直結するため、モチベーションを左右する重要な要素です。人事評価制度を見直し、優秀な社員の行動特性をモデルとした評価基準を定め、人事評価に用いるなど、上司による主観的な評価だけでなく、明確な評価基準に基づいた公正な人事評価を行うことで、社員のモチベーションが向上します。また、目標管理制度も社員のモチベーションを向上させることが期待できるでしょう。

デスクやイスの入れ替えを行う

座って作業をする社員にとって、快適に使えるデスクやイスは必須です。身長に合わないデスクや古くて座り心地の悪いイスなどを1日中使っていると、疲れてしまいます。最近のデスクは高さを変えられるものも少なくありません。そういったデスクを活用すれば、社員一人ひとりが自分にあったサイズのデスクを選べるようになり、ストレスも軽減されます。
家よりもオフィスの方が作業しやすいとなれば、オフィスに出社する社員のモチベーションも上げられるので、まずはデスクとイスを入れ替えて働きやすいオフィス環境を整備してください。

導線を確保する

例えば、コピーを取りに行きたいが、この席からだとコピー機が遠くて面倒だ、といった導線の悪い環境だと仕事がやりづらいです。そのため、社員全員がよく使うようなコピー機などは使いやすい場所に設置するなど、デスクからの位置を考慮した配置を考える必要があります。どうしたらストレスなく動けるかという視点から、オフィスの導線を見直してみると良いでしょう。

社員がチャレンジできる機会を与える

社員がやりたいことに挑戦できる環境や、希望する部署へ異動を実現できるのはモチベーション向上のためには有効な施策です。本人の意向を尊重する仕組みとして、社内公募制度や自己申告制度、フリーエージェント制などを導入する企業も増えてきています。

フリーアドレス制の導入

会社の業務形態によりますが、営業のような外回りの仕事が多い部署では、決まった席を作らないフリーアドレス制の導入がおすすめです。残っている社員がポツポツと散らばって座っているよりかは、好きな席に座って普段会話をしない社員とコミュニケーションをとることで仕事が楽しくなることは珍しくありません。
しかし、企画職のようにじっくり考える仕事が多い部署では決まった席の方が仕事をしやすい場合もあります。仕事の内容によっては席を定めない方が、コミュニケーションが活発になる場合はフリーアドレスを導入してみてはいかがでしょうか。

快適な個人の空間を作る

フリーアドレスとは逆の考えになりますが、快適な「個」のスペースを確保することで、仕事の集中力がアップします。デスクをただ並べるのではなく、パーテーションなどを設けて周りをあえて見えなくなるようにするという方法もあります。
パーソナルスペースを確保できることで、見られていないという安心感が生まれ、リラックスして仕事に臨めます。

成果を出した社員を表彰する

自分の頑張りを他者から評価してもらうことで、より高いモチベーションを維持できるようになります。このような承認欲求を満たすための有効な施策が表彰です。優秀者を表彰したり、定年を表彰したりなど様々な種類の表彰があります。
社内のイベントで表彰式を盛大的に行い、社内ブログやSNSなどのオウンドメディアや社内報に受賞者のインタビューを掲載するなど、成果を上げた社員を表彰することで、その社員のモチベーションを向上させることができます。

今回のまとめ

今回は、オフィスへの出社率を上げるコツやオフィスで働く社員のモチベーションを上げるポイントについて解説しました。出社率を上げるためには、休憩スペースを設置したり、社内イベントを開催したりするのが効果的な手段です。また、出社率を上げるだけでなく、コミュニケーションの活発化を促せたり、離職率を下げられたりするなどメリットが多いので、まずは取り入れてみることをおすすめします。
また、社員のモチベーションを向上させるポイントはたくさんありますが、今回ご紹介した8つの重要ポイントをうまく取り入れることで、社員のモチベーションに良い影響を与えられます。まずは1つ何か取り入れてみてはいかがでしょうか。

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