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「レイアウトを失敗してしまったけれど、改善方法を知りたい」「レイアウトを成功させる方法を知りたい」など、オフィスレイアウトに悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
ここでは、そのような方に向けて、オフィスのレイアウトが失敗してしまう原因や、レイアウトを成功させるためのポイントについて解説します。

賃貸オフィス内の動線が理解できていないとレイアウトは失敗する

動線を設計して人の往来を可視化すると、オフィスを利用する社員の動きやすさを確保できます。しかし、動線について理解できていない場合、社員の動きやすさを確保できず、レイアウトは失敗してしまうでしょう。
オフィスレイアウトの動線とは、オフィスの出入り口から執務スペース、設備などへのアクセスする経路のことです。

オフィスに適した動線について

オフィスに適した動線計画を立てるために、3つのポイントを押さえましょう。1つ目は動きやすい動線です。動きやすい動線とは、経路がシンプルで迷わずに目的地まで辿り着ける動線のことです。動きやすい動線を意識すると、社員がオフィス内を移動しやすくなります。迂回や往復をする必要がなく、目的地へ直線的な経路で行ける動線を作りましょう。
2つ目は設備が使いやすい動線です。設備が使いやすい動線は社員の作業効率を高めることができます。執務スペースから近い場所に設備を配置しましょう。FAXやコピー機、ロッカーなどの設備周りは通路を広げると、人の流れを邪魔しない動線になります。
3つ目は安全である動線です。オフィスの動線を考える際は安全にも考慮しなければなりません。安全面をおろそかにしてしまうと、社員同士のトラブルの原因になったり、資料の持ち運び中の事故原因になったりします。安全な動線が整えられていれば、移動をする際の不安がないため、社員にかかる余計なストレスがなくなるでしょう。

レイアウトのイメージを固めて配置を考える

レイアウトを決める際には、まず現オフィスの課題を見つけ出すことから始めなければなりません。そこからレイアウトのイメージを固めて、決めていくのです。

現オフィスの課題を見つける

先述した通り、レイアウトを決める際はまず、現オフィスの課題を見つける必要があります。フリーアドレスにしたいや、社員が最もコミュニケーションを取りやすい席の配置にしたいなど企業毎に課題があるはずです。レイアウトのパターンも複数あるため、勤務形態や業種、業態、働き方などで変わってきます。
一般的にはオフィス全体における執務スペースは50％〜60%が適切な数字と言われています。一人当たりの執務スペースはどのくらいか、何人が会議室に入るのかなどを算出し、必要なスペースを計算してください。
また、オフィス内の通路は人が通りやすくなっているか確認することも必要です。無駄なスペースを無くした状態でレイアウトを変更していきましょう。

イメージとコンセプトを固める

具体的なイメージとコンセプトを固めることは、レイアウトを変更する上で大切なポイントです。レイアウトのコンセプトが決まると、より業務効率化をするための戦略が立てられるようになるため、利益に繋がることが期待できます。「自分たちだけではレイアウトのイメージが定まらない」や「より、会社のためになるレイアウトへ変更したい」場合は専門の業者に頼んでみると良いでしょう。
専門家はオフィスレイアウトにおける、重要視すべきポイントを心得ています。専門家に依頼すると、ビジュアル性が高まるだけでなく、明確なコンセプトを決めてくれるため、業務を効率化できます。
目的に合わせて、社員一人ひとりが働きやすい環境を作り上げるためには、専門家に依頼するのも選択肢の一つです。

レイアウトを決定する

イメージやコンセプトが固まったら、最終的なプラン作成に移ります。
まずゾーニングから行います。ゾーニングとは、会議室や執務スペース、役員スペースなどをオフィス全体に割り振ることです。ゾーニングの善し悪しが業務の効率やコミュニケーション、動線やスペース配分に大きな影響を与えるので、慎重に行うようにしてください。
ゾーニングを行う際にはスペースの配分が大切です。オフィス全体を100と考えて各スペースの配分を決めてください。ポイントは、利用度の低いスペースを狭くして、利用度の高い会議室や執務スペースなどを広くすることです。初めに一番使うスペースを配置してから、残りのスペースを配置すると良いでしょう。レイアウトで失敗してしまう方は、このゾーニングがうまくできていない場合がほとんどです。
ゾーニングをする際には、執務スペースや会議室の配置以外にも、配線や空調などの物理的な位置も注意しなければなりません。場合によっては大幅にゾーニングを変更する必要が出てくる場合もあります。ゾーニングをする際は以下の4つのポイントを押さえてください。
・コミュニケーション
・作業効率
・空調の位置
・天井裏や床下の配管や配線の位置

執務スペースのレイアウトは特に重要

また、レイアウトの中で特に重要なのが、業務効率に関わる執務スペース。デスクの並べ方や近くに置く備品によって、業務に与える影響が大きいです。業種や業態によって、適した配置は異なるため、それぞれの特徴を把握した上で選択しなければなりません。
例えば、一般的なレイアウトである島型対向型は、一人ひとりのデスクを組み合わせる形です。定型業務に取り組む部署に適しており、コミュニケーションを活発化させる効果があります。フリーアドレスタイプは固定席を設けず、自由に自分の座りたい席に座れる形です。リモートワークや外回りの業務が多い部署と相性が良く、社員数に応じて座席数を変動させられます。しかし、在席しているか確認することが難しいため、社員が多い場合は運用方法に工夫が必要です。
クリエイティブタイプは、背中合わせにデスクを配置するレイアウトであり、チーム分けがしやすいのが特徴です。デザインや設計のような、集中して作業に取り組む業務に適しています。デスクの配置だけ見ても、業務内容や働き方に合ったレイアウトが重要です。

スケジュールを決定する

オフィスのレイアウトを変更するためには、業者の手配や見積もり、仮スペースの準備、仮スペースへの移動など様々なことを行う必要があります。明確なスケジュールが決まっていないと、業務に支障をきたしてしまうため、無計画にレイアウトを変更するわけにはいきません。
レイアウトのデザインやコンセプト、その他の手配を全て専門業者に頼む場合は、打ち合わせも重要です。デザインの計画や業者の手配を自社で行う場合は、抜かりなくスケジュールを決めてください。

賃貸オフィスの動線を設計するためのポイント

オフィスの動線を設計するためには、以下の5つのポイントを意識することが大切です。
・動線はシンプルに作り、芯を作る
・メインとサブの動線を分けて作る
・設備に手が届きやすい位置に配置する
・適切な通路幅を確保する
・避難通路を確保する
それぞれについて解説します。

動線はシンプルに作り、芯を作る

動線を複雑に考えてしまうと、効率の良くないオフィスレイアウトになってしまいます。そのため、動線はシンプルに作るようにしてください。
余計な動線や重複する動線はないかなどといった点をチェックしてみましょう。そして、絶対に変わらない芯を決めておくと、次回以降レイアウトを変更する際、簡単にレイアウトを変更できるようになります。1本だけで良いので、常に変わらない動線を決めておくのがおすすめです。

メインとサブの動線を分けて作る

メインとサブの動線をそれぞれ分けて作りましょう。メインの動線とは、オフィスの出入り口から伸びる直線の通路のことです。人がすれ違ってもぶつからないように、メインの動線の幅は広く取ってください。
サブの動線はメインの動線と重複しないような形で作ります。メインの動線が混雑している際に、別ルートを通って目的地に辿り着けるようにするのが、サブの動線を作る目的です。
メインとサブをそれぞれ用意しておくことで、人が多く通る退勤時や昼食時に通路の混雑を避けることができます。

設備に手が届きやすい位置に配置する

社員が効率良く働ける環境を作るためにも、設備は社員全員が手の届きやすい位置に配置しましょう。利用頻度の高いコピー機やウォーターサーバーなどの備品は、メインやサブの動線上にある空間に配置してください。デスクから設備の場所への移動距離が短くなるような動線を作ると、社員の動きに無駄が生まれなくなります。

適切な通路幅を確保する

通路の幅は法令で決まっているため、確保しなければなりません。廊下の幅は「片側に部屋がある場合は1.2m」「両側に部屋がある場合は1.6m」と建築基準法で定められているため、以下3つの条件が最低限求められます。
・メイン動線は1.6m以上、サブ動線は1.2m程度
・デスク間隔は約90cm
・デスクと背後の間隔は60cm（背中合わせの場合は150cm程度）

避難通路を確保する

災害時に避難できるような動線になっていないと意味がありません。そのため、執務スペースから出入り口の動線と、出入り口付近に通行を妨げる恐れがあるものを置いていないか確認する必要があります。

今回のまとめ

今回は、レイアウトを失敗してしまう原因と、レイアウトや上手に動線の設計をするポイントについて解説しました。オフィスのレイアウトを成功させるためには、動線の設計が欠かせないので、まずは動線の設計から始めましょう。
また、通路の幅は「片側に部屋がある場合は1.2m」「両側に部屋がある場合は1.6m」と法令で決まっているので、この点も十分考慮しながら動線を設計するようにしてください。

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