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コラム 2023.03.01
役員室とは？賃貸オフィスで執務を行いやすい環境にするためのポイント
役員室とは、企業の要となる方が執務を行う場所です。オフィスの中でもレイアウトをこだわりたい場所でもあるので、事前にしっかりと計画を立てましょう。
ここでは、役員室に必要な機能やレイアウト方法、役員室をレイアウトする際の重要なポイントについて詳しくご紹介します。賃貸オフィスでも実現できるレイアウトはたくさんあるので、これから役員室のデザインやレイアウトを考えるという方はぜひ参考にしてください。
賃貸オフィスの役員室に求められる5つの機能とは？
役員室とは、一般企業でいうところの「重役」に当たる方が執務を行う部屋のこと。経営方針に関わる重大な仕事を行っている場所であるため、役員室は居心地の良さや作業のしやすさを意識しつつ、周りとの円滑なコミュニケーションが取れる空間を作ることが大切です。ここでは、役員室に欠かせない5つの機能について詳しくご紹介します。
セキュリティ
役員室では多くの機密情報を扱っているため、賃貸オフィスにおいてもセキュリティの高さが求められます。部屋の鍵はもちろん、金庫や鍵付きの収納などを使って情報漏洩がないよう注意しなければなりません。
書庫は扉付きのタイプを選び、来客があっても書物が丸見えにならないように工夫することが大切です。パソコンの使用中に来客があっても画面が相手に見えないよう、デスクを配置してください。役員室に設置する収納家具も、中身が見えないデザインを選ぶのがおすすめです。すべての家具に鍵は必要ありませんが、情報漏洩がないような配慮は欠かせません。
誰でも気軽に入れる部屋ではないため、機密情報が外部に漏れないように入り口のセキュリティは特に厳重にしておくことをおすすめします。
防音
会話が外部に漏れないよう、防音性の高い役員室を作ることも大切です。賃貸オフィスで壁や床、天井の工事が難しい場合は、防音ボードや防音シートを活用すると良いでしょう。遮音性を高めるには、ドアや壁の隙間を埋めて室内を密閉することが大切です。防音テープやサウンドマスキングで隙間を埋め、防音機能を高めてください。
賃貸物件でも使用できる防音アイテムは、ホームセンターやネットで気軽に購入できるので、気になる方はチェックしてみることをおすすめします。
何気ない役員同士の会話や電話の内容、話し方のトーンで機密情報が外部に漏れる場合があります。役員室はしっかりと遮音し、情報漏洩の防止に努めることが大切です。
ミーティングできる空間
役員室をミーティング場所に選ぶ企業は少なくありません。役員同士のミーティングを始め、周りに聞かれたくない社員との話は役員室を選ぶことが多いのです。そのため、普段は役員のみが執務に携わる場所ですが、ミーティングができるほどのスペースを確保しておきましょう。
デスクや椅子があれば、よりミーティングがしやすい環境になります。役員室で行うミーティングに参加する人数をあらかじめ想定しておき、どのくらいのスペースや家具を確保すべきかチェックしてからレイアウトを考えてください。
応接間としての機能
役員室は大事なお客様を迎える応接間として利用することが少なくありません。企業によっては商談を行う場所でもあるため、役員室はリラックスできる空間を演出する必要があります。ソファやセンターテーブルを設置し、お客様がゆったりとくつろげる場所を確保してください。
お客様目線になってレイアウトやインテリアの配置を考えることも大切です。大事な商談やミーティングでは長い時間役員室に留まる可能性があります。長丁場になっても疲れない工夫を凝らすと、相手からの印象が良くなる可能性があります。
コミュニケーションがしやすい空間
コミュニケーションを円滑にしたいなら、オープンな役員室を作ってみてはいかがでしょうか。閉鎖された空間は圧迫感を与えるため、視界を遮らない開かれた空間の方がコミュニケーションを取りやすい傾向にあります。
人と人がすれ違えるほどの通路のスペースがあるのが望ましいでしょう。応接間をセットする場合も、相手の顔が良く見える家具の配置をしてください。
ただし、コミュニケーション性を重視しすぎてセキュリティが乏しくならないように注意してください。
賃貸オフィスの役員室のレイアウトは大きく3種類
役員室の主なレイアウトは大きく分けて3つのタイプがあります。賃貸オフィスでは建物や壁の工事が難しいため、家具の配置を工夫してレイアウトしましょう。
レイアウトごとのメリットやデメリットをご紹介しますので、目的や用途に合わせて3種類からお好きなレイアウトを選んでみてください。
個室タイプ
機密情報の漏洩防止を重視したい方は、空間が密閉された個室の執務スペースを推奨します。周りの環境から遮断されている環境なので、執務にも集中しやすいかもしれません。
高級な家具を揃えることで品格のある応接間として使用できます。落ち着いた色合いの家具を揃えるなどして、特別な空間を演出しても良いでしょう。
ただし、役員室が個室になっていると他の社員が出入りしにくい雰囲気になってしまう場合があります。社員の足が遠のくと、コミュニケーションが気薄になりやすいので注意してください。
個室タイプの執務スペースは、機密情報を頻繁に扱う方や執務に没頭できる環境を求めている方に向いているレイアウトです。
フルオープンタイプ
社内での意思疎通を円滑にしたい方は、フルオープンタイプのレイアウトが向いています。あえて役員室を閉鎖しないことで、他の従業員といつでも話せる環境を作ることが可能。視界も開かれるレイアウトのため、空間が広々と感じられるのもフルオープンタイプの魅力です。役員と社員の隔りが少ないので、普段の業務も企業一体となって取り組めるかもしれません。
ただし、機密情報の取り扱いには注意が必要です。空間が開かれた役員室は社内の人間が行き来しやすい反面、情報漏洩には十分に配慮しなければなりません。
大切な書物は金庫や鍵の付いた家具に収納するなどして、セキュリティ性を高めてください。
半個室タイプ
視界はしっかりと開きつつも、遮音性や機密情報の保守力を高めたい方は完全な仕切りを作らない個室空間を設けた役員室がおすすめです。半個室タイプの役員室にはガラス張りで中の様子が伺える個室が使われているケースも少なくありません。室内外から中を観察できるものの、声や音が外部に漏れない仕組みになっているため、安心して会議ができます。
視界が開けていることでお互いの動きが把握できるのが半個室タイプの大きなメリットです。役員室の中が外部から見られるのが望ましくないシーンは、ブラインドを設置したり家具の配置を工夫してみたりしながら調整してください。
ただし、防音性やセキュリティ性を高めるためには室内の工事が必要な場合があります。賃貸オフィスによっては工事ができない場合があるので、役員室の設置を検討している方は事前に建物の構造やオフィスの間取りをチェックしておきましょう。
役員室を執務しやすい環境にするためのポイント
役員室の主な使用方法は執務です。デザイン性やレイアウトも大切ですが、きちんと仕事が行える環境を整えなければなりません。
ここでは、執務スペースをレイアウトする前に知っておきたい環境づくりのポイントを3つご紹介します。オフィスレイアウトに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
作業がしやすいスペースを確保する
役員室は執務がメインの部屋となるため、十分な作業スペースを確保することが重要です。作業スペースが窮屈だと執務の効率が悪くなる可能性があるので、役員の仕事内容をしっかりと把握したレイアウトにしてください。デスクの広さは最低でも横120cm、縦70cmは必要です。作業スペースは40cm以上の空間を確保することをおすすめします。
執務内容によっては、より広いスペースが求められる場合もあります。実際に執務スペースを使用する方の意見も聞きながらレイアウトし、作業の効率化を目指しましょう。
心身の疲労なく執務が行える環境を整えるためにも、賃貸オフィスのレイアウトはじっくり検討することが大切です。スペースに限りがある場合は、個室ではなく半個室やフルオープンタイプのレイアウトを採用するのも一つの方法です。
導線の良い環境を整える
執務を行う空間が広くても、導線が悪いと作業の効率が悪くなります。家具とオフィス機器との距離が近すぎたり、応接間に設置するソファがデスクに近すぎたりすると、上手く身動きが取れない場合があるため注意が必要です。デスクの引き出しはスムーズに開けられるか、家具は問題なく使用できる位置にあるかなどをきちんと確認してからレイアウトを行ってください。執務を行うに当たり、どの位置にデスクやパソコン、家具があると執務が行いやすいかイメージすることが大切です。必要に応じて来客スペースや会議スペースを別の場所に設置するなどしながら、執務を行いやすい環境を整えましょう。
賃貸オフィスのスペースが限られている場合は、家具や壁の色を明るいトーンに変えると空間が広く見えるのでおすすめです。
通り道の確保
執務スペースに頻繁に社員が出入りする場合は、人が難なくすれ違える幅の通り道を確保することが望ましいです。人が集まることで自分以外の誰かが移動しなければ自分も移動できないような狭い空間では落ち着いて過ごせません。執務スペースに来客用の接待スペースを設ける場合は、社外の方も部屋を利用することを想定しなければなりません。通路が狭いと居心地が悪く感じる方もいるので、しっかりとスペースを確保してください。
人が問題なくすれ違える通り道は130cm以上の幅が必要とされています。スペースに限りがある場合は、ソファやテーブルなどの大きな家具を一回り小さいデザインに変えるなどして工夫するのも一つの方法です。
デスクやソファなどの大型家具の配置を工夫することで通路を確保できるケースもあるので、あらゆるレイアウトを試してみてください。
今回のまとめ
役員室は、企業の中心となる方が仕事を行う場所です。執務の効率が悪くならないようにポイントを押さえてレイアウトを整えなければなりません。社員との関わりを重視したい場合はフルオープンタイプ、セキュリティ性に注力したい方は個室タイプの役員室がおすすめです。現代では半個室タイプも需要が高まっているので、あらゆるデザインを参考にしながらレイアウトを考えてください。
来客の接待スペースやミーティング場所としても役員室を使用する場合は、家具の配置を工夫することが大切です。執務スペースを始め、人がスムーズに行き来できる通路を確保したり、動線を考えたりしながら納得のできる役員室を作ってみてはいかがでしょうか。
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