名古屋の賃貸オフィス・貸事務所探し専⾨の不動産仲介業者(株)オフィッコスの「お知らせ・コラム」ページ

テレワークやオフィスワークなど、様々な働き方に合わせたオフィスに変えたいとお考えの方も多いのではないでしょうか。自由度の高いオフィスにするなら、状況に合わせて柔軟にレイアウト変更ができるアジャイルオフィスがおすすめです。
ここでは、アジャイルオフィスについて詳しく解説します。おすすめの理由やレイアウトもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所としてアジャイルオフィスがおすすめの理由

オフィスレイアウトには様々な種類があり、企業によって選び方が異なります。部署や働き方、社員の意見をもとに決めていくものの、中々決まらずに困っている企業もあるかもしれません。
ここでは、可変性の高いレイアウトが可能なアジャイルオフィスをおすすめする理由について解説します。

コミュニケーションを活性化できる

アジャイルオフィスは部署関係なく様々な人が集まるレイアウトなので、社員同士のコミュニケーションを活性化できます。社内の空きスペースなどを活用して作業場所を設け、誰でも自由に使えるようにしておきましょう。
自由に出入りができる場所なら、部署関係なく人が集まります。これまで話したことがなかった人たちとの会話が弾み、斬新なアイデアを思いつくかもしれません。
また、他部署の中に気を許せる人が見つかるケースもあります。円滑な人間関係は離職率を下げる大きなポイントです。社内に仲の良い人がいれば会話も弾むなど、モチベーションも上げられます。

今のオフィス空間を活用できるためリフォームが不要

アジャイルオフィスは既存のスペースを活用して作成できるため、レイアウト変更によるリフォームも必要ありません。
社内環境を大きく変えるほどの変更が必要であれば、業者に依頼してリフォームをしてもらうことになります。リフォーム中はワークスペースが使えず、リフォーム費用も掛かるため企業にとってはマイナスとなりかねないので注意が必要です。
アジャイルオフィスなら既存スペースを利用できるため、リフォーム費用を節約できます。短時間の変更ですぐに作業場所を確保できるため、仕事に遅れが出ることもありません。
導入時にオフィス家具を新調する必要があるので、初期費用はある程度かかります。しかし、今後のリフォーム費用のことを考えればコストを安く抑えられるでしょう。

働き方の変化に柔軟に対応できる

組織変更や働き方の変化に応じて柔軟にレイアウトを変えられる点は、アジャイルオフィスの大きなメリットです。組織内で変更があれば、内容に合わせてレイアウトを変えなければなりません。時にはリフォームが必要になるケースもあります。
アジャイルオフィスは自由にデスクや椅子を移動できるため、テレワークにも即座に対応可能です。出社人数に合わせて人数分の席を確保するだけで済むので、その都度大掛かりな変更を行う必要はありません。
働き方の変化だけでなく、体制変更にもすぐ対応できます。不変のレイアウトは毎日決まった席で仕事ができる安心感があるものの、変化への対応が遅れます。可変性のあるレイアウトは即座に動けるため、柔軟さを重視する企業にぴったりです。

状況や業務内容によって柔軟にオフィス・事務所の仕様変更が可能

社内の環境は状況や業務内容によって、その都度変えていかなければなりません。定期的に変更がある場合は、可変性の高いオフィススタイルを導入した方が良いでしょう。レイアウト変更を簡単に行うことができれば、業務内容が変わってもすぐに作業に取り掛かることができます。
ここでは、可変性の高いアジャイルオフィスを作る時のポイントと、異なるオフィススタイルが推奨されるケースを解説します。

空いているスペースをアジャイルオフィスとして活用可能

アジャイルオフィスは今使っているスペースはもちろん、空いている部屋を活用して作ることが可能です。部署の統括などであれば、現在使っているスペースに可動式のデスクや椅子を置いてください。
手軽に動かせるオフィス家具はアジャイルオフィスに必要不可欠です。今後組織変更があったとしても、すぐに最適なレイアウトに変えられるため、業務に遅れが出にくくなります。
現在使っていない部屋、または室内のちょっとしたスペースに作業場所を作ることも可能です。可動式のデスクと椅子を最適な場所に配置すればすぐに業務に取り掛かれます。
オフィスにはデスクや椅子の他に、社員の私物を置いておく場所も必要です。私物入れもキャスター付きのものを選べば、座席移動時に手軽に持ち運べて便利です。社内に導入する家具は、すべて手軽に移動できる物にしてください。

パーテーションを使えばプライバシーの確保も

アジャイルオフィスは部署関係なく人が集まるため、デスク回りのプライバシーを確保することも大切です。会社にはいくつもの機密があり、部署内で情報を管理する必要があります。社内の人間であっても漏洩を避けた方が良いので、情報の取り扱いに注意しなければなりません。プライバシーの確保には、デスクや椅子同様に手軽に移動できるパーテーションを使いましょう。パーテーションは高さのあるものからデスク上に設置できるコンパクトなものまで用意されています。
個別に席を用意している場合は、デスク回りを囲える大きめのパーテーションがおすすめです。周囲から作業スペースが見えにくくなるだけでなく、作業者の集中力も高められます。また、横長のデスクに複数人の社員が座る場合は、デスク上におけるコンパクトなパーテーションを活用してください。社員1人1人が使える数を用意しておけば、手元が見えにくくなるので機密もしっかり守れます。

固定席が必要な業務は従来のレイアウトがおすすめ

アジャイルオフィスは自由度が高く、席も決まっていないため、その日の気分に合わせて好きな場所を選べます。社員の気分転換にもつながりますので、業務効率の向上を目指せるでしょう。しかし、部署や業務内容によっては自由度の高いレイアウトは不向きです。例えば、パソコン1台あれば作業が滞りなく進む業務にはアジャイルオフィスが最適ですが、社員情報の管理や経理などは取り扱う書類の量が多いため、固定席が向いています。固定席であれば近くに大型の収納棚も置けますので、業務に必要な書類をまとめて管理することが可能です。
アジャイルオフィスを導入する部署と、従来通りの固定席を維持する部署で分け、部署別にレイアウトを決定すれば、これまで通り業務もスムーズに進みます。

アジャイルオフィスの導入で可変性のあるオープンな環境を作り出せる

従来のオフィススタイルからアジャイルオフィスに変えれば、レイアウト変更が簡単に行える環境に生まれ変わります。部署別にスタイルを検討する必要があるものの、導入によって様々なメリットを得られるでしょう。
ここでは、アジャイルオフィス導入によるメリットと、導入時のポイントを解説します。

状況に合った最適な環境を迅速に整えられる

アジャイルオフィスは可変性の高いスタイルなので、状況に合った環境を迅速に作り出せます。従来のレイアウトに配置するオフィス家具は、固定型のデスクに大型の収納棚などが一般的でした。
キャスターの付いていない家具は配置移動が難しく、環境を変えるのに時間がかかります。特に大型の収納棚は一度書類などを外に出してから運ぶ必要があるため、手間と人手が必要です。
アジャイルオフィスは手軽に移動できるオフィス家具を導入するため、室内移動も、部屋を移動する際も便利です。人手もさほど必要ありませんので、部署内の人間だけで簡単に環境を整えられるでしょう。
アジャイルオフィスを導入すると同時に、社内のペーパーレス化を実施することもおすすめです。紙の書類をなくせばさらに移動が簡単になりますし、大型の収納棚も必要なくなります。データを厳重に管理する必要があるものの、環境整備が楽です。

アジャイルオフィス内に休憩スペースを設けることがおすすめ

アジャイルオフィスを導入する際は、休憩スペースを一緒に設けることがおすすめです。室内に作業場所と休憩スペースを設置すれば、作業に行き詰まった際に気軽に休憩できます。
作業に行き詰まっている時に無理に仕事をしても、良いアイデアは思い浮かびません。気持ちを切り替える必要があるものの、作業場所に座ったままだと悪い方向にばかり考えてしまいかねません。
休憩スペースでしっかりと休んでから作業場所に戻れば、行き詰まっていた作業もスムーズに進みます。社員の業務効率を向上できるため、企業にとって大きなメリットです。
休憩スペースはただ椅子と机を置くだけでなく、デザインにもこだわってください。より良い環境に整えれば社員もゆったり過ごせるため、会社に居心地の良さを感じられます。

レイアウト考案は従業員の意見も参考に

オフィスのレイアウトを考える際は、社員の意見を取り入れましょう。作業場所を使うのは社員なので、社員が使い勝手の良さを感じられなければ意味がありません。普段使わない人だけで考えるのではなく、社員と話し合った上で意見をまとめてください。
アジャイルオフィスは固定席ではないので、デスクや椅子の配置場所を自由に決められます。どのような配置にすれば集中して作業を行えるか、社員にアンケートを取るのがおすすめです。手軽に個別空間を作り出せるパーテーションが必要かどうかも聞いておくと良いでしょう。
作業場所と一緒に設置する休憩スペースはどんなデザインが理想かという点もヒアリングしてください。おしゃれなデザインを好む人もいれば、しっかり休める環境を求める人もいます。すべてを取り入れることは難しいものの、最も多い意見を取り入れれば社員も納得のオフィスに仕上がります。

今回のまとめ

アジャイルオフィスは可変性の高いオフィススタイルです。テレワーク導入や組織変更など、社内の状況に応じて最適なレイアウトへと変えられますので、オフィス家具を配置する機会の多い企業にぴったりです。アジャイルオフィス導入によって社員同士のコミュニケーション活性化、社内状況に合わせた柔軟な対応、リフォーム費用のカットといったメリットが得られます。環境変更も迅速に行えますので、業務に遅れも出ません。
オフィススタイルを変える際は、社員の意見を参考にしてください。部署によっては自由度の高いスタイルが不向きな場合もあるので、変更の必要があるかどうかは慎重に検討しなければなりません。
自由度の高いアジャイルオフィスを導入して、社員が働きやすさを感じられる環境に整えてみてはいかがでしょうか。

名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。