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安心して働けるオフィスをつくるには、セキュリティ対策が必須です。特に、流出事例が多発している個人情報に関しては、厳重な扱いが求められています。
万が一情報漏洩してしまうようなことがあれば、企業の信用を失いかねません。

また、テレワークが増えたことで管理の目が届きにくくなったため、知らず知らずのうちに重大なセキュリティトラブルを引き起こしてしまうリスクも高まっています。
こうした背景から、多くの企業がセキュリティ対策により力を入れるようになりました。

今回は、オフィスのセキュリティ対策について、導入ステップ・導入時のポイント・おすすめのサービスを紹介します。安全なオフィスづくりに役立ててください。

オフィスのセキュリティ対策で守りたいもの

オフィスにおけるリスクは様々ですが、いずれも以下の3つを守るためのものです。

• 人
• 物
• 情報

人を守る

従業員は、会社の人的資産です。セキュリティ対策を怠れば、不審者に侵入されて従業員が危険な目に遭ったり、盗難被害に遭ったりと危険が及ぶ可能性があります。
近年はストーカー被害も多いので、対策が必要です。

物を守る

オフィスには金銭的価値のあるものが多く保管されています。また、高額の備品やシステムを設置している会社も多いでしょう。そうした物的資産が盗難されたり破壊されたりすると、大きな損失を被ります。

情報を守る

昨今、セキュリティ対策の重要性が増しているのが、情報セキュリティです。顧客情報・個人情報などは漏洩・紛失時の被害が非常に大きく、強固なセキュリティ下での管理が必要です。

オフィスのセキュリティ対策で考慮すべきポイント

オフィスのセキュリティ対策では、3つのポイントを事前に整理しておくと効率的です。
具体的な対策に取り掛かる前に、以下の点に注目しましょう。

リスクを「人的要因」と「物的要因」分ける
スペースごとに、セキュリティ重要度を定める
ゾーニングをしてセキュリティに優れたレイアウトにする

リスクを「人的要因」と「物的要因」に分ける

オフィスに存在するリスクは、以下のようにカテゴリ分けできます。要因によって求められる対策が違いますので、適切な策を講じて、リスクに備えましょう。

人的要因

人が原因となるリスクのことで、故意も過失もあります。
人的要因はさらに外部要因と内部要因に分けられ、前者は不正侵入や不正アクセス、盗難など。後者は情報漏洩、法令違反など。仕事をしない従業員がいる、といったことも内部的な人的要因になります。

物的要因

物的要因は地震やハリケーン、洪水、気候変動などです。突然襲ってきて大きな被害をもたらすものと、水不足や温暖化といった徐々に影響が出てくるものがあります。

スペースごとに、セキュリティ重要度を定める

オフィスのスペースごとにセキュリティ重要度を定めておくことで、どのスペースに重点的な対策が必要か把握できます。
なお、重要度が低い場所も、必要に応じて防犯カメラの設置や入退室管理などの対策をしましょう。

エリア分け	代表的な場所	セキュリテイ強度
セキュリティスペース （特定の従業員のみ使用）	社長室・サーバールームなど	高い
執務スペース （従業員全員が使用）	執務室・ミーティングルームなど	やや高い
共用スペース （従業員と来客が使用）	応接室・社内食堂など	やや低い
公共スペース （外部の人も使用可能）	エントランスなど	低い

 

ゾーニングをしてセキュリティに優れたレイアウトにする

ゾーニングは、オフィススペースを役割・機能ごとに分ける作業のことです。ゾーニングをしておくと、セキュリティ重要度も効率よく判断できます。

オフィスのゾーニングについては、こちらでも詳しく紹介しています。

関連記事：オフィスのゾーニングが働きやすい環境をつくる！作業フロー・ポイント・レイアウト決めの注意点を紹介

オフィスのセキュリティは4ステップで対策を

オフィスのセキュリティ対策は、タスクが多く存在し、整理しながら進めないと不十分なものになってしまいます。セキュリティ対策を本格化する際は、以下の4ステップで進めましょう。

資産の把握
資産管理の課題と対策の洗い出し
システム・ツールの導入
規定、運用・保守ルールを定める

1.資産の把握

オフィスで所有している資産の所在・管理責任者・保存媒体などを明確にしておくと、トラブルが発生した際にスムーズに対応できます。

特に、以下の資産は情報を把握して安全な管理に努めましょう。

• 顧客情報
• 製品開発情報
• 技術情報
• 財務情報
• 人事情報
• コンピュータ
• サーバー
• データを保管しているデバイス（USBメモリ・クラウドなど）
• 紙媒体の書類

2.資産管理の課題と対策の洗い出し

資産管理の課題やリスクから、対策を考案します。保管場所や方法は安全か、危険性が高い所はないかなど、情報漏洩の可能性がある箇所は1つずつ確実に潰しましょう。
セキュリティ対策する資産の例は、以下のようなものです。

資産	課題・リスクの例	対策例
顧客情報	従業員全員が自由にアクセスできるため、誤って持ち出してしまう可能性がある	特定の従業員のみが使えるよう、パスワードを設ける
来訪者の履歴	記録をとってないため、有事の証拠がない	記録用のシステムを導入する
会議室	仕切りが薄く、話の内容が外部に漏れる恐れがある	防音性のパーテーションを導入する
エントランス	従業員に鍵を渡しており、紛失の可能性がある。	顔認証によるロック管理システムを導入する

3.システム・ツールの導入

セキュリティの課題を解決するには、必要に応じてシステムやツールを導入しましょう。但し、闇雲に導入すればよいものではなく、長期的な運用・保守が可能だと判断した際に導入します。
費用や手間の面で無理をすると、結果的に業務効率を下げてしまうため注意が必要です。

システムやツールを導入する際は、費用対効果や課題解決に適しているサービスかを考えながら選定を進めましょう。

4.規定、運用・保守ルールを定める

セキュリティ対策の方針や、導入するシステムやツールが決定したら、社内ルールを定めます。会社のセキュリティ方針は社内全体で共有し、確実に運用する必要があるからです。社内でセキュリティ方針の説明会や研修会などを開き、意識向上を図るとよいでしょう。
また、運用ルールや保守の手順は、すぐに内容をチェックできるようマニュアル化しておく必要があります。

オフィスに導入したいセキュリティ対策

セキュリティ対策の動きが高まり、対策システムやツールも増えました。必ずしも高額なシステム導入が必要とは限らないので、基礎的な対策から押さえていきましょう。

シュレッダー

シュレッダーは個人情報や機密情報の削除に利用します。紙媒体で資料を保管している企業は、設置が必須です。種類ごとに細断方式・サイズが異なりますが、より細かく切れるものを購入すると安心です。
シュレッダー業務が大量に発生する場合は、機密情報の溶解処理サービスを利用するという手もあります。

パーテーション・間仕切り

パーテーション・間仕切りは来客からの目隠しに利用できる設備です。特に間仕切りは個室空間を作れるため、中の会話内容が漏れにくくなります。完全に防音することはできませんが、不用意な情報漏えいを防げます。

デスク上にパネル型のパーテーションを置き、パソコンの画面や手元が第三者に見られるのを防止するのも有効です。デスク周辺の利用状況に応じて、高さを決めるとよいでしょう。

防音対策

個室や会議室などに防音対策をすると、音が外部に漏れにくくなります。

サウンドマスキング：空間に音を流すことで、会話内容が外に漏れるのを防ぐ。
防音材：内壁をイノベーションして、壁内に防音材を埋め込む。
吸音グッズの使用：壁に貼るタイプのパネルなどを利用し、低コストで対策する。吸音カーペットを会議室に導入してもよい。

監視カメラ

監視カメラは、第三者の不正侵入や従業員の不正を防ぐのに役立つツールです。エントランスのような不特定多数の人が出入りする場所、サーバールームのようなセキュリティ重要度が高い場所に設置します。
エレベーターや書庫など、目の届きにくい場所への設置も検討しましょう。

入退室管理システム

入退室管理システムは、社員・来客の入退室の管理や制限ができるシステムです。「いつ・どこで・誰が」出入りしたかがわかるので、不法行為・不正行為の予防、トラブルが発生した際の証拠としても有効です。

さまざまな認証システムがありますので、安全性・コスト・従業員数から自社に合うタイプを選びましょう。
代表的な認証方法は以下のとおりです。

• 暗証番号の入力
• ICカード
• スマホ認証
• 生体認証
• 顔認証

今回のまとめ

ここまで、オフィスのセキュリティ対策の導入ステップ・導入時のポイント・おすすめサービスを紹介しました。オフィスのセキュリティ対策は、働く環境の安全性を保証し、顧客や地域住民からの信頼を高めるものです。入念な備えをしておけば被害リスクを最小限に留められるため、確実な対策を試みましょう。

オフィッコスは、名古屋市周辺のレンタルオフィスや賃貸オフィス・事務所の物件情報を常時5万件以上取り扱い、お客様のニーズに合わせたオフィスのご提案やサービスのご提供をいたします。レイアウト変更や内装工事についてもご相談を受け付けておりますので、オフィス移転に伴うレイアウトの見直しをご検討中の事業者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。