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コラム 2023.01.16

オフィス・事務所の働き方改革とは?実施するメリットや成功のポイント


働きやすい会社づくりのためにオフィスの働き方改革を行いたいけれど、何から始めればいいのかわからないとお困りの方も多いのではないでしょうか。改善方法には様々な種類があるものの、間違えてしまうと働きづらい職場になってしまいかねません。社員全員が快適に働ける環境になるよう、正しい改革が必要です。
ここでは、オフィスや事務所の働き方改革について詳しく解説します。改革を実施することで得られるメリットや成功するためのコツもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所における働き方改革とは?

働きやすい場所を社員に提供するために、オフィスの環境を変える会社が増えてきました。働き方改革は社員が働きやすいよう労働条件を整えること、オフィス改革は快適なオフィス環境に整えることです。
ここでは、オフィス改革について詳しく解説し、どのように改善していけばいいかポイントをご紹介します。

オフィスレイアウトの変更

現在の業務効率にお悩みなら、オフィス内の配置を見直してみてください。社内には社員が座るデスクや書類などをまとめる収納棚、顧客対応時に使用する応接セットなどがあります。会議室にはデスクや椅子、休憩スペースにも複数の椅子が設置されているでしょう。
社員が動きやすいよう配置されていれば変更の必要はありません。しかし、移動の妨げになる場所にオフィス什器がある場合は、配置を変えてください。移動時間が短縮されることによって、短縮分を業務に充てられます。
見直しを行う際は、社員の作業動線についても確認することが大切です。オフィスの隅から隅まで移動する必要がある作業動線だと、移動に時間がかかるので作業効率も落ちてしまいかねません。移動時間を短縮できる配置にしてください。

オフィス什器の見直し

社員が使っているオフィス什器は使い勝手が良いものかを確認することも大切です。業務中は自席に座っていることが多いものの、使い勝手の悪いデスクに座り心地の良くない椅子だと集中力が落ちてしまいます。
私物や書類などを収納する棚に関しても、社員にヒアリングしましょう。什器は普段使っている人でなければ良い点・悪い点がわかりません。使用感について確認し、悪い意見が多いようであればどんな什器が望ましいかも聞いておくと良いでしょう。
社員の意見を取り入れながら什器変更を行えば、快適なオフィスへと生まれ変わります。

プライバシーが守られているかを確認

社員の業務効率を重視するなら、自席のプライバシーが守られているかという点もチェックしてください。現在は自席を設けないフリーアドレスといったレイアウトも多くなっていますが、自席を固定する配置のオフィスも少なくありません。
自席を固定する場合は、それぞれのプライバシー空間が確保されているか確認してください。仕事への集中力を高めるためには、自分だけの集中できる空間が必要です。しかし、周りの視線や声が気になるような空間に自席があると、集中力が落ちて仕事に支障が出るかもしれません。
デスク上に設置可能な小型のパーテーションも用意されているため、必要に応じて購入することをおすすめします。

休憩スペースの設置

社員が働きやすい環境を整えるためには、仕事スペースの他に休憩スペースも必要です。スペースを確保していないオフィスでは、自席で休憩することになります。仕事道具がたくさんある場所だと、休憩時間でも落ち着いて休めません。
仕事をするときは作業スペースで、休憩をするときは休憩スペースといったように分ければ、社員もメリハリをつけて仕事できます。休憩時間にゆったりと休めば、休憩後の集中力も上がるため業務効率にも良い影響をもたらしてくれるでしょう。
オフィスが狭くて休憩スペースが設置できない場合は、パーテーションなどで仕切りを作ることがおすすめです。仕切りを設ければ作業スペースとは別の空間ができあがるため、仕事のことを忘れてゆっくり休めます。

オフィス・事務所改革のメリット

オフィス改革を行えば、社員に大きなメリットをもたらします。どんなメリットがあるかを把握すれば、改革に向けて積極的に動けるでしょう。ここでは、改革における4つのメリットを解説します。

業務効率の向上

オフィス環境を整え、働きやすい場所になれば業務効率を向上できるでしょう。業務効率は企業利益にも繋がります。効率の悪いオフィスだと生産性が上がらず、企業にとってマイナスになってしまうのです。
動きやすい作業動線を整える、仕事に集中しやすいオフィス什器に変えるといった工夫によって仕事もスムーズに進みます。すぐには効果が出なくても、徐々にプラスへと向かうでしょう。

社員に快適な環境を提供

オフィス環境を整えれば社員が快適に過ごせるようになり、居心地の良いオフィスは、社員にとっても大きなメリットがあります。例えば、ストレスを感じない、仕事に集中できる、休みたいときはゆっくり休めるなどです。
仕事内容や労働条件に満足していても、オフィス環境が悪ければ仕事のしづらさを感じます。仕事がしにくい環境だとストレスが溜まり、離職率も高まるため注意が必要です。
現時点で離職率が高いのであれば、早急にオフィス環境の整備を始めてください。社員の意見を取り入れながら環境を変えていけば、居心地の良さを感じられる会社に生まれ変わります。

企業イメージのアップ

環境の整ったオフィスを他社の人に見てもらえば、企業イメージも大幅にアップします。狭く、物が乱雑に置かれているオフィスに憧れる人はいません。整理整頓がきちんとされていて、働きやすそうな作業スペースが設置されているオフィスであれば多くの人が好感を抱く傾向にあります。
社員が居心地の良さを感じられるオフィスは、他社の人間から見ても良い雰囲気に見えるものです。そのため、様々な人から良い印象を持たれる会社となるでしょう。
仕事のしやすさと居心地の良さを両立するには、普段からスペースを利用する社員の声が欠かせません。経営者の独断でレイアウトを決めるのではなく、社員の意見を取り入れながら快適な環境に整えてください。

新たなアイデアが生まれる

斬新なアイデアを取り入れたオフィスに変えれば、社員の創造性も育めます。ただ仕事をするだけの環境ではなく、社員が楽しめる場所を用意してみてください。仕事に煮詰まった際、仕事とは全く違う環境で時間を過ごせばこれまでにないアイデアが思い浮かぶかもしれません。
新しいアイデアは新商品へと繋がりますので、企業一押しの商品が実現する可能性もあります。

オフィス・事務所改革で生産性向上や雇用促進につなげるポイント

オフィス改革を行うことで、企業の生産性向上や快適さの向上、雇用促進といった大きなメリットが得られます。しかし、方法を間違えるとデメリットが発生してしまいます。
ここでは、生産性向上や雇用促進につなげるために意識したいポイントを見ていきましょう。

社員の意見を取り入れながら改革を行う

オフィスをメインに使うのは社員ですから、オフィス改革には社員の意見を取り入れることが重要です。改革前に社員が感じている不満や理想のオフィス像を聞いておきましょう。人によって様々な意見がありますので、それらをうまくまとめれば多くの人が快適さを感じられる企業になります。
他の企業を参考に独断でレイアウトを決めると、自社の社員から不満が出るかもしれません。そのため、他社の成功例だけを見て改革を進めないようにしてください。
オフィスレイアウトについて相談できる会社もありますので、意見をまとめきれない場合は専門の会社に相談することがおすすめです。プロに任せれば意見を上手に取り入れた理想的な配置方法を考えてくれます。

改革後のデメリットを検討・解消

机の設置方法には様々なものがあり、レイアウト別にデメリットが発生するので注意が必要です。配置方法には対向式・同向式・フリーアドレスなどがあります。それぞれにメリットがある一方でデメリットもあるため、デメリットを解消することも考えておかなければなりません。
例えば、自由に席を決められるフリーアドレスは仕事道具の保管場所やプライバシーの確保など、様々な課題があります。人によっては不便さを感じるため、デメリットとなる部分を解消しておいてください。
荷物の保管場所を固定して決めておく、プライバシー空間が欲しい人用にソロワークスペースを設置するなどです。工夫を加えたレイアウトであれば、誰もが納得するオフィスになるでしょう。

ペーパーレス化で生産性を向上

現在紙の書類を使っている企業は、ペーパーレス化を実施することでコスト削減・生産性の向上といったメリットが期待できます。紙の書類は収納場所が必要なため、オフィス内に必ず棚を設置しなければなりません。また、紙がなくなれば購入することになりますので、コストもかかります。
ペーパーレス化を実現すれば、収納棚が不要になるため、スペースに空きが出ます。空間に余裕を持てばワークスペースの拡大、休憩スペースの設置といったメリットが得られるでしょう。コスト削減によって支出も減らせます。

オフィス環境をホームページやSNSにアップ

オフィス改革後は、オフィス内が良くわかる写真をホームページやSNSにアップすることをおすすめします。仕事内容に惹かれて入社したけれど、オフィス内の環境が良くないと感じる人はいますし、環境が悪いと離職に繋がりやすくなりかねません。
就職を検討している人が整ったオフィス環境を見れば、雇用促進に繋がります。希望する仕事内容とマッチしており、さらにきれいなオフィスだとわかれば興味を惹かれるからです。就活者はオフィス内を見る機会がありませんので、SNSなどを活用してアピールしてください。

今回のまとめ

オフィス改革とは、社員が働きやすい環境に社内を整えることです。社員が居心地の良さを感じられ、集中して仕事に取り組める環境にしておけば、企業の利益にも繋がります。離職率も下げられますので、優秀な人材を逃すこともありません。
改革を行う際は、社員の意見をぜひ取り入れてください。意見を取り入れたレイアウトを考案すれば、多くの人が快適に過ごせる環境が実現します。オフィス什器や休憩スペースも快適さに繋がりますので、忘れず変更・設置を行うことが大切です。

名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。

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