名古屋の賃貸オフィス・貸事務所探し専⾨の不動産仲介業者(株)オフィッコスの「お知らせ・コラム」ページ

業務効率化を向上させたいけれど、どうすればいいかわからないとお困りの方も多いのではないでしょうか。社内環境が整っていても、必要な人材が不足していては効率を上げられません。そのため、不足している部分を優秀な人材で補う必要があります。
ここでは、人材不足を補ってくれるアウトソーシングについて解説します。活用方法や利用する上で得られるメリットもお伝えしますので、人材不足を感じている方はぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所でアウトソーシングを利用すると人材不足を解決できる

オフィス作業をアウトソーシングに任せれば、一時的な人材不足を解消できます。アウトソーシングとは外部業者のことで、社内における業務の一環を外部業者に一任可能です。
長い目で見れば、業務を担える人材を育成した方が良いでしょう。しかし、人材育成には時間がかかり、短期間だと任せられるほどの能力も経験も養えません。人材育成期間中は業務が滞ってしまうため、育成期間中の業務を外部業者に委託する企業が増えているのです。
人材不足が深刻な企業もアウトソーシングを活用しています。人材不足の会社は各部署に人が足りておらず、業務効率も上がりません。求人を出しても中々人が集まらない場合、アウトソーシングに依頼すれば人材不足を乗り切れます。業務を外部企業に委託すれば、業務効率を向上させられるでしょう。
近年、多くの企業で人材不足が懸念されています。少子高齢化の影響によって若手がおらず、入社してくる社員が少なくなっているからです。入社する人が少なければ人材育成もできませんので、業務効率が上がらず、いずれは企業利益にも影響しかねません。
アウトソーシングを活用すれば人材不足の部分に人を補えるため、急いで求人を出して人を集める必要もありません。ただし、長い目で見れば業務を担える社員育成の方がメリットは大きいため、一時的な人材不足解消目的で活用すると良いでしょう。

専門のノウハウが足りない場合にアウトソーシングを活用する

社内の専門的な部署で人手不足を痛感していると悩む方も多いかのではないでしょうか。専門的な部署は知識や経験が必要とされるため、人数を確保すれば業務が円滑になるわけではありません。そのため、専門的な知識などを持つ人材に業務を任せる必要があります。
ここでは、どんな場面でアウトソーシングを活用するかについて解説します。

アウトソーシングは専門分野の業務も任せられる

アウトソーシングを慎重に選定すれば、専門分野の業務をすべて任せることが可能です。アウトソーシング会社には様々なものがあり、それぞれで在籍する人材が異なります。事務作業に特化している人もいれば、IT関連などの専門分野に特化している人もいるでしょう。
まずはどの業務で人手が足りていないかを確認してください。アウトソーシングは人材不足が懸念される業務全般を外部企業に委託できるものなので、どんな分野でも構いません。
アウトソーシングのメリットとして仕事内容に制限がない点も挙げられるため、一部の仕事はNGとなる心配もないでしょう。スタッフへの指示も委託先で行われますので、依頼した企業側の負担も減ります。

標準化している業務の委託も可能

社内で標準化している業務もアウトソーシングできます。標準化している業務はマニュアルを用意できますので、経験のない人でも担うことが可能です。ただし、部署によってはマニュアルがあっても専門知識が求められるため、どこの部署に配属するかによってアウトソーシングに求める条件を変更してください。

派遣とアウトソーシングの違いに注意

専門知識が求められない業務であれば派遣でもいいのではないかと思われた方も多いのではないでしょうか。あるいは、派遣とアウトソーシングは一緒だと考えている方もいるかもしれません。
派遣とアウトソーシングは外部企業の人材の力を借りる点では同じですが、その他にいくつもの違いがあります。まず、派遣は派遣会社から人材を借りるサービス、アウトソーシングは業務や成果物の納品を行うサービスという点です。派遣会社は人手不足のところに人員を補充する契約を行います。補充された人員は派遣先で指示をもらい、仕事をしていきます。企業によっては正社員登用を行っているところもあり、派遣社員から企業の正社員になることも可能です。
アウトソーシングは業務全般をアウトソーシング会社に委託するための契約を行います。作業をする場も委託側で行いますので、必ずしも企業で仕事をするとは限りません。アウトソーシング会社で行うこともあれば、契約企業に場所の提供をお願いして仕事をする場合もあります。
どちらに依頼するかは人材不足となっている分野に応じて決まります。派遣会社は様々な人材を用意しているものの、専門知識を持った人が派遣されるかは分かりません。未経験の人も多く在籍していますので、専門的な部署への配属は難しいでしょう。
アウトソーシングは専門知識を持った人が在籍しているため、専門分野の業務であっても問題なく委託できます。専門知識を問わない人手不足の部署には派遣を、専門分野の業務全般を任せたい場合はアウトソーシングに依頼するのがおすすめです。

アウトソーシングのメリットと活用に適している業種とは

アウトソーシングは派遣とは異なる特徴があり、利用する上でのメリットもあります。また、適している業種も存在するため、よく考えた上で依頼すると良いでしょう。ここでは、アウトソーシングを利用することで得られるメリットと最適な業種について解説します。

人材不足の解消

人が足りていない業務を委託すれば、人材不足を一時的に補えます。現在多くの企業で人手不足となっており、派遣やアウトソーシングを活用する企業が増えています。企業側の人材を増やしたいのであれば派遣を利用すると良いでしょう。長期ではなく、一時的に人材不足を解消したいのであればアウトソーシングがおすすめです。
人が足りていない業務全般を外部に任せれば、そちらに割く人員を他の業務に回せます。業務を任せている間に人材育成もできるため、いずれは企業の社員に業務をしてもらう場合にも委託は最適です。
社内で標準化している業務を任せることもできますし、専門的な分野の業務も任せられます。専門的な業務を委託する場合は、分野に特化した会社を選ぶようにしてください。専門分野でないところを選ぶと業務が滞る恐れがありますので、注意が必要です。

人材育成期間中の業務委託

新入社員が入ったけれど、人材育成に時間を取られて本来の業務が進まない場合にも委託がおすすめです。人材育成は非常に時間がかかります。特に専門分野となると、覚えることが多くあるため、一人前になるまで長い期間を要するのです。人材育成は部署の人間が行うものの、育成期間中は本来の業務が滞ってしまいかねません。一時的なものであればしのげるかもしれませんが、育成に時間がかかると企業利益に影響が出る恐れもあります。
人手不足で人材育成期間を設けたい場合は、期間中の業務をアウトソーシングに委託してみるのがおすすめです。業務はすべて委託先で行われるため、滞ることはありません。企業の社員は育成に時間を割けますので、早い段階で有能な社員へと育つでしょう。

人件費コストの削減

業務を外部に一任すれば、人件費コストを抑えられます。人手が足りない部署に人員を補わなければ今後の業務が滞ってしまうものの、たくさんの人を補充すると人件費コストが高くなりがちです。組織の肥大化にもつながるため、いずれは不要になるかもしれません。
人手が足りない業務を一時的に委託し、その期間中に必要な人員だけを育成すれば社内で業務を担えます。委託費用はかかるものの、社員数を増やしすぎることによって起きる人件費の倍増は避けられるでしょう。

業務効率を向上させられる

専門分野の業務であっても、外部に委託すれば業務効率を向上させられます。専門分野の業務を社内だけで担うとなると、業務効率が下がる恐れが否定できません。知識や経験のある人が多く在籍していればスムーズに進むものの、経験のない人材ばかりだと業務進行が遅くなってしまうからです。
アウトソーシングは専門知識を持った人が業務に対応しますので、企業が希望している納期に合わせて業務を行ってくれます。期日までに成果物を納品してくれるため、滞りなく仕事を進められるでしょう。

アウトソーシングに適した業種

アウトソーシングに依頼するなら、適した業種かどうかを確認しておいてください。不適切な業務をお任せすると不備のある成果物が納品されるかもしれませんので、注意が必要です。適した業種には以下のようなものがあります。
・IT関連業務
・コールセンター
・商品などの製造
・人事業務
IT関連業務は早いスピードで内容が変化していくため、変化についていける人材でないと迅速に対応できません。変化に対応するための準備期間を設ける必要もありますので、その期間に外部委託を利用する企業も増えています。
コールセンターは人員削減の面で大きなメリットを得られる業種です。外部委託すれば対応するスタッフを他の部署に回せるだけでなく、施設の維持費削減にもつながるでしょう。
商品企画・開発を行っている会社は、自社一貫で製造まで行うと施設費や人件費などが高くなります。そのため、企画・開発は自社で、製造は外部に委託する方法を取る企業が増加しています。製造施設の確保やスタッフの人件費など、多くの費用を削減することが可能です。
人事業務を標準化している企業であれば、アウトソーシングのメリットを得られます。標準化している業務を委託すれば人事部の社員を他の部署に回せるため、社内の業務効率化を向上させられるでしょう。
いずれも分野に適した人材確保が必要なため、分野に特化しているアウトソーシングを選ぶことが大切です。

今回のまとめ

アウトソーシングは企業の人材不足を解消してくれるため、活用することには大きなメリットがあります。人手が足りない部署の業務全般を委託できるため、人がおらず滞っている業務があれば外部に任せるのがおすすめです。
専門分野に特化しているアウトソーシングの会社もあります。委託したい業務に特化しているところを選べば、クオリティの高い成果物を納品してくれるため、業務効率を向上させることも可能です。
ただし、メリットを得るためには、外部委託に適した業種であるかどうか確認することが重要です。適した業種にはIT関連や製造業、人事業務など様々あるので、委託したい業務と合致しているかをチェックしてみてください。分野に特化したアウトソーシングを活用して、人材不足問題を乗り切ることをおすすめします。

名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。