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スマートオフィスとは、オフィスでの業務をより快適にするために、さまざまなIT技術やネットワークを駆使してスマート化を進めたオフィスのことです。オフィスをスマート化して得られる効果は多いですが、その効果を最大限発揮するためにも、セキュリティ対策は欠かせません。
ここでは、オフィスをスマート化して得られる効果や、スマートオフィス化するうえで意識すべきポイント、必要なセキュリティ対策についてご紹介します。

オフィス・事務所をスマート化して得られる効果とは？

オフィスをスマート化して得られる効果は非常に多いです。ここでは代表的な4つの効果をご紹介します。

1.ABWの実現

スマートオフィスを導入すれば、業務内容に応じて働く場所を自由に選択できる「ABW」が実現できます。IT技術と高速ネットワークの活用によって、場所や時間に関係なく働ける環境の形成が可能です。オフィスに限らず、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、さまざまな場所で業務ができます。
ABWが実現されると、出先や出張先でも会社と同じ感じで働けるようになります。さらに、在宅勤務の方や海外在住の方も採用できるようになるので、採用の幅が広がり、より優秀な人材を雇用できる可能性があるでしょう。

2.業務の効率化

オフィスのスマート化により、社員が快適に働けるようになるので、組織の活性化や社員の満足度向上につながります。その結果、社員同士の人間関係が良好になり、業務効率化や生産性向上が期待できるでしょう。
また、IoT機器を導入するとさらに業務が効率化されます。資材や消耗品の重量を計測するセンサーを利用することで、資材や消耗品がある一定量まで減少したタイミングで追加発注を行うシステムを実現し、購買業務は効率化されます。
他にも、オフィスにいる人の数や位置を人感センサーで検出することにより、空室管理の自動化が可能です。RPAをとIoT機器を組み合わせると、データ入力や書類の振り分けと言った、今までは人の手によって行われていた単純作業を自動化できます。

3.快適な働く環境の実現

IoT機器である各種センサーを導入すれば、オフィス内の湿度や温度、照度、二酸化炭素濃度など、オフィスの環境を左右する要素を計測し、連携した照明や空調機器を自動調節することで、オフィス内を常に快適で仕事がしやすい環境に維持できます。
例えば、梅雨の時期は湿度が上がりやすいですが、スマート化されたオフィスであれば、センサーなどで与えられた情報をもとに最適な湿度の状態に調節できます。その結果、室内が蒸し暑いことや乾燥しすぎているという業務の非効率を招く状況を回避し、さらに光熱費も最適化されるので、無駄な出費を抑えられるでしょう。
また、二酸化炭素の濃度が高くなってしまうと、頭痛や倦怠感の原因になってしまい、仕事の効率が落ちてしまうことが明らかになっています。しかし、スマート化されたオフィスであれば、二酸化炭素濃度を随時監視して、適切な濃度を維持できるように、換気のタイミングのコントロールが可能です。

4.DX化の推進

業務のIT化はDX化の第一歩です。既存システムの改修はもちろん、競合に対しての優位性を保つためには、IT化による業務改革が必要です。オフィスのスマート化は、業務のIT化が必須になるので、DX化を進めていくうえでも大きなメリットになります。

オフィス・事務所をスマートオフィス化する際に意識すべきポイント

従業員の働く環境をより快適にしてくれるスマートオフィスですが、意識すべきポイントがあります。スマートオフィスは「高速通信」と「スマートデバイス」さえあれば成立するわけではありません。スマートオフィス化するには、意識すべきポイントが3つあるので、導入前に確認してください。

初期投資

オフィスのスマート化に向けて、すべてを一気に変えようとしてしまうと莫大な初期費用がかかってしまいます。インターネット環境整備の他に、勤怠管理システムやスマートデバイスの導入、セキュリティ対策の強化など、オフィスのスマート化には多額の費用が必要です。費用感と優先順位を持って段階的に計画的な導入を行わなければいけません。
最近ではほとんどのオフィスでインターネットを接続できる環境にありますが、スマートオフィスを目指すなら、まずは遅延のない高速通信が必須です。
オフィス内の高速通信を実現するための費用や、社員にスマホやタブレット、パソコンなどを支給する費用を見積もってください。さらに、セキュリティを強化するためのウイルス対策ソフトなどのツールも優先的に導入することをおすすめします。

社内の現状を把握する

オフィス内のWi-Fi環境が入りづらい場所など、通信環境を把握する必要があります。社内のパソコンやスマートフォンのIoTシステムとの連携が可能かどうかの確認を行ってください。社内のサーバー、各種OA機器の受信接続の確認を行いましょう。
また、スマートオフィス化に積極的な社員もいる反面、新しいデバイスやツールの導入に抵抗のある社員も少なくありません。まずは社員一人ひとりの意見を事前に聞いて、オフィスのスマート化を進めるようにしてください。
従来の紙を中心に扱うアナログ管理の方が働きやすいという風土を持つ企業の場合、スマートオフィス化によって、逆に業務効率の低下も十分に考えられます。今まで業務に合わせて使用していたパソコンなどを無理に、スマートデバイスに置き換えることで、業務負担が増えたり、「なんとなく活用できそうだから」と導入したツールが思うように活用できなかったりするリスクが否定できません。
また、業務内容によってはテレワークが行えない場合もあります。スマートオフィスのメリット・デメリットを把握したうえで、社員の意見を考慮し導入を進めてください。

アナログ機器のデジタル化

オフィスのスマート化は身近なものから始められます。固定電話やFAX、タイムカード、紙の社内報など、デジタル化できるものは少なくありません。特に固定電話やFAXなどは、回線不要のサービスで代用でき、紙類はPDF化によって紙代やインク代の節約が可能。まずは、デジタル化できるアナログ機器の見直しから始めてください。

スマートオフィス化したオフィス・事務所はセキュリティ対策が必須

社内外のどこでも働けるようになるのは大きなメリットですが、注意しなければいけないのはセキュリティ対策です。スマートオフィスの実現により、会社の機密情報の漏えいを引き起こしかねません。
機密情報の漏えいを防ぐためには、基本的なセキュリティ対策はもちろん、社員一人ひとりがセキュリティに対する意識を高めていく必要があります。特に危険なのが、カフェや出先などでのフリーWi-Fiの使用です。基本的に無線LAN上でやり取りされるデータは傍受できてしまうため、会社のデータ閲覧や更新が必要なすべてのデバイスでフリーWi-Fiの使用を制限すべきです。
代替手段として、ルーターの支給やスマホでのテザリングの使用を推奨してください。また、自宅のWi-Fi経由で仕事する際も暗号化形式はWPA2-PSKを選択し、複雑なパスワードの設定を義務付けるようにすべきです。
ここからは、オフィスのスマート化をする際に、セキュリティ効果をさらに高める4つの方法をご紹介します。

第三者の不法侵入を防ぐ設定をする

ルーターやネットワークカメラなどのIoT機器では、設定を行うためにユーザー認証機能が用意されていることがほとんどです。しかし、導入時のデフォルトのIDやパスワードで利用している企業も少なくありません。デフォルトのままの場合、セキュリティが弱く、簡単に不法侵入が可能になってしまいます。
導入後には誰にもわからないようなIDやパスワードを設定しておくことで、第三者からの不法侵入されるリスクを大幅に下げられます。IoT機器への侵入で、最も多い手口が、このIDとパスワードを悪用したものです。適切な設定が行われていれば、悪用やマルウェアの感染、他者に対するDDoS攻撃への加担を抑止できます。

ネットに接続する機器は常に最新の状態にアップデートする

パソコンやスマホに比べて、IoT機器ではソフトウェアアップデートが必要だという知識がある方が少ないです。しかし、IoT機器もパソコンやスマホ同様に、製品をリリース後に不具合や脆弱性が見つかるケースも珍しくありません。これらに対処するために、ソフトウェアをアップデートできる仕様になっているものが多いです。
そのため、所有しているIoT機器に関しては、定期的にソフトウェアを確認し、常に最新の状態を保つことで、脆弱性を突く攻撃に対処できます。特に、ネットワークカメラやルーターは脆弱性が発見されることが多いので、こまめにソフトウェアアップデートを確認するようにし、最新の状態を保ちましょう。

直接インターネットへ接続することは避ける

インターネットに接続して扱うことが前提となっているのがIoT機器の特徴ですが、直接インターネットへ接続して利用することは避けてください。ファイアウォールやルーター経由で接続することで、ポートスキャンやブルートフォース攻撃などの検知、防御が可能になり、セキュリティリスクに遭う確率を下げられます。

社員の情報リテラシー教育を必ず行う

セキュリティ対策をするために、導入時のシステム選定を慎重に行うのはもちろん大切ですが、それと同じくらい社員の情報リテラシー教育も必要です。安易に外部でフリーWi-Fiにアクセスしたり、不用意に外部からのファイルを開いたりしないなど、従業員各自がセキュリティ意識を高める必要があります。

今回のまとめ

今回は、スマートオフィスを導入して得られる効果や、スマートオフィス化するうえで意識すべきポイント、セキュリティ対策の重要性について解説しました。スマートオフィスは、正しい導入方法とセキュリティ対策を行えば、今まで以上に業務を効率化できます。しかし、やり方を間違ってしまうと、情報漏洩や社員から反感を買ってしまうリスクもあるので、事前準備を入念に行ったうえで取り入れることが大切です。
また、社員全員の情報リテラシーを高めておかないと、思わぬところで大きなトラブルが起きてしまう危険性もあるので、社内セミナーや研修を行って、社員一人ひとりの情報リテラシーを高めることをおすすめします。

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