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コラム 2022.09.15

テレワーク導入で増加しているオフィス・事務所の縮小化で得られるメリット


感染症増加などによる原因によって、テレワークを導入する企業が増えてきました。テレワークを取り入れれば職場を使う頻度が少なくなるため、様々なメリットを得られます。では、オフィス縮小によるメリットとはどんなものなのでしょうか。
ここでは、オフィスを縮小するとどのようなメリットがあるか解説します。効率よくオフィスをまとめるポイントもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所の縮小化で賃料を削減できる

現在、事務所用の建物を借りている場合は、縮小化によって賃料の削減が可能です。オフィスを借りる場合は、一般と同じように賃貸料が発生し、賃貸料は広さによって異なり、面積が広ければ広くなるほど高額になるでしょう。
オフィスを縮小化すれば賃料はぐっと下がるため、運営に必要な費用の削減が可能です。ただし、移転するために必要な引っ越し費用が発生するので、引っ越し費用がどれくらい必要かも見積もっておかなければなりません。
移転費用には引っ越し費用や新たな建物契約時にかかる費用などがあります。総額だと高くなってしまうものの、その後の月額費用を考えるとメリットは大きいと言えるでしょう。
オフィス運営には毎月建物の賃貸料の他に電気代や設備費用、水道代などもかかりますが、テレワークを導入すれば電気代や水道代などが少なくなるので、光熱費のコスト削減も可能です。
ランニングコストが大幅に下がることを考えると、縮小化におけるデメリットは一気に少なくなります。引っ越し時にかかる高額の費用が気になる方は、引っ越し時の費用ではなく、長期的な目で見た場合のコストに注目してください。
新しい職場に移転する場合、賃料を重視して選ぶ方も多いでしょう。しかし、賃料ばかり重視していると社員の通勤や作業効率に影響が出る恐れがありますので、賃料以外の点も重視して選ばなければなりません。
例えば、駅から離れた郊外の場所や面積がとても狭いところは賃料が安くなっています。しかし、テレワークが始まっても社員によっては定期的に出社する必要があり、郊外の場所だと通勤が困難になってしまい、通勤によって社員に大きな負担をかけてしまうのです。
また、狭すぎるオフィスは作業効率を下げる恐れがあるので、社員人数に合わせた広さを選ぶことも大切です。テレワークが当たり前になれば感染症流行が落ち着いた後も自宅での作業が一般的になる可能性が高くなりますが、前述したように一部の社員は出社の必要があるので、何人かが仕事をできる広さであることを前提に選ばなければなりません。

オフィス・事務所に必要な備品や設備を削減するメリットと注意点

職場を縮小化すれば、不要になるものが多くなるのでその分のコスト削減メリットも得られます。社員が職場で仕事をする時は、パソコンやデスクといったオフィス家具が必須ですし、クライアントとの商談を自社で行う場合は応接用のテーブル、仕切りに使うパーテーションも必要です。
テレワークを導入し、出社の必要がなくなればオフィス家具は処分できます。出社する機会が多少あったとしても、必要最低限の家具さえ設置しておけば問題なく業務は進むでしょう。
テレワークが浸透したことにより、クライアントとの商談もオンライン化が進んでいます。オンラインミーティングは自宅からでもできるので、商談用のオフィス家具も必要ありません。
縮小前に不要なオフィス家具を処分しておけば、移転先に持っていく荷物量が減ります。引っ越し時にかかる費用は荷物量によっても左右されるので、少なくすればするほど出費を減らせるでしょう。
荷物量に合わせて移転先の職場を選ぶことも大切です。テレワーク導入によってほとんどの家具がなくなれば、小さなオフィスに移転しても問題なく必要な家具は収まります。前述したように規模が大きくなると賃貸料も高くなるので、不要なものの処分によって引っ越し費用の節約と毎月の賃貸料の節約という大きなメリットを得られます。
一方、職場を小さくすることで得られるメリットがあるものの、作業時に注意しておきたいポイントもあります。まず、必要・不要な設備の選定は慎重に行ってください。テレワーク導入で不要になる設備も多いかと思いますが、社員の中には月に数回の出社が必要になるケースもあります。すべてのオフィス家具を撤去すると出社した社員が仕事ができないので、必要最低限の家具を残しておくことが重要です。
また、移転時にはレイアウトも見直しましょう。社員全員が出社していたころの配置では、少人数体制での業務に支障が出る恐れがあるため、必要最低限の人数が快適に働ける家具の設置場所を考えて環境を整えてください。移転によって規模が小さくなるため、広さに合わせて配置を考えることも大切です。
オフィスに置いている家具や設備などは不要になるものの、テレワーク導入にあたってかかる費用もあります。社員に支給するパソコンなどです。社員の家庭にインターネット環境がなければ、ポケットWi-Fiなどの貸し出しも検討しなければなりません。
その他、テレワークに関するルールも事前に決めておく必要があります。出社と異なり、テレワークは仕事をしているか、進捗状況はどのようになっているかなどの管理が難しくなります。自宅での仕事は誘惑が多いため、長時間席を外す人も出てくると思いますので、専用のツールを使った勤怠管理や、チャットシステムの活用、成果物を管理できるクラウドシステムの導入など、テレワークに必要なものを導入してください。これまで紙の書類を活用していた場合は、すべて電子化して社員に共有することも大切です。
書類の電子化は手間がかかるため、さほどメリットがないのではと思われるかもしれませんが、電子化によってペーパーレス化ができるため、紙のコスト削減に繋がります。また、書類を電子化すればクラウド上でやり取りができるので、わざわざ出社したり、顧客先に足を運んだりする必要もなくなるのです。
オフィスの縮小化は、注意点に考慮して進めれば失敗なく完了します。作業時の手間はかかるものの、縮小後のメリットを考えれば積極的に進めていくべきでしょう。縮小化を進めたいけれど仕事の片手間だから進まないとお悩みの方は、引っ越し作業を一任できる会社に依頼することもおすすめです。

テレワークを導入した企業に注目度が高まっているオフィス・事務所の縮小化

感染症の流行対策、感染症流行によって利益が激減し、コスト削減のためにオフィス縮小を考えている企業は少なくありません。オフィス縮小にはコスト削減といった大きなメリットがある一方で、社員側・経営側に分かれたデメリットも存在します。双方がデメリットを解消できるようテレワークを工夫することも、今後の課題として挙げられるでしょう。
テレワーク導入による社員側のメリットとして、通勤時間の削減や疲労感の減少、家族との時間を増やせるといった事があります。オフィスに通勤する際は、自宅から会社までの通勤時間を考慮しなければなりません。通勤時間に考慮して起床し、身支度を整えてから自宅を出るとなると時間によるプレッシャーやストレスを感じますし、満員電車を利用する場合は電車に乗っている時間帯がストレスになるため、通勤前から疲労を感じてしまうのです。
自宅で仕事をするようになれば満員電車に乗ることもなくなるので、朝から疲労を感じることはありません。これまで通勤時間に割いていた分をゆっくり過ごす時間に充てたり、子供を見送る時間に充てたりすることもできます。
家族と過ごす時間が増えることも社員にとっての大きなメリットです。朝早くから出社して、夜は残業で帰宅が遅くなると子供と触れ合う時間がほとんどありませんし、土日しか顔を合わせられないので、小さな子供の成長を見届けることができないのです。
テレワークになれば自宅にいる時間が増えるので、子供と過ごす時間を大幅に増やせます。家族間でのコミュニケーションも増えるため、仲を深められるでしょう。
社員にとってメリットの大きいテレワークではあるものの、社員間でのコミュニケーションに不安を覚える人も少なくありません。オフィスで仕事をしていれば、同期や後輩、先輩と会話をしながら仕事を進められます。休憩時は昼食時には会社の人と談笑しながら過ごせるので、ストレスの発散にも繋がるでしょう。
しかし、テレワークを導入すれば会社の人と会うこともなくなるので、社員間でのコミュニケーションが不足してしまいます。不明点があってもすぐに聞けない、チームプロジェクトがスムーズに進まないといった問題点もあるので、テレワーク導入時にはデメリットを解消できる工夫をしなければなりません。
コミュニケーション不足の解消方法として、チャットシステムの導入があります。チャットシステムを導入しておけばシステムを通じて社員間で連絡を取ることが可能です。チャットだけでなく通話やビデオ通話もできるので、急ぎの際は通話で確認が取れます。
また、定期的に社員間でのオンライン会議を実施することもおすすめです。ビデオ通話を利用すれば顔を見て会話ができるので、仕事の話だけでなく、それぞれの状況についても話せます。
オンライン会議で状況を聞く際、テレワークの意見についても取りまとめておきましょう。実際にテレワークを始めてみてどう思ったかは人によって異なります。良い点もあれば悪い点もあるので、意見を聞いた上で悪い点を改善していくことが大切です。
良い点を増やせばテレワークもスムーズに進むため、長く自宅での勤務体制を続けていけるでしょう。

今回のまとめ

テレワーク導入によってオフィスの縮小化を検討している方は、オフィス探しや設備の処分などさまざまな作業をしなければなりません。オフィスを小さな場所に移転すれば移転後のランニングコストが低くなるので、経営負担を減らせます。不要な設備を処分すれば電気代などの光熱費も抑えられるでしょう。
テレワークは社員側・経営側双方にメリットのある勤務体制ではあるものの、それぞれにデメリットもあります。どちらも抱えやすいのが社員間でのコミュニケーション不足です。オフィス勤務時に比べるとコミュニケーション不足に陥りやすくなりますが、オンライン会議の実施などによって問題を解消できる可能性があります。
双方が抱えやすいデメリットを解消し、テレワークとオフィス縮小化を成功させてみてはいかがでしょうか。

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